Bestuursondersteuner Gemeentesecretaris & College van B&W

Kenniscentrum Sociaal Domein; Gouda; On-site; EUR 27,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

CAO-salaris gemeente

Ontwikkelingsmogelijkheden via cursuss

Toegang tot online leerplatform

Teamuitjes en workshops

Zomer- en kerstfeest

Job summary

Kenniscentrum Sociaal Domein in Gouda zoekt een Bestuursondersteuner voor gemeentesecretaris en college van B&W. Je beheert agenda's, ondersteunt directie en bewaakt verslaglegging.

Je werkt nauw samen met bestuur en directie; je bent instapklaar en levert zelfstandig directieondersteuning vanaf dag één. De functie is voor 36 uur per week, start zo snel mogelijk, voor 6 maanden met verlenging.

Qualifications

• Afgeronde secretariële opleiding (harde eis).
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring (harde eis).
• Aantoonbare werkervaring binnen bestuurlijke of politiek-bestuurlijke omgeving (harde eis).
• Aantoonbare ervaring met directieondersteuning en zelfstandig functioneren (harde eis).
• Aantoonbare ervaring met het verzorgen van directieverslaglegging (harde eis).
• Ervaring binnen gemeentelijke organisatie is een sterke pré.

Responsibilities

• Je beheert complexe agenda’s van de gemeentesecretaris en het college van B&W.
• Je plant afspraken efficiënt en bewaakt de samenhang tussen verschillende overleggen en verplichtingen.
• Je denkt vooruit, signaleert knelpunten in de planning en komt proactief met oplossingen.
• Je verzorgt de secretariële ondersteuning van directievergaderingen.
• Je notuleert directievergaderingen en zorgt voor professionele en zorgvuldige verslaglegging.
• Je bewaakt de voortgang van acties, besluiten en gemaakte afspraken.
• Je organiseert bijeenkomsten en overleggen en zorgt dat deze organisatorisch goed zijn voorbereid.
• Je behandelt inkomende en uitgaande correspondentie.
• Je beheert documenten en dossiers zorgvuldig en vertrouwelijk.
• Je werkt met digitale systemen zoals het zaaksysteem, Microsoft Teams en iBabs.
• Je ondersteunt collega’s binnen het Bestuurs- en Directiesecretariaat en fungeert waar nodig als achtervang.
• Je zorgt samen met je collega’s voor continuïteit tijdens ziekte, verlof en vakanties.
• Je schakelt gedurende de dag tussen bestuur, directie, collega’s en verschillende organisatorische prioriteiten.

Skills

Proactief werken

Accuraat

Communicatief sterk

Vertrouwelijkheid

Flexibel

Organisatietalent

Education

Secretariële opleiding

Tools

Zaaksysteem

Microsoft Teams

iBabs

Job description

Bestuursondersteuner Gemeentesecretaris & College van B&W

Als Bestuursondersteuner ondersteun je de gemeentesecretaris en het college van burgemeester en wethouders in een dynamische politiek-bestuurlijke omgeving. Je houdt overzicht in complexe agenda’s, denkt vooruit en zorgt ervoor dat bestuurders en directie zich optimaal op hun werkzaamheden kunnen richten.

Je bent een belangrijke schakel tussen bestuur, directie en organisatie. Naast complex agendabeheer ondersteun je directievergaderingen, verzorg je de verslaglegging en bewaak je acties en afspraken. We zoeken nadrukkelijk iemand die instapklaar is en vanaf de start zelfstandig directieondersteuning kan bieden.

Wat je gaat doen:

• Je beheert complexe agenda’s van de gemeentesecretaris en het college van B&W;
• Je plant afspraken efficiënt en bewaakt de samenhang tussen verschillende overleggen en verplichtingen;
• Je denkt vooruit, signaleert knelpunten in de planning en komt proactief met oplossingen;
• Je verzorgt de secretariële ondersteuning van directievergaderingen;
• Je notuleert directievergaderingen en zorgt voor professionele en zorgvuldige verslaglegging;
• Je bewaakt de voortgang van acties, besluiten en gemaakte afspraken;
• Je organiseert bijeenkomsten en overleggen en zorgt dat deze organisatorisch goed zijn voorbereid;
• Je behandelt inkomende en uitgaande correspondentie;
• Je beheert documenten en dossiers zorgvuldig en vertrouwelijk;
• Je werkt met digitale systemen zoals het zaaksysteem, Microsoft Teams en iBabs;
• Je ondersteunt collega’s binnen het Bestuurs- en Directiesecretariaat en fungeert waar nodig als achtervang;
• Je zorgt samen met je collega’s voor continuïteit tijdens ziekte, verlof en vakanties;
• Je schakelt gedurende de dag tussen bestuur, directie, collega’s en verschillende organisatorische prioriteiten.

Wat jij meebrengt:

• Je hebt een afgeronde secretariële opleiding (harde eis);
• Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring (harde eis);
• Je hebt aantoonbare werkervaring binnen een bestuurlijke of politiek-bestuurlijke omgeving (harde eis);
• Je hebt aantoonbare ervaring met directieondersteuning en kunt hierin direct zelfstandig functioneren (harde eis);
• Je hebt aantoonbare ervaring met het verzorgen van directieverslaglegging (harde eis);
• Ervaring met het rechtstreeks ondersteunen van een bestuur en/of college van B&W is een pré;
• Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie is een sterke pré;
• Je hebt ervaring met complex agenda- en afsprakenbeheer;
• Je bent digitaal vaardig en maakt nieuwe systemen snel eigen;
• Ervaring met een zaaksysteem, Microsoft Teams en/of iBabs is een pré;
• Je bent politiek-bestuurlijk sensitief en begrijpt de verhoudingen binnen een bestuurlijke organisatie;
• Je werkt proactief, accuraat en zorgvuldig en denkt altijd een stap vooruit;
• Je bent communicatief sterk en gaat tactvol en vertrouwelijk met informatie om;
• Je bent flexibel, verbindend en bereid collega’s waar nodig te ondersteunen;
• Je beschikt over sterk organisatietalent en behoudt overzicht wanneer prioriteiten snel veranderen.

De functie is voor 36 uur per week. Minder uren is voor deze functie niet mogelijk. De start is zo snel mogelijk en de inzet is in eerste instantie voor 6 maanden, met een optie tot verlenging.

Wij bieden:

• Een uitdagende en afwisselende baan met veel verantwoordelijkheid.

• Een fijne werkomgeving met enthousiaste en betrokken collega’s.

• Een salaris volgens de gemeente CAO.

• Ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling via cursussen, trainingen en doorgroeimogelijkheden binnen de organisatie.

• Toegang tot ons online leerplatform om jezelf te blijven ontwikkelen.

• Gezellige clubdagen met inhoudelijke workshops.

• Jaarlijks een zomerfeest en een kerstfeest om samen successen te vieren.