Managementassistente Bestuur

Maandag; Weert; On-site; EUR 27,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris volgens CAO

Eindejaarsuitkering

Flexibele vakantiedagen

Pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Job summary

De gemeente Weert zoekt een Managementassistent Bestuur via Maandag. Je ondersteunt de burgemeester, gemeentesecretaris en directiesecretaris en bewaakt de planning en voortgang van afspraken.

Je werkt nauw samen met drie andere managementassistenten binnen de Concernstaf. Je taken omvatten complex agendabeheer, voorbereidende vergaderstukken, contact met interne en externe stakeholders, en diverse administratieve werkzaamheden.

Qualifications

• MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met secretariële of administratieve opleiding.
• In een bestuurlijke/overheidsomgeving aantoonbare werkervaring.
• Blijf koel in een dynamische omgeving en behoud overzicht bij wijzigende agenda’s.
• Proactief, nauwkeurig en professioneel in mondelinge en schriftelijke communicatie.

Responsibilities

• Het uitvoeren van complex agenda beheer voor de burgemeester en topambtenaren.
• Plannen, organiseren en coördineren van afspraken en vergaderingen.
• Bewaken van deadlines, prioriteiten en actiepunten.
• First contactpunt voor interne en externe contacten van de burgemeester.
• Verwerken van inkomende post, e-mails en vertrouwelijke documenten.
• Voorbereiden en coördineren van vergaderstukken en deze plaatsen in systemen.
• Verrichten van diverse administratieve en secretariële werkzaamheden.

Skills

Secretariële ervaring

Overheidsomgeving ervaring

Plannen en prioriteren

Communicatie (mondeling & schriftelijk

Education

MBO/HBO werk- en denkniveau

Secretariële/Administratieve opleiding

Job description

Over de functie

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van plannen, schakelen en ontzorgen? Zie jij complex agendabeheer als een uitdagende puzzel en houd je graag meerdere ballen tegelijk in de lucht? Dan is deze functie als Managementassistent Bestuur bij de gemeente Weert iets voor jou. Via Maandag® krijg je de kans om jouw secretariële en bestuurlijke vaardigheden in te zetten binnen een dynamische gemeentelijke organisatie. In deze rol ondersteun je de burgemeester, gemeentesecretaris en directiesecretaris en zorg je ervoor dat hun werkzaamheden zo efficiënt mogelijk verlopen. Dankzij jouw overzicht, nauwkeurigheid en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen weet je precies wat prioriteit heeft en anticipeer je op wat er nodig is. Je komt terecht binnen de afdeling Concernstaf en werkt nauw samen met drie andere managementassistenten. Samen vormen jullie een hecht team dat verantwoordelijk is voor de professionele ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de directie. Geen dag is hetzelfde: van complex agendabeheer en het voorbereiden van vergaderingen tot het onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders.

Functie-eisen

• Je beschikt over mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een secretariële of administratieve opleiding.
• Je hebt aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur binnen een bestuurlijke, politieke of overheidsomgeving.
• Je houdt het hoofd koel in een dynamische omgeving, stelt gemakkelijk prioriteiten en behoudt overzicht, ook wanneer agenda’s voortdurend wijzigen.
• Je bent proactief, werkt nauwkeurig, hebt oog voor detail en communiceert representatief en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk.

Wat je gaat doen

• Het uitvoeren van complex agendabeheer voor de burgemeester, gemeentesecretaris en directiesecretaris;
• Het plannen, organiseren en coördineren van afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten;
• Het bewaken van deadlines, prioriteiten en actiepunten;
• Het fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten van de burgemeester;
• Het verwerken van inkomende post, e-mails en vertrouwelijke documenten;
• Het voorbereiden en coördineren van vergaderstukken en het plaatsen hiervan in de daarvoor bestemde systemen;
• Het verrichten van diverse administratieve en secretariële werkzaamheden;

De opdrachtgever

De gemeente Weert is een toegankelijke en ambitieuze organisatie in het hart van Midden-Limburg. Met ruim 50.000 inwoners werkt de gemeente dagelijks aan een leefbare, veilige en toekomstbestendige omgeving voor inwoners, ondernemers en bezoekers. De organisatie kenmerkt zich door korte lijnen, een informele werksfeer en een sterke focus op samenwerking. Medewerkers krijgen volop ruimte om initiatief te nemen, verantwoordelijkheid te pakken en mee te denken over de ontwikkeling van de gemeente. Samen werken zij aan maatschappelijke opgaven die direct zichtbaar zijn in de stad, de dorpen en de wijken van Weert.

Dit bieden we jou

• Salaris Goed salaris op basis van je kennis en ervaring.
• Persoonlijke begeleiding Je kunt altijd rekenen op jouw contactpersoon.
• Eindejaarsuitkering In december ontvang je (een deel) extra bruto maandsalaris. De hoogte is vastgelegd in de CAO.
• Flexibele vakantiedagen Jij bepaalt wanneer en hoe lang je vrij neemt.
• Pensioenregeling Financiële zekerheid vanaf je pensioengerechtigde leeftijd wordt goed geregeld.
• Reiskostenvergoeding Afhankelijk van de functie en rol kunnen er verschillende opties zijn.

De sollicitatieprocedure

Ben je benieuwd wat je proces gaat zijn? Bekijk in onze stappen wat jij door gaat maken om in de toekomst bij Maandag® te werken.