Bestuurs- en directiesecretaresse (m/v)

OverheidZZP; Stadskanaal; On-site; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Job summary

Overheidzzp zoekt een ervaren bestuurs- en directiesecretaresse voor Stadskanaal, met aantoonbare ervaring binnen bestuurlijke omgevingen. Je ondersteunt het college van B&W en de directie, bewaakt processen en coördineert afspraken en documenten vanaf dag één.

Je beheert complexe agenda’s, verzorgt vergaderingen en verzorgt kabinetszaken, ontvangst en gastvrijheid, en organiseert onderdelen van vieringen en herdenkingen.

Qualifications

• Ruime en aantoonbare ervaring als bestuurs- en/of directiesecretaresse.
• Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie of een vergelijkbare bestuurlijke omgeving.
• Uitstekende vaardigheden op gebied van complex agenda- en mailboxbeheer.
• Goe de kennis van bestuurlijke processen en politieke verhoudingen.
• Politieke en bestuurlijke sensitiviteit: je weet welke informatie met wie gedeeld kan en moet worden.
• Goede digitale vaardigheden, waaronder Outlook en Word. Ervaring met iBabs en Decos is een pré.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda’s, e-mail en overige correspondentie;
• Voorbereiden van vergaderingen, waaronder de collegevergadering op dinsdag;
• Verwerken, controleren en verspreiden van vergaderstukken;
• Afhandelen van telefoontjes, correspondentie en uiteenlopende administratieve werkzaamheden;
• Kabinetszaken, waaronder het behandelen van aanvragen koninglijke onderscheidingen, voorbereiden bezoek hoogwaardigheidsbekleders;
• Ontvangen en begeleiden van bezoekers en optreden als gastvrouw/-heer;
• (Mede) organiseren van vieringen en herdenkingen;
• Bewaken van afspraken, actiepunten en deadlines.

Skills

Complexe agenda- en mailboxbeheer

Bestuurlijke processen

Politieke sensitiviteit

Outlook & Word

iBabs & Decos ervaring

Education

MBO+ niveau

Minimaal mbo4 niveau

Tools

iBabs

Decos

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat het college van B&W en de directie ondersteunen met complex agendebeheer, vergadervoorbereiding, kabinetszaken, gastheerschap en organisatie van vieringen, terwijl je bestuurlijke processen bewaakt en afspraken, stukken en deadlines coördineert.

Over de gemeente Stadskanaal

De Gemeente Stadskanaal vervult een centrumfunctie voor haar omgeving. De vele bedrijven, winkels, zorgvoorzieningen en recreatiemogelijkheden maken het wonen, werken en recreëren aantrekkelijk. Stadskanaal heeft ongeveer 32.500 inwoners, verdeeld over verschillende kernen en dorpen. Deze zijn gelegen in een groene omgeving, het veenkoloniale kanaallandschap en het lichtglooiende Westerwoldse zandlandschap.

De ongeveer 320 betrokken medewerkers van de gemeente Stadskanaal geven gezicht aan de dienstverlening die wij dagelijks leveren. Om onze ambities te realiseren werken we samen met buurgemeenten, het bedrijfsleven en het maatschappelijk veld.

Team

De gemeente Stadskanaal kenmerkt zich door een mentaliteit van lef, aanpakken en pionieren. Zo vinden we het belangrijk om de economie te verstevigen en meer banen te creëren. Wij werken hard aan het leefbaar en vitaal houden van onze dorpen en kernen. Wij gaan voor kwalitatief goede voorzieningen. Wij bieden ruimte aan creatieve denkers en doeners, nieuwe ontwikkelingen en wij gaan voor duurzame oplossingen. Deze ambitie willen wij samen met de 32.000 inwoners, ondernemers, instellingen en verenigingen oppakken. Zie jij hierin een uitdaging en wil jij op stimulerende wijze een bijdrage leveren? Dan zoeken wij jou!

Wat ga je doen?

