Bestuursondersteuner

VBCI; Soest; On-site; EUR 41,000 - 58,000; Part time

Job summary

Gemeente Soest zoekt een Bestuursondersteuner voor het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris. Je werkt nauw samen met bestuurders, management en interne organisatieonderdelen en richt je op twee wethouders.

Je draagt bij aan de afstemming tussen bestuur, organisatie en externe relaties en bewaakt een professionele, gastvrije ontvangst van bezoekers. Je bent doortastend, assertief en hebt aantoonbare ervaring met complex agendabeheer en vertrouwelijke correspondentie in

Qualifications

• Minimaal mbo-4 opleiding in secretariële/managementondersteunende richting.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner of managementondersteuner.
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer voor één of meer bestuurders.
• Aantoonbare ervaring binnen politiek-bestuurlijke of semipublieke organisaties.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's van wethouders en prioriteiten stellen.
• Verzorgen van vertrouwelijke correspondentie en proactief inspelen op agenda wijzigingen.
• Signaleren van urgente beslis- en planningsmomenten en ondersteunen van bestuurlijke processen.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en verspreiden van vergaderstukken.

Skills

Complexe agenda beheer

Gastvrije ontvangst

Communicatieve vaardigheden

Samenwerken in politiek-bestuurlijke

Education

MBO-4 secretariële/managementondersteuning

Tools

Ibabs

Office 365

SharePoint

Job description

Voor de gemeente Soest zoeken we een Bestuursondersteuner.

Startdatum: 19-09-2026
Einddatum: 19-01-2027 met optie tot verlenging
Uren per week: 32

Soest is een moderne, open en betrokken gemeente met een rijke historie.
De gemeente bestaat al bijna 1.000 jaar en telt momenteel zo'n 48.000 inwoners. Het ligt aan de rand van de Utrechtse Heuvelrug, midden in de prachtige natuur van de Soester Duinen, en is rijk aan bossen, heide en weilanden. We vormen samen met 300 professionals onze organisatie.Bij ons staan de kernwaarden vertrouwen, samen en leren centraal. Werken aan een toekomstbestendig Soest doe je samen met je collega's, bestuur, de samenleving en partners. Dit alles met vertrouwen in elkaar. Daarbij leer je van de dingen die je doet en van je omgeving. Als gemeentelijke organisatie werken we voor een diverse samenleving. Daarom vinden we het belangrijk dat onze organisatie net zo divers is.

Samen met vier collega-bestuursondersteuners maak je onderdeel uit van het bestuurssecretariaat en ben je verantwoordelijk voor de secretariële en administratieve ondersteuning van het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris. Vanuit deze positie werk je nauw samen met bestuurders, directie, management en interne organisatieonderdelen. Je primaire aandachtsgebied is de ondersteuning van twee wethouders, waarbij je een belangrijke rol vervult in de afstemming tussen bestuur, organisatie en externe relaties.

Functiebeschrijving

Wat ga je doen?

• Beheren van complexe agenda's van de wethouders, waarbij je prioriteiten stelt op basis van inhoudelijke, bestuurlijke en politieke belangen;
• Verzorgen van vertrouwelijke correspondentie en proactief inspelen op wijzigingen in agenda's, overleggen en bestuurlijke afspraken;
• Ondersteunen van de wethouders bij de dagelijkse bestuurlijke processen door urgenties, belangen en samenhang binnen de portefeuille tijdig te signaleren;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgdragen voor een professionele en gastvrije ontvangst van bezoekers en relaties;
• Afstemmen met collega's, management, bestuurders en andere organisatieonderdelen om een soepel verloop van bestuurlijke processen te waarborgen;
• Signaleren van actiepunten, vooruit plannen van werkzaamheden en meedenken over lopende dossiers en bestuurlijke trajecten;
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen, het verspreiden van digitale vergaderstukken en het bewaken van de voortgang van afspraken en acties.

Werkomgeving
Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving waarin samenwerking, dienstverlening en bestuurlijke sensitiviteit centraal staan. Als bestuursondersteuner ben je een vaste schakel binnen het bestuurssecretariaat en draag je bij aan een goed functionerende ondersteuning van het college van B&W en de gemeentesecretaris. Integriteit, vertrouwelijkheid en een professionele houding zijn daarbij vanzelfsprekende onderdelen van de functie.

Je bent doortastend, assertief en beschikt over een gezonde dosis humor. Ook wanneer omstandigheden wijzigen of prioriteiten verschuiven, weet je overzicht te bewaren, te relativeren en adequaat te handelen. Daarmee lever je een belangrijke bijdrage aan de continuïteit en kwaliteit van de bestuurlijke ondersteuning binnen de organisatie.

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 1 oktober 2026.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding in secretariële, managementondersteunende of administratieve richting;
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementassistent;
• Je hebt aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer voor één of meerdere bestuurders, directieleden of managers;
• Je hebt aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementondersteuner binnen een politiek-bestuurlijke, overheids- of semipublieke organisatie;
• Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie);
• Graag ontvangen wij in ieder geval een persoonlijke motivatie.

Wensen:

• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementondersteuner binnen een overheids- of semipublieke organisatie;
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het beheren van complexe agenda's van bestuurders of directieleden, waarbij sprake was van tegengestelde belangen, spoedverzoeken en wijzigingen in prioriteiten;
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, organiseren en bewaken van bestuurlijke overleggen, collegevergaderingen, commissievergaderingen of vergelijkbare besluitvormingsprocessen;
• Beschikbaar per uiterlijk 12 oktober 2026 voor minimaal 32 uur in de week;
• Je hebt aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met Ibabs, Office 365 en Share point, aangeven wat van toepassing is.

Arbeidsvoorwaarden

Het bruto maandsalaris ligt tussen de € 3.700,- en € 5.200,- (o.b.v. 36 uur), afhankelijk van opleiding en ervaring. Deze opdracht is niet geschikt voor ZZP'ers i.v.m. de Wet DBA.