Bestuurs- en directiesecretaresse

Yer; Stadskanaal; Remote; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

StiPP Plus pensioenregeling

8,33% vakantietoeslag

Reisregeling/OV-vergoeding

25 vakantiedagen per jaar

Zusammenfassung

Gemeente Stadskanaal zoekt een ervaren Bestuurs- en Directiesecretaresse die het college en de directie ondersteunt met agenda- en documentenbeheer, vergaderingen en kabinetszaken. Je werkt nauw samen met een collega binnen de staf en hebt dagelijks contact met diverse niveaus binnen de organisatie.

De functie biedt verantwoordelijkheid, discretie en de kans om bij te dragen aan maatschappelijke opgaven in de publieke sector.

Qualifikationen

• Afgeronde mbo-opleiding op minimaal niveau 4 in managementassistent, secretaresse of vergelijkbaar.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- en directiesecretaresse.
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office.

Aufgaben

• Beheren van complexe agenda’s van bestuurders en directie.
• Bewaken en verwerken van e-mail, post en correspondentie.
• Voorbereiden van vergaderingen, waaronder de wekelijkse collegevergadering.
• Verwerken en organiseren van vergaderstukken en relevante documentatie.
• Afhandelen van telefoontjes en uiteenlopende administratieve werkzaamheden.
• Ondersteunen bij kabinetszaken, waaronder aanvragen voor Koninklijke onderscheidingen.
• Voorbereiden van bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders.
• Ontvangen en begeleiden van bezoekers.
• Mede organiseren van gemeentelijke vieringen en herdenkingen.
• Verspreiden van documenten naar interne en externe betrokkenen.

Kenntnisse

Agenda beheer

Communicatie

Nauwkeurigheid

Ausbildung

MBO niveau4: managementassistent/secretaresse

Tools

Microsoft Office

Jobbeschreibung

Ben jij een ervaren bestuurs- en directiesecretaresse die overzicht houdt wanneer agenda’s volstromen, belangen samenkomen en snel schakelen essentieel is?

2 dagen geleden is deze vacature geplaatst

Als Bestuurs- en Directiesecretaresse ben jij een belangrijke organisatorische kracht achter het college van B&W en de directie van de gemeente Stadskanaal.

Je werkt samen met een ervaren collega binnen de staf en verdeelt gezamenlijk de werkzaamheden. Daarbij krijg je te maken met uiteenlopende onderwerpen: van complex agendabeheer en collegevergaderingen tot kabinetszaken, officiële bezoeken en gemeentelijke herdenkingen.

Je bevindt je dicht bij de bestuurlijke besluitvorming. Dat vraagt om nauwkeurigheid, discretie en het vermogen om snel te bepalen welke informatie, actie of afstemming op welk moment nodig is.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van complexe agenda’s van bestuurders en directie;
• Bewaken en verwerken van e-mail, post en correspondentie;
• Voorbereiden van vergaderingen, waaronder de wekelijkse collegevergadering;
• Verwerken en organiseren van vergaderstukken en relevante documentatie;
• Afhandelen van telefoontjes en uiteenlopende administratieve werkzaamheden;
• Ondersteunen bij kabinetszaken, waaronder aanvragen voor Koninklijke onderscheidingen;
• Voorbereiden van bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders;
• Ontvangen en begeleiden van bezoekers;
• Mede organiseren van gemeentelijke vieringen en herdenkingen;
• Verspreiden van documenten naar interne en externe betrokkenen.

Je krijgt veel verantwoordelijkheid en hebt dagelijks contact met verschillende niveaus binnen en buiten de gemeentelijke organisatie. Juist jouw overzicht en zorgvuldige manier van werken zorgen ervoor dat bestuur en directie zich kunnen richten op hun eigen verantwoordelijkheden.

Over het bedrijf

De gemeente Stadskanaal vervult een belangrijke centrumfunctie binnen de regio Groningen. Met ongeveer 32.500 inwoners en verschillende dorpen en kernen combineert de gemeente dienstverlening aan inwoners en ondernemers met uiteenlopende maatschappelijke en bestuurlijke opgaven.

Binnen de organisatie werken ongeveer 320 medewerkers samen aan de dienstverlening en ontwikkeling van de gemeente. Daarbij wordt intensief samengewerkt met omliggende gemeenten, maatschappelijke organisaties en het bedrijfsleven.

Als Bestuurs- en Directiesecretaresse maak je onderdeel uit van de staf. Je werkt nauw samen met een andere ervaren bestuurs- en directiesecretaresse en staat dagelijks in verbinding met bestuur, directie en collega's binnen de organisatie.

Via YER ga je aan de slag bij de gemeente Stadskanaal. Daarmee combineer je werken aan een maatschappelijk relevante opdracht binnen de publieke sector met de begeleiding en ondersteuning van YER.

• Een afgeronde mbo-opleiding op minimaal niveau 4 in de richting managementassistent, secretaresse of vergelijkbaar;
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- en directiesecretaresse;
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office.
• Concurrerend salaris afhankelijk van kennis en ervaring conform CAO Gemeenten;
• Arbeidsvoorwaarden die aansluiten op jouw inzet binnen de publieke sector;
• 25 vakantiedagen per jaar op basis van een 40-urige werkweek;
• 8,33% vakantietoeslag;
• Deelname aan de StiPP Plus pensioenregeling vanaf je eerste werkdag;
• Een passende reisregeling, met afhankelijk van jouw situatie een kilometervergoeding, volledige OV-vergoeding.