Bestuursondersteuner

ZuidProfs; Utrecht; On-site; EUR 36,000 - 42,000; Full time

Job summary

ZuidProfs zoekt een bestuursondersteuner voor het collegiaal bestuur in de gemeente Utrecht. Je werkt samen met vier collega-bestuursondersteuners en ondersteunt het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris, met focus op twee wethouders.

Je beheert agenda's, verzorgt vertrouwelijke correspondentie en bewaakt voortgang van dossiers. Ervaring in een overheids- of semipublieke organisatie is een pré en een proactieve, professionele houding is vereist.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding in secretariële, managementondersteunende of administratieve richting
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner of vergelijkbaar
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer voor één of meerdere bestuurders
• Ervaring binnen politiek-bestuurlijke, overheids- of semipublieke organisatie is een pré

Responsibilities

• Agendabeheer: complexe agenda's beheren en prioriteren op inhoudelijke en politieke belangen
• Vertrouwelijke correspondentie verzorgen
• Ondersteuning bestuurlijke processen: signaleren van urgenties en vooruit plannen
• Eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten
• Afstemming met collega's en bestuurders om processen soepel te laten verlopen
• Vergaderingen organiseren en voorbereiden en stukken verspreiden

Skills

Doortastend

Assertief

Humor

Education

MBO-4 secretariële/managementondersteunende/administratieve richting

Tools

Ibabs

Office 365

SharePoint

Job description

Bestuursondersteuner Soest, Utrecht

Bestuursondersteuner

Functie omschrijving

Functie

Als bestuursondersteuner maak je, samen met vier collega-bestuursondersteuners, onderdeel uit van het bestuurssecretariaat en ben je verantwoordelijk voor de secretariële en administratieve ondersteuning van het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris. Je primaire aandachtsgebied is de ondersteuning van twee wethouders. Vanuit deze positie werk je nauw samen met bestuurders, directie, management en interne organisatieonderdelen en vervul je een belangrijke rol in de afstemming tussen bestuur, organisatie en externe relaties.

Taken en verantwoordelijkheden

• Agendabeheer: beheren van complexe agenda's van de wethouders en prioriteren op basis van inhoudelijke, bestuurlijke en politieke belangen; proactief inspelen op wijzigingen.
• Vertrouwelijke correspondentie: verzorgen van vertrouwelijke correspondentie.
• Ondersteuning bestuurlijke processen: signaleren van urgenties, belangen en samenhang binnen de portefeuille; signaleren van actiepunten en vooruit plannen van werkzaamheden; meedenken over lopende dossiers en bestuurlijke trajecten.
• Eerste aanspreekpunt: fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgen voor een professionele en gastvrije ontvangst van bezoekers en relaties.
• Afstemming en samenwerking: afstemmen met collega's, management, bestuurders en andere organisatieonderdelen om een soepel verloop van bestuurlijke processen te waarborgen.
• Vergaderingen en documenten: organiseren en voorbereiden van vergaderingen, verspreiden van digitale vergaderstukken en bewaken van de voortgang van afspraken en acties.

Werkomgeving en profiel

Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving waarin samenwerking, dienstverlening en bestuurlijke sensitiviteit centraal staan. Integriteit, vertrouwelijkheid en een professionele houding zijn vanzelfsprekende onderdelen van de functie.

Gewenste eigenschappen: doortastend, assertief, beschikt over een gezonde dosis humor; behoudt overzicht en kan adequaat handelen wanneer omstandigheden wijzigen of prioriteiten verschuiven.

Functie eisen (1) en -wensen

Eisen:

• Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding in secretariële, managementondersteunende of administratieve richting
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementassistent
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer voor één of meerdere bestuurders, directieleden of managers
• Aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementondersteuner binnen een politiek-bestuurlijke, overheids- of semipublieke organisatie

Wensen:

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementondersteuner binnen een overheids- of semipublieke organisatie
• Aantoonbare werkervaring met het beheren van complexe agenda's van bestuurders of directieleden, waarbij sprake was van tegengestelde belangen, spoedverzoeken en wijzigingen in prioriteiten
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, organiseren en bewaken van bestuurlijke overleggen, collegevergaderingen, commissievergaderingen of vergelijkbare besluitvormingsprocessen
• Beschikbaar per uiterlijk 12 oktober 2026 voor minimaal 32 uur in de week
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met Ibabs, Office 365 en Share point

Algemeen

Heb je interesse in deze functie?
Reageer dan via de website van www.zuidprofs.nl voor de meest uitgebreide terugkoppeling.
En let op, want voor onze functies geldt:

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.

Je kunt reageren tot

25.09.2026

Benieuwd?

Meer weten over ZuidProfs? Over de manier waarop wij de beste kandidaten vinden voor je vacature? Of wat je mogelijkheden zijn als je via ZuidProfs aan het werk gaat?

Neem contact op