Backoffice medewerker (28-40 uur)

Incompany Trainer; Utrecht; Hybrid; EUR 28,000 - 39,000; Full time

Benefits offered by this job

Laptop van de zaak

Telefoon van de zaak

8% vakantiegeld

Pensioenregeling

Kantoor Utrecht

Thuiswerk mogelijk

28–40 uur

Job summary

Incompany Trainer in Utrecht zoekt een Backoffice medewerker die graag zorgt voor een vlekkeloze ondersteuning van trainingen en processen. Je werkt aan backoffice, facturatie en content, met ruimte om processen te verbeteren.

De rol is veelzijdig en biedt vrijheid, een informeel team en begeleiding. Je komt terecht in een jonge organisatie met ruim 60+ trainingen per jaar, 40+ trainers en een kantoor in het centrum van Utrecht.

Qualifications

• Mbo 4 of HBO werk- en denkniveau.
• Bij voorkeur ervaring in een backoffice rol binnen een dynamische werkomgeving.
• Affiniteit met training- en opleidingenwereld.

Responsibilities

• Backoffice voor alle trainingen: briefings, programmabladen en trainingsmaterialen, deels geautomatiseerd.
• Ondersteunen van de facturatieprocessen zodat uitgaande facturen tijdig voldaan worden.
• Contentcreatie voor social media kanalen.

Skills

Backoffice ervaring

Organisatie

Affiniteit met training

Education

MBO 4 / HBO werk- en denkniveau

Job description

Hoi Backoffice medewerker,

Vind jij het heerlijk als dingen vlekkeloos verlopen, zodat iedereen precies op het juiste moment de juiste informatie heeft? Ben je dienstverlenend ingesteld en schrik je niet van een dynamische werkomgeving waarin je verantwoordelijk bent voor meerdere processen? Dan zou je wel eens heel goed bij ons kunnen passen!

Want om onze groei bij te benen zoeken we op korte termijn een (junior or medior) Backoffice medewerker. Het gaat om een rol tussen de 28 en 40 uur per week.

Over de rol

We zoeken dus een (junior of medior) Backoffice medewerker. De rol is vrij breed, en dat maakt hem ook meteen zo interessant. Hieronder delen we een aantal van de processen waarmee je je bezig zou gaan houden:

• Je doet de backoffice voor alle trainingen die we verzorgen, denk aan het maken en uitsturen van briefings, programmabladen en trainingsmaterialen. Omdat dit om grote volumes gaat zijn we delen hiervan aan het automatiseren.
• Je speelt een rol in onze facturatieprocessen, om te zorgen dat onze uitgaande facturen tijdig voldaan worden.
• Je maakt content voor onze social media kanalen.
• Je ondersteunt onze accountmanagers, bijvoorbeeld met het klaarzetten van offertes, en het versturen van slides naar klanten.
• Je pakt een stukje van de planning op.

Naast deze 'basiswerkzaamheden' ben je ook bezig met de volgende zaken:

• Je zorgt ervoor dat alles op kantoor lekker reilt en zeilt. We zoeken dus ook een soort office manager, die zorgt dat iedereen hier heerlijk kan werken.
• Je bent bezig met projecten. We groeien snel waardoor er op veel gebieden optimalisatie mogelijk is. Te denken valt aan het verbeteren van het verkoopproces, het implementeren van aftersales trajecten en het uitwerken van nieuwe werksystemen.

Je komt echt in een héél leuk team terecht, al zeggen we het zelf! Je manager is Dirkje: verwacht van haar heel veel persoonlijke aandacht en vrijheid. Zij is veel bezig met jouw ontwikkeling. Je directe collega’s zijn Susanne, Ammy, Martijn en Dean. Superleuke, slimme mensen. De sfeer binnen het team is daardoor heel relax en laagdrempelig. Tot slot wordt jullie team ondersteund door onze werkstudenten Sam, Noa en Myrte.

De enige met wie je niet gaat samenwerken is Irene. Haar positie komt vrij, omdat zij gaat emigreren naar Australië. Heel jammer voor ons, maar voor Irene zelf natuurlijk geweldig!

Zoals je wellicht al tussen de regels kon lezen: de baan is behoorlijk veelzijdig. We zoeken iemand die het leuk vindt om op allerlei verschillende processen te ondersteunen. We geven je daarbij veel vrijheid. Om dit goed te kunnen doen zoeken we iemand met de volgende kenmerken:

• Mbo 4 of hbo werk- en denkniveau;
• Idealiter heb je al werkervaring in een backoffice rol binnen een dynamische werkomgeving, waarbij je met verschillende processen hebt gewerkt;
• Het is fijn als je affiniteit (of ervaring) hebt met de training- en opleidingenwereld.

Natuurlijk zoeken we ook naar specifieke karaktereigenschappen. Omdat je met veel verschillende processen bezig gaat is het handig als je organisatorisch sterk bent en makkelijk kunt schakelen. Ook houden we van collega’s die geloven dat dingen altijd op te lossen en te regelen zijn.

Maar het belangrijkste vinden we misschien nog wel dat je er echt zin in hebt en van aanpakken weet. Zeker in piekperiodes kan het hier best druk zijn. We werken dan met zijn allen keihard om onze klanten blij te maken.

Wij zijn Incompany Trainer. We organiseren meer dan 60 verschillende incompany trainingen voor organisaties door heel Nederland. Om je een beeld te geven: vorig jaar hadden we ongeveer 500 nieuwe klanten, voor wie we zo’n 1.200 sessies hebben gefaciliteerd. Dit doen we met een pool van 40+ trainers, ieder met zijn of haar eigen specialisme. We werken vanuit Utrecht – midden in de binnenstad.

Binnen ons werk zien we van alles voorbij komen. Zo organiseren we trainingen of trainingstrajecten tijdens MT-dagen, voor traineeships en tijdens vitaliteitsweken. Ook krijgen we veel aanvragen voor losse trainingen voor groepen werknemers die zich willen ontwikkelen of uitdagingen willen oplossen. Dit betekent dat iedere klant binnenkomt met een ander vraagstuk. Wij zorgen er vervolgens voor dat we de training zo goed mogelijk laten aansluiten op de leerbehoefte van de klant.

Over het aanbod

Jij krijgt een rol in een jonge (gemiddelde leeftijd is 33), kleine, groeiende en informele organisatie. Dat betekent dat je met ons mee kunt groeien in de breedste zin van het woord.

• Een marktconform salaris tussen de €2.500 en €3.500, afhankelijk van je ervaring;
• 8% vakantiegeld;
• Een prettige pensioenregeling;
• Een laptop en telefoon van de zaak;
• Een tof kantoor in hartje Utrecht;
• Ruimte om deels thuis te werken, mocht je dat willen;
• Een uitdagende baan voor 28 tot 40 uur in de week.

Zijn wij een match?

Dan kijken we ontzettend uit naar je bericht! Bij geschiktheid plannen we eerst een kort telefoontje in om elkaar alvast af te tasten en mogelijke vragen te beantwoorden. Als we beide enthousiast zijn, leren we elkaar beter kennen in een sollicitatiegesprek. Mogelijk vragen we je daarna nog om een assessment te maken, zodat we een goede inschatting kunnen maken van je huidige kennis en ervaring.