Afdelingssecretaresse - Secretary Plus

Jobster; Den Haag; On-site; EUR 29,000 - 40,000; Full time

Job summary

Jobster zoekt een ervaren afdelingssecretaresse die structuur brengt en helder communiceert in een bestuurlijke omgeving. Je werkt nauw samen met het MT en collega’s binnen een informele organisatie van circa 100 medewerkers.

Jouw taken omvatten het beheren van complexe agenda’s, voorbereiden van vergaderingen, notuleren en het bijhouden van diverse administraties met aandacht voor documentatie en procesverbeteringen.

Qualifications

• Mbo 4 werk- en denkniveau, bij voorkeur secretariële opleiding.
• Minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare secretariële functie.
• Uitstekende schrijfvaardigheid en foutloze beheersing van het Nederlands.
• Vaardig met Outlook en Office 365 op gevorderd niveau.
• Bij voorkeur ervaring met iBabs en politiek-bestuurlijke organisaties.

Responsibilities

• Beheer je complexe agenda’s en plan je vergaderingen met interne en externe stakeholders.
• Bereid je overleggen voor, verzamel je stukken en verwerk je deze in iBabs.
• Notuleer je waar nodig en stel je heldere actie- en besluitenlijsten op.
• Houd je diverse administraties bij en zorg je voor een overzichtelijke documentatie.
• Signaleer je knelpunten in werkprocessen en doe je verbetervoorstellen voor de ondersteuning.

Skills

Structuur brengen

Communicatieve vaardigheden

Klantgerichtheid

Outlook & Office 365

Education

MBO-4 werk- en denkniveau, secretariële opleiding

Tools

Outlook

Office 365

iBabs

Job description

Dit ga je doen

Als afdelingssecretaresse zorg je dat agenda’s, overleggen en administratie soepel en gestructureerd verlopen in een dynamische, politiek-bestuurlijke omgeving. Je werkt nauw samen met het MT-lid en collega’s binnen een informele organisatie van ongeveer 100 medewerkers.

• Beheer je complexe agenda’s en plan je vergaderingen met interne en externe stakeholders;
• Bereid je overleggen voor, verzamel je stukken en verwerk je deze in iBabs;
• Notuleer je waar nodig en stel je heldere actie- en besluitenlijsten op;
• Houd je diverse administraties bij en zorg je voor een overzichtelijke documentatie;
• Signaleer je knelpunten in werkprocessen en doe je verbetervoorstellen voor de ondersteuning.

Dit ben jij

Je bent een ervaren afdelingssecretaresse die structuur brengt, zorgvuldig werkt en helder communiceert in een bestuurlijke omgeving.

• Mbo 4 werk- en denkniveau, bij voorkeur secretariële opleiding;
• Minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare secretariële functie;
• Uitstekende schrijfvaardigheid en foutloze beheersing van het Nederlands;
• Vaardig met Outlook en Office 365 op gevorderd niveau;
• Bij voorkeur ervaring met iBabs en politiek-bestuurlijke organisaties.

Over het bedrijf

De organisatie is de landelijke koepel van regionale overheidsorganisaties op het gebied van waterbeheer en vertegenwoordigt hun gezamenlijke belangen op nationaal en internationaal niveau. Met ongeveer 100 medewerkers wordt gewerkt aan thema’s zoals waterveiligheid, waterkwaliteit en een toekomstbestendige, duurzame overheid.

Je komt terecht in een informele organisatie met circa 100 collega’s, verdeeld over meerdere programma’s en een compact managementteam. De werklocatie is goed bereikbaar met het openbaar vervoer; parkeergelegenheid is beperkt.

Wat bieden wij jou?

Je bent een ervaren afdelingssecretaresse die structuur brengt, zorgvuldig werkt en helder communiceert in een bestuurlijke omgeving.

• Mbo 4 werk- en denkniveau, bij voorkeur secretariële opleiding;
• Minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare secretariële functie;
• Uitstekende schrijfvaardigheid en foutloze beheersing van het Nederlands;
• Vaardig met Outlook en Office 365 op gevorderd niveau;
• Bij voorkeur ervaring met iBabs en politiek-bestuurlijke organisaties.