Bestuursondersteuner Wethouders

gemeente Soest; Soest; Hybrid; EUR 30,000 - 51,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken

Flexibele werktijden

Ouderschapsverlof betaald

ABP pensioenregeling

Job summary

Gemeente Soest zoekt een bestuursondersteuner die de rechterhand is van twee wethouders. Je bewaakt prioriteiten, bereidt vergaderingen voor en zorgt voor een strak en discreet secretariaat zodat bestuurders zich op hun kerntaken kunnen richten.

Je hebt een mbo-4 secretariële opleiding, ervaring is een pré, en je werkt 32 uur verdeeld over vier dagen. Hybride werken en een aantrekkelijke pensioenregeling worden geboden, naast goede secundaire arbeidsvoorwaarden.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding, bij voorkeur in een secretariële richting.
• Ervaring als directie- of managementondersteuner is een pré.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je draait je hand niet om voor programma’s als Outlook, Word, Teams, Excel én iBabs.

Responsibilities

• Beheert de complexe agenda's van twee wethouders en maakt daarin steeds de juiste afweging tussen prioriteiten, deadlines en bestuurlijke belangen;
• Verwerkt en filtert e-mails en andere informatie, zodat de juiste zaken op het juiste moment aandacht krijgen;
• Bereidt overleggen, afspraken en bestuurlijke bijeenkomsten zorgvuldig voor;
• Verzorgt zelfstandig secretariële en organisatorische werkzaamheden;
• Stelt e-mails, uitnodigingen en andere correspondentie op;
• Zorgt voor een goede verslaglegging en bewaakt de opvolging van afspraken en acties;
• Signaleert tijdig knelpunten, kansen en deadlines en handelt hier proactief naar;
• Denkt mee over de verdere professionalisering van het bestuurssecretariaat en onze werkprocessen.

Skills

Agenda beheer

E-mail verwerking

Notuleren

Secretariële ondersteuning

Education

MBO-4 secretariële richting

Tools

Outlook

Word

Teams

Excel

iBabs

Job description

Ben jij een organisatietalent dat stevig in de schoenen staat en energie krijgt van een dynamische bestuurlijke omgeving? Dan zoeken Petra, Astrid, Stephanie en Lisette jou als nieuwe collega!

Als bestuursondersteuner ben je een belangrijke schakel tussen de wethouders, de burgemeester, gemeentesecretaris, ambtelijke organisatie en onze externe relaties. Je werkt dicht op het gemeentebestuur en zorgt ervoor dat achter de schermen alles soepel, zorgvuldig en professioneel verloopt. Dankzij jouw ondersteuning zijn agenda’s goed georganiseerd, afspraken helder, informatie op orde en kunnen de wethouders zich richten op hun bestuurlijke werkzaamheden.

Krijg jij energie van impact achter de schermen? Dan is dit jouw kans

Wat ga je doen?

Als bestuursondersteuner ben je de rechterhand van twee wethouders. Je bent hun eerste aanspreekpunt, bewaakt het overzicht en zorgt ervoor dat zij hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Je weet wat er speelt, denkt vooruit en houdt moeiteloos meerdere ballen in de lucht.

• beheert de complexe agenda's van twee wethouders en maakt daarin steeds de juiste afweging tussen prioriteiten, deadlines en bestuurlijke belangen;
• verwerkt en filtert e-mails en andere informatie, zodat de juiste zaken op het juiste moment aandacht krijgen;
• bereidt overleggen, afspraken en bestuurlijke bijeenkomsten zorgvuldig voor;
• verzorgt zelfstandig secretariële en organisatorische werkzaamheden;
• stelt e-mails, uitnodigingen en andere correspondentie op;
• zorgt voor een goede verslaglegging en bewaakt de opvolging van afspraken en acties;
• signaleert tijdig knelpunten, kansen en deadlines en handelt hier proactief naar;
• denkt mee over de verdere professionalisering van het bestuurssecretariaat en onze werkprocessen.

