Medewerker Bestuurssecretariaat

1UP Talent; Raalte; On-site; EUR 32,000 - 52,000; Full time

Job summary

Gemeente Raalte zoekt een bestuurssecretaresse die de spil is voor de burgemeester en wethouder. Jij beheert agenda’s, bent eerste aanspreekpunt en zorgt voor overzicht, structuur en een gedegen voorbereiding van afspraken zodat zij zich van hun beste kant kunnen laten zien.

Je werkt nauw samen met interne en externe contacten, organiseert bijeenkomsten en voorziet in tijdige informatie. Minimaal 2 jaar ervaring in een gemeentelijke organisatie en minimaal 24 uren per week beschikbaar.

Qualifications

• Uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden.
• Proactieve houding en oog voor detail; durf een plus te leveren in de voorbereiding.
• Vertrouwd met plannen op korte en lange termijn.
• Sterk in samenwerken met verschillende contactpersonen.
• Flexibiliteit in taken en uren.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke organisatie in de afgelopen 6 jaren.

Responsibilities

• Agendabeheer: plannen en coördineren van afspraken en lange termijnplanning.
• Eerste aanspreekpunt: contact met interne en externe partijen en afhandelen van correspondentie.
• Voorbereiding: inhoudelijke en praktische voorbereiding van meetings.
• Organisatie: bijeenkomsten en evenementen organiseren.
• Informatievoorziening: relevante informatie ophalen bij collega’s en externe contacten.
• Communicatie: verzorgd en correct e-mailverkeer en representatie naar buiten.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Organisatorische vaardigheden

Proactieve houding

Details gericht

Planmatig werken

Samenwerken

Job description

Functie

Als bestuurssecretaresse ben jij de spil voor de burgemeester en de wethouder. Je beheert hun agenda’s, bent hun eerste aanspreekpunt en zorgt voor overzicht, structuur en een gedegen voorbereiding van afspraken zodat zij zich van hun beste kant kunnen laten zien.

Taken en verantwoordelijkheden

• Agendabeheer: plannen en coördineren van afspraken en lange termijnplanning.
• Eerste aanspreekpunt: contact met interne en externe partijen en afhandelen van correspondentie.
• Voorbereiding: zorgdragen voor inhoudelijke en praktische voorbereiding van meetings.
• Organisatie: organiseren van bijeenkomsten en evenementen.
• Informatievoorziening: relevante informatie ophalen bij collega’s en externe contacten.
• Communicatie: verzorgd en correct e-mailverkeer en representatie naar buiten.

Gewenste vaardigheden en eigenschappen

• Uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden.
• Proactieve houding en oog voor detail; je durft een plus te leveren in de voorbereiding.
• Vertrouwd met plannen op korte en lange termijn.
• Sterk in samenwerken met verschillende contactpersonen.
• Flexibiliteit in taken en uren.

Organisatie

We zijn de gemeente Raalte en mensen werken graag bij ons om wie we zijn. We zijn positief, we doen het samen en het liefst stropen we onze mouwen op. De drang om vooruit te willen en het lef om buiten de lijntjes te kleuren, kenmerkt ons. We zijn op zoek naar jou als jij een bijdrage wilt leveren aan onze samenleving. Want die staat niet stil. Onze inwoners dagen ons iedere dag uit om samen met hen het leven in de gemeente Raalte nog mooier te maken. Je krijgt bij ons niet alleen werk dat ertoe doet, je krijgt bij ons ook de ruimte en het vertrouwen om het verschil te maken. De gemeente Raalte groeit. En dat geeft kansen. Groei jij mee?

Eisen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke organisatie in de afgelopen 6 jaren
• Minimaal 24 uren per week beschikbaar op locatie voor de opdracht

Gunningscriteria

• Aantoonbare werkervaring met het proactief ondersteunen en ontzorgen van bestuurders of directieleden
• Aantoonbare werkervaring met ondersteuning van een burgemeester
• Aantoonbare werkervaring met de overgang van oud naar nieuw college
• Aantoonbare werkervaring met het bijdragen aan de doorontwikkeling van een bestuurssecretariaat
• Aantoonbare werkervaring met het samenwerken binnen een team van bestuurssecretaresses
• Aantoonbare werkervaring met kabinetszaken
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke organisatie

Competenties

• Samenwerkingsgericht
• Politiek sensitief
• Nauwkeurig
• Organisatievermogen
• Communicatief vaardig
• Proactief
• Stressbestendig