Bestuursondersteuner

OverheidZZP; Soest; On-site; EUR 38,000 - 48,000; Full time

Job summary

OverheidZZP zoekt een bestuursondersteuner voor de gemeente Soest, gericht op het beheren van complexe agenda's, vertrouwelijke communicatie en coördinatie van bestuurlijke processen in een politiek-bestuurlijke omgeving. Je werkt nauw samen met bestuur en interne afdelingen, organiseert vergaderingen en bewaakt acties en deadlines.

Vereisten: mbo-4 secretariële richting, 3 jaar relevante ervaring en kennis van Ibabs, Office 365 en SharePoint.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding in secretariële richting.
• Drie jaar aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner of managementassistent.
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer voor één of meerdere bestuurders.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's van wethouders en bestuurders.
• Verzorgen van vertrouwelijke correspondentie en proactief inspelen op wijzigingen.
• Ondersteunen van bestuurlijke processen en signaleren van urgenties en samenhang.

Skills

Complex agenda

Vertrouwelijke correspondentie

Bestuurlijke coördinatie

Vergaderorganisatie

Contactvaardigheden

Plannen en organiseren

Education

MBO-4 secretariële/managementondersteuning

Tools

Ibabs

Office 365

SharePoint

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat wethouders en het gemeentebestuur ondersteunen met complex agendabeheer, vertrouwelijke correspondentie, coördinatie van bestuurlijke processen en het organiseren van vergaderingen in een politiek-bestuurlijke omgeving.

Organisatie

Soest is een moderne, open en betrokken gemeente met een rijke historie. De gemeente bestaat al bijna 1.000 jaar en telt momenteel zo’n 48.000 inwoners. Het ligt aan de rand van de Utrechtse Heuvelrug, midden in de prachtige natuur van de Soester Duinen, en is rijk aan bossen, heide en weilanden. We vormen samen met 300 professionals onze organisatie. Bij ons staan de kernwaarden vertrouwen, samen en leren centraal. Werken aan een toekomstbestendig Soest doe je samen met je collega’s, bestuur, de samenleving en partners. Dit alles met vertrouwen in elkaar. Daarbij leer je van de dingen die je doet en van je omgeving. Als gemeentelijke organisatie werken we voor een diverse samenleving. Daarom vinden we het belangrijk dat onze organisatie net zo divers is.

Samen met vier collega-bestuursondersteuners maak je onderdeel uit van het bestuurssecretariaat en ben je verantwoordelijk voor de secretariële en administratieve ondersteuning van het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris. Vanuit deze positie werk je nauw samen met bestuurders, directie, management en interne organisatieonderdelen. Je primaire aandachtsgebied is de ondersteuning van twee wethouders, waarbij je een belangrijke rol vervult in de afstemming tussen bestuur, organisatie en externe relaties.

Wat ga je doen?

• Beheren van complexe agenda's van de wethouders, waarbij je prioriteiten stelt op basis van inhoudelijke, bestuurlijke en politieke belangen.
• Verzorgen van vertrouwelijke correspondentie en proactief inspelen op wijzigingen in agenda's, overleggen en bestuurlijke afspraken.
• Ondersteunen van de wethouders bij de dagelijkse bestuurlijke processen door urgenties, belangen en samenhang binnen de portefeuille tijdig te signaleren.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgdragen voor een professionele en gastvrije ontvangst van bezoekers en relaties.
• Afstemmen met collega's, management, bestuurders en andere organisatieonderdelen om een soepel verloop van bestuurlijke processen te waarborgen.
• Signaleren van actiepunten, vooruit plannen van werkzaamheden en meedenken over lopende dossiers en bestuurlijke trajecten.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen, het verspreiden van digitale vergaderstukken en het bewaken van de voortgang van afspraken en acties.

Werkomgeving

Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving waarin samenwerking, dienstverlening en bestuurlijke sensitiviteit centraal staan. Als bestuursondersteuner ben je een vaste schakel binnen het bestuurssecretariaat en draag je bij aan een goed functionerende ondersteuning van het college van B&W en de gemeentesecretaris. Integriteit, vertrouwelijkheid en een professionele houding zijn daarbij vanzelfsprekende onderdelen van de functie.

Je bent doortastend, assertief en beschikt over een gezonde dosis humor. Ook wanneer omstandigheden wijzigen of prioriteiten verschuiven, weet je overzicht te bewaren, te relativeren en adequaat te handelen. Daarmee lever je een belangrijke bijdrage aan de continuïteit en kwaliteit van de bestuurlijke ondersteuning binnen de organisatie.

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
• Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding in secretariële, managementondersteunende of administratieve richting;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementassistent;
• Aantoonbare werkervaring met complex agendebeheer voor één of meerdere bestuurders, directieleden of managers
• Aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementondersteuner binnen een politiek-bestuurlijke, overheids- of semipublieke organisatie;

Wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementondersteuner binnen een overheids- of semipublieke organisatie (35 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het beheren van complexe agenda's van bestuurders of directieleden, waarbij sprake was van tegengestelde belangen, spoedverzoeken en wijzigingen in prioriteiten (10 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, organiseren en bewaken van bestuurlijke overleggen, collegevergaderingen, commissievergaderingen of vergelijkbare besluitvormingsprocessen (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met Ibabs, Office 365 en Share point (20 punten);
• geen werkervaring met Ibabs (0 punten);
• werkervaring met alleen ibabs (10 punten);
• werkervaring met ibabs en 1 andere applicatie (15 punten);
• werkervaring met alle applicaties (20 punten).

Competenties

• Bestuurlijke sensitiviteit
• Organisatie sensitiviteit
• Integriteit
• Plannen en organiseren
• Omgevingsbewustzijn
• Communicatieve vaardigheden
• Samenwerken
• Proactiviteit
• Stressbestendigheid
• Accuratesse

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, 2x 3 maanden

Gespreksdatum: 01/10/2026

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

De gemeente Soest is een gemeente in de provincie Utrecht. De gemeente heeft ongeveer 46.000 inwoners en bestaat uit de kernen Soest en Soesterberg. Soest kenmerkt zich door haar groene omgeving en biedt diverse mogelijkheden voor ontspanning en recreatie. In Soest is onder andere het Nationaal Militair Museum gevestigd, wat een populaire attractie is in de regio. Daarnaast heeft Soest een actief verenigingsleven en wordt vrijwilligerswerk gestimuleerd. De gemeente Soest zet zich in voor een prettige leefomgeving en een goede balans tussen wonen, werken en recreëren.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.