Bestuurs- en directiesecretaresse (m/v)

Matchpros; Nederland; Hybrid; EUR 31,000 - 40,000; Part time

Job summary

De Gemeente Stadskanaal zoekt een ervaren bestuurs- en directiesecretaresse voor een tijdelijke periode van zes maanden. Je kent het bestuurlijke speelveld en ondersteunt het college en de directie vanaf dag één, en fungeert als stevige organisatorische spil.

Je werkzaamheden bestaan onder meer uit het beheren van complexe agenda's, voorbereiden van vergaderingen, verwerken en verspreiden van vergaderstukken, en het ontvangen van bezoekers.

Qualifications

• Minimaal mbo 4-niveau opleiding.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als bestuurs- en directiesecretaresse.
• Ervaring met complex agenda-, mailbox- en vergaderbeheer voor meerdere bestuurders/directieleden.
• Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) overleggen.
• CV in het Nederlands, maximaal 5 pagina's (pdf).
• Minimaal 2 referenties met naam, functie en organisatie.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's, e-mail en overige correspondentie.
• Voorbereiden van vergaderingen, inclusief collegevergadering op dinsdag.
• Verwerken, controleren en verspreiden van vergaderstukken.
• Afhandelen van telefoontjes en administratieve werkzaamheden.
• Kabinetszaken en voorbereiding van bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders.
• Ontvangen en begeleiden van bezoekers; gastvrouw/gastheer.
• Mede organiseren van vieringen en herdenkingen.
• Bewaken van afspraken, actiepunten en deadlines.

Skills

Organisatievermogen

Proactief

Nauwkeurig

Communicatief vaardig

Zelfstandig

Flexibel

Integer

Dienstverlenend ingesteld

Education

MBO+ werk- en denkniveau

Tools

Outlook

Word

iBabs

Decos

Job description

Duur: uiterlijk 1 januari 2027 - 6 maanden (verlenging mogelijk)
Uren: 28 uur per week
Schaal: Schaal 8
Thuiswerken mogelijk: Nee

Organisatie

De gemeente Stadskanaal vervult een centrumfunctie voor haar omgeving. De vele bedrijven, winkels, zorgvoorzieningen en recreatiemogelijkheden maken wonen, werken en recreëren er aantrekkelijk. Stadskanaal heeft ongeveer 32.500 inwoners, verdeeld over verschillende kernen en dorpen, gelegen in een groene omgeving, het veenkoloniale kanaallandschap en het lichtglooiende Westerwoldse zandlandschap.

De ongeveer 320 medewerkers van de gemeente geven gezicht aan de dagelijkse dienstverlening. Om haar ambities te realiseren werkt de gemeente samen met buurgemeenten, het bedrijfsleven en het maatschappelijk veld. De gemeente kenmerkt zich door een mentaliteit van lef, aanpakken en pionieren. Ze wil de economie verstevigen, meer banen creëren, dorpen en kernen leefbaar en vitaal houden en kwalitatief goede voorzieningen bieden, met ruimte voor creatieve denkers en doeners, nieuwe ontwikkelingen en duurzame oplossingen.

Opdracht

Voor een tijdelijke periode van zes maanden zoekt de gemeente een ervaren bestuurs- en directiesecretaresse die direct inzetbaar is. Je kent het bestuurlijke speelveld, weet wat er komt kijken bij het ondersteunen van een college en directie en kunt vanaf dag één zelfstandig aan de slag. Je bent een stevige organisatorische spil die vooruitdenkt, overzicht houdt en ontzorgt.

Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders en de directie en zorgt ervoor dat de bestuurlijke en organisatorische processen soepel verlopen.

Je werkzaamheden bestaan onder meer uit:

• Beheren van complexe agenda's, e-mail en overige correspondentie.
• Voorbereiden van vergaderingen, waaronder de collegevergadering op dinsdag.
• Verwerken, controleren en verspreiden van vergaderstukken.
• Afhandelen van telefoontjes, correspondentie en uiteenlopende administratieve werkzaamheden.
• Kabinetszaken, waaronder het behandelen van aanvragen voor koninklijke onderscheidingen en het voorbereiden van bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders.
• Ontvangen en begeleiden van bezoekers en optreden als gastvrouw/-heer.
• (Mede) organiseren van vieringen en herdenkingen.
• Bewaken van afspraken, actiepunten en deadlines.

De gemeente zoekt nadrukkelijk iemand die het vak goed beheerst en weinig inwerktijd nodig heeft. Je werkt binnen de bestaande organisatiestructuur, maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders gaat het om een structurele rol die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Gevraagd profiel volgens de gemeente

• Ruime en aantoonbare ervaring als bestuurs- en/of directiesecretaresse.
• Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie of een vergelijkbare bestuurlijke omgeving.
• Uitstekende vaardigheden in complex agenda- en mailboxbeheer.
• Goede kennis van bestuurlijke processen en politieke verhoudingen, en politieke en bestuurlijke sensitiviteit.
• Goede digitale vaardigheden, waaronder Outlook en Word; ervaring met iBabs en Decos is een pré.
• Zelfstandig, nauwkeurig, proactief, integer, representatief, flexibel en communicatief sterk.
• Minimaal mbo+ werk- en denkniveau.

Vereisten

• Je werkt met je eigen IT-middelen (bring your own device): de gemeente stelt geen laptop, telefoon en toebehoren ter beschikking.
• Je hebt een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- en directiesecretaresse.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met complex agenda-, mailbox- en vergaderbeheer voor meerdere bestuurders en/of directieleden; je vermeldt in -je cv waar je deze kennis hebt opgedaan en ingezet.
• Je kunt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen.Je cv is in het Nederlands opgesteld, telt maximaal 5 pagina's (exclusief voorblad en een motivatiebrief van maximaal 1 pagina) en wordt aangeleverd als pdf.
• Je cv bevat minimaal 2 referenties, met naam, functie en organisatie.
• Je geeft in je cv duidelijk aan in hoeverre je aan de criteria en competenties voldoet.

Wensen

• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een gemeentelijke organisatie.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met bestuurlijke processen en politieke sensitiviteit; je vermeldt in je cv waar je deze kennis hebt opgedaan en ingezet.
• Je hebt een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau in de richting van bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of vergelijkbaar.

Competenties

• Je bent bestuurlijk sensitief.
• Je bent integer.
• Je hebt organisatievermogen.
• Je bent zelfstandig.
• Je bent nauwkeurig.
• Je bent proactief.
• Je bent flexibel.
• Je bent communicatief vaardig.
• Je bent dienstverlenend ingesteld.

Planning

Je start uiterlijk 1 januari 2027. De opdracht duurt 6 maanden; verlenging is mogelijk, maar nog niet bekend. Je werkt 28 uur per week.

Reageren kan tot uiterlijk 13 november 2026, 09:00 uur.

Werkdag

De opdracht wordt uitgevoerd op maandag tot en met vrijdag. Hybride werken is niet mogelijk.