Deze functie gaat verder dan agenda- en mailboxbeheer. Je bent een sparringpartner in de ondersteuning, weet hoofd-van bijzaken te onderscheiden en brengt rust, structuur en overzicht in een bestuurlijke omgeving waarin geen dag hetzelfde is.

Samen met je collega's zorg je daarnaast voor een zorgvuldig en efficiënt bestuurlijk besluitvormingsproces. We werken nauw samen, stemmen veel af en zorgen ervoor dat werkzaamheden bij afwezigheid goed worden overgenomen.

Wat krijg je ervoor terug?

Kom werken bij een organisatie die volop in beweging is! Je komt terecht in een informele en ambitieuze werkomgeving met betrokken collega’s en korte lijnen.

Wij bieden een salaris van maximaal €4.556,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek (schaal 8). Dit salaris is afhankelijk van jouw ervaring en opleidingsniveau.

Daarnaast bieden wij ook:

• 17,05% individueel keuzebudget boven op je salaris;
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om hybride te werken;
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder betaald ouderschapsverlof en een uitstekende pensioenregeling bij het ABP;
• Een actieve personeelsvereniging met leuke activiteiten;
• Een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, voorafgegaan door een jaarcontract.

Wanneer zijn we een match?

We zijn op zoek naar bestuursondersteuners die stevig in de schoenen staan, snel schakelen tussen verschillende belangen en altijd een stap vooruitdenken. Je bent een teamspeler en je ziet het als een uitdaging het college van burgemeester en wethouders en gemeentesecretaris zo goed mogelijk te ondersteunen en te zorgen dat de collegevergadering goed wordt voorbereid en afgehandeld. Je bent discreet, werkt nauwkeurig en zelfstandig en je hebt een goed gevoel voor politieke en bestuurlijke verhoudingen. Je bent voor 32 uur per week beschikbaar, verdeeld over vier dagen waaronder de woensdag en vrijdag.

Dit breng je mee:

• Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding, bij voorkeur in een secretariële richting;
• Ervaring als directie- of managementondersteuner is een pré;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je draait je hand niet om voor programma’s als Outlook, Word, Teams, Excel én iBabs.

Sta je aan het begin van je loopbaan? Ook dan moedigen we je van harte aan om te solliciteren.

Dit is jouw team

Je komt terecht in een betrokken en professioneel team. Samen met Petra, Astrid, Stephanie en Lisette vormen jullie het bestuurssecretariaat en ondersteunen jullie het gemeentebestuur en de gemeentesecretaris.

We helpen elkaar, springen bij als dat nodig is en delen kennis en ervaring. De sfeer is open en collegiaal. We houden elkaar scherp, denken met elkaar mee en vinden het belangrijk om met plezier samen te werken. We zoeken daarom niet alleen iemand die goed kan organiseren, maar vooral een nieuwe collega die past bij ons team.

Dit zijn wij

Soest is een moderne, open en betrokken gemeente met een rijke historie. De gemeente bestaat al bijna 1.000 jaar en telt momenteel zo’n 48.000 inwoners. Het ligt aan de rand van de Utrechtse Heuvelrug, midden in de prachtige natuur van de Soester Duinen, en is rijk aan bossen, heide en weilanden.

De gemeente is bewust bezig met duurzaamheid en werkt hard aan de ambitie om in 2050 CO2-neutraal te zijn. Onlangs heeft Soest als een van de weinige gemeenten het certificaat voor niveau 4 op de CO2-prestatieladder behaald. Bij gemeente Soest staan de kernwaarden vertrouwen, samen en leren centraal. Werken aan een toekomstbestendig Soest doe je samen met je collega’s, bestuur, de samenleving en partners. Dit alles met vertrouwen in elkaar. Daarbij leer je van de dingen die je doet en van je omgeving.

Als gemeentelijke organisatie werken we voor een diverse samenleving. Daarom vinden we het belangrijk dat onze organisatie net zo divers is.