Bestuurs- en directiesecretaresse (m/v)

Gemeente Stadskanaal; Groningen; On-site; EUR 29,000 - 42,000; Full time

Job summary

Gemeente Stadskanaal zoekt een ervaren bestuurs- en directiesecretaresse die direct inzetbaar is om de college en directie te ondersteunen. Je beheert complexe agenda’s, verwerkt vergaderstukken en verzorgt communicatie met diverse stakeholders binnen een bestuurlijke omgeving.

Je hebt ruime ervaring, uitstekende organisatorische vaardigheden en kennis van politieke verhoudingen. Een proactieve, integere en representatieve houding is vereist, met aanleg voor samenwerking en continue

Qualifications

• Ruime en aantoonbare ervaring als bestuurs- en/of directiesecretaresse.
• Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie of een vergelijkbare bestuurlijke omgeving.
• Uitstekende vaardigheden op het gebied van complex agenda- en mailboxbeheer.
• Goede kennis van bestuurlijke processen en politieke verhoudingen.
• Politieke en bestuurlijke sensitiviteit: weten welke informatie met wie gedeeld kan en moet worden.
• Goede digitale vaardigheden, waaronder Outlook en Word. Ervaring met iBabs en Decos is een pré.
• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en proactief en weet wanneer afstemming nodig is.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda’s, e-mail en overige correspondentie
• Voorbereiden van vergaderingen, waaronder de collegevergadering op dinsdag
• Verwerken, controleren en verspreiden van vergaderstukken
• Afhandelen van telefoontjes, correspondentie en uiteenlopende administratieve werkzaamheden
• Kabinetszaken, waaronder het behandelen van aanvragen koninglijke onderscheidingen, voorbereiden bezoek hoogwaardigheidsbekleders
• Ontvangen en begeleiden van bezoekers en optreden als gastvrouw/-heer
• (Mede) organiseren van vieringen en herdenkingen
• Bewaken van afspraken, actiepunten en deadlines

Skills

Bestuurlijke secretaresse ervaring

Outlook en Word

Kennis bestuurlijke processen

Politieke sensitiviteit

Integriteit en representatief

Proactief en zelfstandig werken

Education

MBO+ werk- en denkniveau

Tools

iBabs

Decos

Job description

Opdrachtomschrijving

Over de gemeente Stadskanaal

De Gemeente Stadskanaal vervult een centrumfunctie voor haar omgeving. De vele bedrijven, winkels, zorgvoorzieningen en recreatiemogelijkheden maken het wonen, werken en recreëren aantrekkelijk. Stadskanaal heeft ongeveer 32.500 inwoners, verdeeld over verschillende kernen en dorpen. Deze zijn gelegen in een groene omgeving, het veenkoloniale kanaallandschap en het lichtglooiende Westerwoldse zandlandschap.

De ongeveer 320 betrokken medewerkers van de gemeente Stadskanaal geven gezicht aan de dienstverlening die wij dagelijks leveren. Om onze ambities te realiseren werken we samen met buurgemeenten, het bedrijfsleven en het maatschappelijk veld.

Team

De gemeente Stadskanaal kenmerkt zich door een mentaliteit van lef, aanpakken en pionieren. Zo vinden we het belangrijk om de economie te verstevigen en meer banen te creëren. Wij werken hard aan het leefbaar en vitaal houden van onze dorpen en kernen. Wij gaan voor kwalitatief goede voorzieningen. Wij bieden ruimte aan creatieve denkers en doeners, nieuwe ontwikkelingen en wij gaan voor duurzame oplossingen. Deze ambitie willen wij samen met de 32.000 inwoners, ondernemers, instellingen en verenigingen oppakken. Zie jij hierin een uitdaging en wil jij op stimulerende wijze een bijdrage leveren? Dan zoeken wij jou!

Wat ga je doen?

Voor een tijdelijke periode van zes maanden zoeken wij een ervaren bestuurs- en directiesecretaresse die direct inzetbaar is. Je kent het bestuurlijke speelveld, weet wat er komt kijken bij het ondersteunen van een college en directie en kunt vanaf dag één zelfstandig aan de slag. Je bent een stevige organisatorische spil die vooruitdenkt, overzicht houdt en ontzorgt.

Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders en de directie van de gemeente Stadskanaal. Je zorgt ervoor dat de bestuurlijke en organisatorische processen soepel verlopen. Je werkzaamheden bestaan onder meer uit:

• Beheren van complexe agenda’s, e-mail en overige correspondentie;
• Voorbereiden van vergaderingen, waaronder de collegevergadering op dinsdag;
• Verwerken, controleren en verspreiden van vergaderstukken;
• Afhandelen van telefoontjes, correspondentie en uiteenlopende administratieve werkzaamheden;
• Kabinetszaken, waaronder het behandelen van aanvragen koninglijke onderscheidingen, voorbereiden bezoek hoogwaardigheidsbekleders;
• Ontvangen en begeleiden van bezoekers en optreden als gastvrouw/-heer;
• (Mede) organiseren van vieringen en herdenkingen;
• Bewaken van afspraken, actiepunten en deadlines.

Wat breng je mee?

Voor deze tijdelijke functie zoeken we nadrukkelijk iemand die het vak goed beheerst en weinig inwerktijd nodig heeft. Je weet wat er van je wordt verwacht en voelt je thuis in een bestuurlijke omgeving.

• Ruime en aantoonbare ervaring als bestuurs- en/of directiesecretaresse;
• Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie of een vergelijkbare bestuurlijke omgeving;
• Uitstekende vaardigheden op het gebied van complex agenda- en mailboxbeheer;
• Goede kennis van bestuurlijke processen en politieke verhoudingen;
• Politieke en bestuurlijke sensitiviteit: je weet welke informatie met wie gedeeld kan en moet worden;
• Goede digitale vaardigheden, waaronder Outlook en Word. Ervaring met iBabs en Decos is een pré;
• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en proactief en weet wanneer afstemming nodig is;
• Je bent integer, representatief, flexibel en communicatief sterk;
• Je beschikt over minimaal mbo+ werk- en denkniveau.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.