Bestuurssecretaresse

Multiselectpubliek; Assen; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Multiselectpubliek zoekt een ervaren Bestuurssecretaresse die de organisatorische rechterhand is van een gedeputeerde. Je beheert zelfstandig een complexe agenda, stelt prioriteiten en zorgt ervoor dat afspraken en werkzaamheden goed op elkaar aansluiten.

Je werkt nauw samen met adviseurs en managers, ontvangt bezoekers en delegaties, en ondersteunt bij dienstreizen en representatieve ontvangsten. Je bent een aanspreekpunt, behoudt rust bij veranderingen en handelt vertrouwelijk informatie

Qualifications

• Afgeronde mbo-opleiding.
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Ervaring met complex agendabeheer en het afhandelen van informatiestromen.
• Interesse in politiek en politieke bestuurlijke sensitiviteit.
• Beschikbaarheid op vrijdag, duidelijke communicatie en zelfstandigheid.

Responsabilités

• Beheer van een complexe agenda van een gedeputeerde en prioriteren van afspraken en vergaderingen.
• Organiseren van interne en externe overleggen en Weekelijkse werksbesprekingen voorbereiden.
• Samenwerken met adviseurs en managers en tijdig signaleren van aandachtspunten.
• Ontvangen van bezoekers en delegaties op representatieve wijze en ondersteunen bij dienstreizen en ontvangsten.
• Zorg dragen voor rust en structuur bij veranderende bestuurlijke agenda’s.

Connaissances

Complex agendabeheer

Communicatieve helderheid

Zelfstandigheid en proactiviteit

Representatief en flexibel

Samenwerken met bestuur en managers

Formation

MBO-opleiding

Description du poste

Als Bestuurssecretaresse ben jij de organisatorische rechterhand van een gedeputeerde. Je beheert zelfstandig een complexe agenda, stelt prioriteiten en zorgt ervoor dat afspraken, overleggen en werkzaamheden goed op elkaar aansluiten.

Je hebt gevoel voor wat er bestuurlijk speelt en weet hoofd- en bijzaken van elkaar te scheiden. Je beoordeelt informatiestromen, handelt correspondentie zelfstandig af en zorgt ervoor dat de bestuurder op het juiste moment over de juiste informatie beschikt.

Daarnaast organiseer je interne en externe overleggen en bereid je de wekelijkse werkbesprekingen voor. Je denkt actief mee met de bestuurder en collega's en signaleert tijdig wanneer zaken aandacht vragen. Daarbij werk je nauw samen met adviseurs en managers die betrokken zijn bij de verschillende bestuurlijke portefeuilles.

Ook ontvang je bezoekers en delegaties op representatieve wijze en ondersteun je bij het organiseren van dienstreizen, ontvangsten en excursies. Je werkt volgens de gezamenlijke werkwijze van het team bestuurs- en directiesecretaresses en draagt bij aan een prettige en professionele samenwerking.

Je bent daarmee veel meer dan degene die de agenda beheert. Je bent een vertrouwd aanspreekpunt, houdt overzicht en zorgt voor rust en structuur, ook wanneer de bestuurlijke agenda plotseling verandert.

We zoeken een ervaren en betrouwbare bestuurssecretaresse die zich thuis voelt in een politiek-bestuurlijke omgeving. Je werkt nauwkeurig, bent integer en weet goed om te gaan met vertrouwelijke informatie. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende belangen en blijft rustig wanneer prioriteiten veranderen.

• Afgeronde mbo opleiding.
• 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Je bent ervaren in complex agendabeheer, hebt interesse in de politiek en beschikt over de nodige politiek-bestuurlijke sensitiviteit.
• Je bent beschikbaar op vrijdag, communiceert helder en werkt zelfstandig en proactief.
• Je bent flexibel, representatief en samenwerkingsgericht en weet je professioneel te bewegen binnen bestuurlijke en organisatorische verhoudingen.