Bestuursondersteuner

Uitzendbureau IJsselmonde; Netherlands; Remote; EUR 34,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

OV reiskostenvergoeding

Ziektekostenvergoeding

Individueel Keuzebudget

Pensioenregeling

Job summary

Gemeente Soest zoekt een daadkrachtige bestuurssecretariër/ondersteuner met minimaal een mbo-4 secretariële opleiding. Je ondersteunt twee wethouders en de gemeentesecretaris, met complex agendabeheer en organisatorische coördinatie in een politiek-bestuurlijke omgeving.

Je werkt met bestuur, directie en interne afdelingen, bewaakt planning en zorgt voor een professionele ontvangst van bezoekers en relaties. Ervaring met Ibabs/Office 365/SharePoint is een pre.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding in secretariële, managementondersteunende of administratieve richting.
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer voor één of meerdere bestuurders, directieleden of managers.
• Aantoonbare werkervaring binnen een politiek-bestuurlijke, overheids- of semipublieke organisatie.
• Aantoonbare werkervaring met voorbereiden, organiseren en bewaken van bestuurlijke overleggen en vergaderingen.
• Beschikbaar per uiterlijk 12 oktober 2026 voor minimaal 32 uur per week.
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met Ibabs, Office 365 en SharePoint is een pre.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's van de wethouders en prioriteiten bepalen op inhoudelijke en bestuurlijke belangen.
• Verzorgen van vertrouwelijke correspondentie en proactief inspelen op wijzigingen in agenda's en afspraken.
• Ondersteunen van wethouders bij dagelijkse bestuurlijke processen door signaleren van urgenties en samenhang binnen de portefeuille.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgen voor een professionele ontvangst.
• Afstemmen met collega's, management en andere onderdelen voor een soepel verloop van processen.
• Signaleren van actiepunten en vooruit plannen van werkzaamheden en dossiers.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en verspreiden van digitale vergaderstukken.

Skills

Complex agendabeheer

Vertrouwelijkheid

Communicatieve vaardigheden

Education

MBO-4 secretariële/ managementondersteuning

Tools

Ibabs

Office 365

SharePoint

Job description

Aantoonbaar afgeronde MBO-4 opleiding in secretariële richting

Functie inhoud

Waar kom je te werken

Soest is een moderne, open en betrokken gemeente met een rijke historie en midden in de natuur. De gemeente bestaat al bijna 1.000 jaar en telt momenteel zo’n 48.000 inwoners. We vormen samen met 300 professionals onze organisatie. Bij ons staan de kernwaarden vertrouwen, samen en leren centraal. Werken aan een toekomstbestendig Soest doe je samen met je collega’s, bestuur, de samenleving en partners. Daarbij leer je van de dingen die je doet en van je omgeving. Als gemeentelijke organisatie werken we voor een diverse samenleving. Daarom vinden we het belangrijk dat onze organisatie net zo divers is.

Samen met vier collega-bestuursondersteuners maak je onderdeel uit van het bestuurssecretariaat en ben je verantwoordelijk voor de secretariële en administratieve ondersteuning van het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris. Vanuit deze positie werk je nauw samen met bestuurders, directie, management en interne organisatieonderdelen. Je primaire aandachtsgebied is de ondersteuning van twee wethouders, waarbij je een belangrijke rol vervult in de afstemming tussen bestuur, organisatie en externe relaties.

Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving waarin samenwerking, dienstverlening en bestuurlijke sensitiviteit centraal staan. Als bestuursondersteuner ben je een vaste schakel binnen het bestuurssecretariaat en draag je bij aan een goed functionerende ondersteuning van het college van B&W en de gemeentesecretaris. Integriteit, vertrouwelijkheid en een professionele houding zijn daarbij vanzelfsprekende onderdelen van de functie.

De werkzaamheden zijn:

• Beheren van complexe agenda's van de wethouders, waarbij je prioriteiten stelt op basis van inhoudelijke, bestuurlijke en politieke belangen;
• Verzorgen van vertrouwelijke correspondentie en proactief inspelen op wijzigingen in agenda's, overleggen en bestuurlijke afspraken;
• Ondersteunen van de wethouders bij de dagelijkse bestuurlijke processen door urgenties, belangen en samenhang binnen de portefeuille tijdig te signaleren;
• Funeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgdragen voor een professionele en gastvrije ontvangst van bezoekers en relaties;
• Afstemmen met collega's, management, bestuurders en andere organisatieonderdelen om een soepel verloop van bestuurlijke processen te waarborgen;
• Signaleren van actiepunten, vooruit plannen van werkzaamheden en meedenken over lopende dossiers en bestuurlijke trajecten;
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen, het verspreiden van digitale vergaderstukken en het bewaken van de voortgang van afspraken en acties.

Wie ben jij

Je bent doortastend, assertief en beschikt over een gezonde dosis humor. Ook wanneer omstandigheden wijzigen of prioriteiten verschuiven, weet je overzicht te bewaren, te relativeren en adequaat te handelen. Daarmee lever je een belangrijke bijdrage aan de continuïteit en kwaliteit van de bestuurlijke ondersteuning binnen de organisatie.

Verder heb je:

• Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding in secretariële, managementondersteunende of administratieve richting;
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer voor één of meerdere bestuurders, directieleden of managers, waarbij sprake was van tegengestelde belangen, spoedverzoeken en wijzigingen in prioriteiten;
• Aantoonbare werkervaring (bij voorkeur minimaal 3 jaar) als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementondersteuner binnen een politiek-bestuurlijke, overheids- of semipublieke organisatie;
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, organiseren en bewaken van bestuurlijke overleggen, collegevergaderingen, commissievergaderingen of vergelijkbare besluitvormingsprocessen;
• Beschikbaar per uiterlijk 12 oktober 2026 voor minimaal 32 uur in de week;
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met Ibabs, Office 365 en Share point, dit is een pre.

Wat bieden wij

• Reiskostenvergoeding obv OV, reizen met de auto wordt niet gestimuleerd;
• Tegemoetkoming ziektekosten;
• Individueel Keuzebudget: 8% vakantiegeld, 7,55% eindejaarsuitkering en 1,5% overig;
• Pensioenregeling.

Dienstverband voor 32 uur per week.

Opdracht voor drie maanden met mogelijkheid om te verlengen.

Startdatum is z.s.m.

Vanwege het integriteitsbeleid vraagt de Gemeente Soest om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).