Bestuurs- en Directiesecretaresse

Bright-Professionals; Stadskanaal; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

Gemeente Stadskanaal zoekt een Bestuurs- en Directiesecretaresse ter ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders en de directie. Je zorgt voor soepele processen, beheert complexe agenda’s en de correspondentie, bereidt vergaderingen voor en verwerkt stukken.

Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en proactief in een bestuurlijke omgeving. Je ontvangt bezoekers, verzorgt gastvrijheid en organiseert vieringen en herdenkingen.

Qualifications

• Ruime en aantoonbare ervaring als bestuurs- en/of directiesecretaresse.
• Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie of vergelijkbare bestuurlijke omgeving.
• Vaardig in complex agenda- en mailboxbeheer.
• Kennis van bestuurlijke processen en politieke verhoudingen.
• Politiek en bestuurlijk sensitief; weten wat te delen met wie.
• Digitaal vaardig; Outlook en Word; ervaring met iBabs en Decos is een pré.
• Zelfstandig, nauwkeurig en proactief; weet wanneer afstemming nodig is.
• Integer en representatief; communicatief sterk.

Responsibilities

• Ondersteunt het college van burgemeester en wethouders en de directie.
• Zorgt voor soepele bestuurlijke en organisatorische processen.
• Beheert complexe agenda’s, e-mail en correspondentie.
• Bereidt vergaderingen voor en verwerkt vergaderstukken.
• Verwerkt telefoontjes/berichten en voert administratieve taken uit.
• Begeleidt bezoekers en treedt op als gastheer/gastvrouw.
• Organiseert vieringen en herdenkingen, bewaakt deadlines.

Skills

Bestuurlijke sensitiviteit

Integriteit

Organisatievermogen

Zelfstandigheid

Nauwkeurigheid

Proactiviteit

Flexibiliteit

Communicatieve vaardigheden

Dienstverlenende instelling

Education

MBO-4-niveau

Tools

Outlook

Word

iBabs

Decos

Job description

Voor Gemeente Stadskanaal zoeken wij een Bestuurs- en Directiesecretaresse. De gemeente Stadskanaal kenmerkt zich door lef, daadkracht en pioniersgeest. Je draagt bij aan een sterke economie, meer werkgelegenheid en leefbare, vitale dorpen en kernen. Daarbij werk je mee aan kwalitatief goede voorzieningen, ruimte voor nieuwe ontwikkelingen en duurzame oplossingen. De gemeente werkt hiervoor samen met inwoners, ondernemers, instellingen en verenigingen.

Wat ga je doen?

Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders en de directie van de gemeente Stadskanaal. Je zorgt ervoor dat bestuurlijke en organisatorische processen soepel verlopen. Je denkt vooruit, houdt overzicht en ontzorgt.

• Je beheert complexe agenda’s, e-mail en overige correspondentie.
• Je bereidt vergaderingen voor, waaronder de collegevergadering op dinsdag.
• Je verwerkt, controleert en verspreidt vergaderstukken.
• Je handelt telefoontjes en correspondentie af en voert uiteenlopende administratieve werkzaamheden uit.
• Je ontvangt en begeleidt bezoekers en treedt op als gastheer of gastvrouw.
• Je organiseert mede vieringen en herdenkingen.
• Je bewaakt afspraken, actiepunten en deadlines.

Jouw profiel

Je beheerst het vak en kunt zelfstandig aan de slag. Je kent het bestuurlijke speelveld en voelt je thuis in een bestuurlijke omgeving.

• Je hebt ruime en aantoonbare ervaring als bestuurs- en/of directiesecretaresse.
• Je hebt ervaring binnen een gemeentelijke organisatie of een vergelijkbare bestuurlijke omgeving.
• Je bent vaardig in complex agenda- en mailboxbeheer.
• Je hebt goede kennis van bestuurlijke processen en politieke verhoudingen.
• Je bent politiek en bestuurlijk sensitief en weet welke informatie je met wie kunt en moet delen.
• Je bent digitaal vaardig, onder meer met Outlook en Word. Ervaring met iBabs en Decos is een pré.
• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en proactief en weet wanneer afstemming nodig is.
• Je bent integer, representatief, flexibel en communicatief sterk.
• Je beschikt over minimaal mbo+-werk- en -denkniveau.

Competenties

• Bestuurlijke sensitiviteit
• Integriteit
• Organisatievermogen
• Zelfstandigheid
• Nauwkeurigheid
• Proactiviteit
• Flexibiliteit
• Communicatieve vaardigheden
• Dienstverlenende instelling

Over de organisatie

De gemeente Stadskanaal vervult een centrumfunctie voor de omgeving. Bedrijven, winkels, zorgvoorzieningen en recreatiemogelijkheden maken het aantrekkelijk om er te wonen, werken en recreëren. De gemeente telt ongeveer 32.500 inwoners, verdeeld over verschillende kernen en dorpen in een groene omgeving met een kenmerkend veenkoloniaal kanaallandschap en het lichtglooiende Westerwoldse zandlandschap. Ongeveer 320 medewerkers verzorgen de dienstverlening en werken samen met buurgemeenten, het bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties aan de ambities van de gemeente.

Functie-eisen

• Je hebt een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- en directiesecretaresse.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met complex agenda-, mailbox- en vergaderbeheer voor meerdere bestuurders en/of directieleden.

Functie-wensen

• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een gemeentelijke organisatie.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met bestuurlijke processen en politieke sensitiviteit.
• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau in de richting van bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of vergelijkbaar.

Extra Informatie

• Aantal uur 28
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 01-01-2027
• Opleidingsniveau MBO