Directiesecretaresse

Multiselectpubliek; Leeuwarden; On-site; EUR 40,000 - 56,000; Full time

Job summary

Multiselectpubliek zoekt een ervaren Bestuurs-/Directiesecretaresse die de rechterhand is van een bestuurder of directielid. Je beheert complexe agenda's, organiseert vergaderingen en bewaakt termijnen. Je fungeert als aanspreekpunt voor collega’s en externe relaties en gaat vertrouwelijke informatie zorgvuldig om.

Je denkt mee over efficiënte werkprocessen en schakelt vlot tussen verschillende niveaus. Je hebt minimaal een mbo+- of HBO-opleiding en aantoonbare ervaring als bestuurs-, directie-

Qualifications

• Minimaal een mbo+- of hbo-opleiding in een relevante richting.
• Aantoonbare ervaring als bestuurs-/directie-/managementsecretaresse, bij voorkeur in een bestuurlijke omgeving.
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden, digitaal vaardig en kennis van Microsoft Office.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's en prioriteren van afspraken.
• Organiseren van vergaderingen en verspreiden van benodigde stukken.
• Inkomende en uitgaande communicatie verzorgen en vertrouwelijk omgaan met informatie.
• Schakelen tussen verschillende niveaus en fungeren als aanspreekpunt voor collega's en externe relaties.

Skills

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Proactief

Education

Mbo+- of HBO-opleiding

Tools

Microsoft Office

iBabs

Digitale werkprocessen

Job description

Als Bestuurs-/Directiesecretaresse ben jij de rechterhand van een bestuurder of directielid. Afhankelijk van je inzet ondersteun je bijvoorbeeld een gedeputeerde, de provinciesecretaris/algemeen directeur of een andere directiefunctie.

Je beheert complexe agenda's, beoordeelt de urgentie van afspraken en verzoeken en stelt zelfstandig prioriteiten. Daarbij kijk je verder dan de agenda van vandaag. Je denkt vooruit, signaleert mogelijke knelpunten en zorgt dat bestuurders en directie goed voorbereid aan hun werkzaamheden kunnen beginnen.

Je organiseert vergaderingen, overleggen en bijeenkomsten en zorgt dat alle benodigde stukken en informatie tijdig beschikbaar zijn. Ook bewaak je afspraken, acties en termijnen en verzorg je de inkomende en uitgaande communicatie, waaronder e-mail en post.

Daarnaast ben je een belangrijk aanspreekpunt voor collega's, bestuurders, directieleden en externe relaties. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende niveaus en weet hoe je zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke informatie en bestuurlijk gevoelige onderwerpen.

Je werkt nauw samen met andere secretaresses en neemt werkzaamheden van collega's over wanneer dat nodig is. Ook denk je actief mee over het verbeteren van werkprocessen. Je ziet kansen om slimmer en efficiënter te werken en maakt daarbij graag gebruik van digitale hulpmiddelen.

Kortom: jij zorgt voor rust, structuur en overzicht in een dynamische bestuurlijke omgeving. En als de planning onverwacht verandert? Dan schakel jij moeiteloos mee.

We zoeken een ervaren secretaresse die zelfstandig werkt, snel kan schakelen en gevoel heeft voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen. Je bent proactief, zorgvuldig en communicatief sterk. Je weet wanneer je moet meebewegen, maar durft ook op een prettige manier tegengas te geven als dat nodig is.

• Je beschikt over minimaal een relevante mbo+- of hbo-opleiding.
• Aantoonbare ervaring als bestuurs-, directie- of managementsecretaresse, bij voorkeur binnen een bestuurlijke of complexe organisatorische omgeving. Je hebt ervaring met agendabeheer en het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Je beschikt over uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden, bent digitaal vaardig en hebt goede kennis van Microsoft Office.
• Ervaring met iBabs, digitale werkprocessen en moderne hulpmiddelen.