Administratief Ondersteuner - cluster BCO

1UP Training; Rotterdam; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

1UP Training zoekt een nauwkeurige administratieve professional die zelfstandig support levert aan meerdere organisatieonderdelen bij de inzet van tijdelijke medewerkers. U registreert en controleert gegevens in MijnHR, beantwoordt vragen per e-mail en telefoon en neemt deel aan werkoverleggen met notulen.

U bent flexibel, proactief en werkt gestructureerd met sterke communicatieve vaardigheden. Ervaring met HR-beleid en geautomatiseerde systemen is een pré.

Qualifications

• Minimaal mbo 4-diploma vereist.
• Minimaal 2 jaar ervaring met administratieve processen.
• Ervaring met notuleren en opvolgen van actiepunten.
• Ervaring met mailcorrespondentie en telefoonafhandeling.
• Ervaring met administratieve ondersteuning HR-beleid.

Responsibilities

• Ondersteunen van afdelingen bij inzet van tijdelijke medewerkers in samenwerking met inhuuradviseurs.
• Verwerken van wijzigingen in diverse systemen.
• Registreren en controleren van gegevens van externe medewerkers en stagiaires in MijnHR.
• Beantwoorden van vragen en verzoeken van collega’s per e-mail en telefoon.
• Deelnemen aan werkoverleggen en notulen maken.
• Metdenken over procesverbeteringen.

Skills

MS Office

Word

Outlook

Excel

Notuleren

Telefonisch contact

Administratieve ondersteuning

Education

MBO 4-opleiding

Tools

Oracle Fusion

ADP

Mercell

Job description

Wat ga je doen?

Je ondersteunt organisatieonderdelen bij de inzet van tijdelijke medewerkers, in samenwerking met inhuuradviseurs.
Je verwerkt wijzigingen in verschillende systemen.
Je registreert en controleert gegevens van externe medewerkers en onbetaalde stagiaires in MijnHR.
Je beantwoordt vragen en verzoeken van collega’s per e-mail en telefoon.
Je neemt deel aan werkoverleggen en maakt notulen.
Je denkt mee over het verbeteren van processen.

Jouw profiel

Je werkt zelfstandig en nauwkeurig, hebt oog voor resultaat en laat je niet uit het veld slaan door deadlines. Je bent flexibel en administratief vaardig en schakelt graag tussen verschillende werkzaamheden. Ook speel je gemakkelijk in op ontwikkelingen binnen de afdeling.
Je bent klantgericht, werkt planmatig en kunt goed samenwerken. Met je proactieve houding en sterke communicatieve vaardigheden wek je vertrouwen en bied je waar nodig een luisterend oor. Je beheerst de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.

OrganisatieOnze organisatie

Het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO) is de spil van de gemeentelijke organisatie en maakt kaders voor het hele concern. Zij zorgt enerzijds dat het college van burgemeester en wethouders de stad kan besturen en de schakel is tussen de burgers, het stadsbestuur en de gebieden.
Anderzijds is het cluster de schakel met de overige (beleids)clusters op het gebied van bedrijfsvoering. ICT, HR, Facilitaire Zaken, Juridische Zaken, Onderzoek, Financiën, Inkoop en Communicatie zijn gebundeld. Zo levert het cluster haar bijdrage die de organisatie nodig heeft bij het uitvoeren van haar werk voor de stad.
Nu is het tijd om verder te bouwen aan die nieuwe organisatie. Werken in Rotterdam is leuk, werken aan Rotterdam is nog leuker.

Eisen

• Je beschikt over een afgeronde mbo 4-opleiding
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met de uitvoering van administratieve processen
• Je hebt werkervaring met het notuleren en het bewaken van actiepunten
• Je hebt werkervaring met mailcorrespondentie en telefoonafhandeling
• Je hebt werkervaring met administratieve ondersteuning voor de ontwikkeling en uitvoering van het HR-beleid
• Je hebt werkervaring met het signaleren van processen en stelt verbetervoorstellen op ten behoeve van de werkprocessen en informatievoorziening.Je hebt werkervaring met MS Office applicaties als Word, Outlook en Excel

Gunningscriteria

• Je hebt werkervaring als medewerker recruitment of in een functie met ondersteunende HR-werkzaamheden
• Je hebt kennis van geautomatiseerde systemen zoals: Oracle Fusion, ADP en Mercell aanbestedingsplatform