Voor een tijdelijke periode van zes maanden zoeken wij een ervaren bestuurs- en directiesecretaresse die direct inzetbaar is. Je kent het bestuurlijke speelveld, weet wat er komt kijken bij het ondersteunen van een college en directie en kunt vanaf dag één zelfstandig aan de slag. Je bent een stevige organisatorische spil die vooruitdenkt, overzicht houdt en ontzorgt.

Je Ondersteunt Het College Van Burgemeester En Wethouders En De Directie Van De Gemeente Stadskanaal. Je Zorgt Ervoor Dat De Bestuurlijke En Organisatorische Processen Soepel Verlopen. Je Werkzaamheden Bestaan Onder Meer Uit

• Beheren van complexe agenda’s, e-mail en overige correspondentie;
• Voorbereiden van vergaderingen, waaronder de collegevergadering op dinsdag;
• Verwerken, controleren en verspreiden van vergaderstukken;
• Afhandelen van telefoontjes, correspondentie en uiteenlopende administratieve werkzaamheden;
• Kabinetszaken, waaronder het behandelen van aanvragen koninglijke onderscheidingen, voorbereiden bezoek hoogwaardigheidsbekleders;
• Ontvangen en begeleiden van bezoekers en optreden als gastvrouw/-heer;
• (Mede) organiseren van vieringen en herdenkingen;
• Bewaken van afspraken, actiepunten en deadlines.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
• Voor deze tijdelijke functie zoeken we nadrukkelijk iemand die het vak goed beheerst en weinig inwerktijd nodig heeft. Je weet wat er van je wordt verwacht en voelt je thuis in een bestuurlijke omgeving.
• Ruime en aantoonbare ervaring als bestuurs- en/of directiesecretaresse;
• Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie of een vergelijkbare bestuurlijke omgeving;
• Uitstekende vaardigheden op het gebied van complex agenda- en mailboxbeheer;
• Goede kennis van bestuurlijke processen en politieke verhoudingen;
• Politieke en bestuurlijke sensitiviteit: je weet welke informatie met wie gedeeld kan en moet worden;
• Goede digitale vaardigheden, waaronder Outlook en Word. Ervaring met iBabs en Decos is een pré;
• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en proactief en weet wanneer afstemming nodig is;
• Je bent integer, representatief, flexibel en communicatief sterk;
• Je beschikt over minimaal mbo+ werk- en denkniveau.
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- en directiesecretaresse;
• Aantoonbare werkervaring met complex agenda-, mailbox- en vergaderbeheer voor meerdere bestuurders en/of directieleden, onder de werkervaring wordt expliciet vermeld waar deze kennis is opgedaan en ingezet.

Wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een gemeentelijke organisatie; (30 punten)
• Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke processen en politieke sensitivieit, onder de werkervaring wordt expliciet vermeld waar deze kennis is opgedaan en ingezet; (30 punten)
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van bestuurssecrateresse, directiesecretaresse of vergelijkbaar; (20 punten)

Competenties

• Bestuurlijke sensitiviteit
• Integriteit
• Organisatievermogen
• Zelfstandigheid
• Nauwkeurigheid
• Proactiviteit
• Flexibiliteit
• Communicatieve vaardigheden
• Dienstverlenende instelling

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, mogelijk maar nog niet bekend

Gespreksdatum: 19/11/2026

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

Gemeente Stadskanaal ligt in de provincie Groningen en telt ongeveer 33.000 inwoners. De gemeente bestaat uit de kernen Stadskanaal, Musselkanaal, Onstwedde, Alteveer, Mussel, Vledderveen en Vledderhuizen. Stadskanaal is een actieve gemeente met diverse recreatiemogelijkheden, zoals het Stadskanaal Sterrenbos en een divers aanbod aan sportverenigingen. De gemeente richt zich op het bieden van een prettige leefomgeving voor haar inwoners en stimuleert de onderlinge betrokkenheid en samenwerking. Vrijwilligerswerk wordt gestimuleerd en er is een bloeiend verenigingsleven. Het streven van de gemeente Stadskanaal is om een aantrekkelijke woon- en werkomgeving te bieden waarin het goed vertoeven is.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Naast een actueel en op de opdracht gerichte CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.