Administratief Medewerker Inkoop

Multiselectpubliek; Hellendoorn; In loco; EUR 26.000 - 34.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Multiselectpubliek zoekt een Administratief Medewerker Inkoop om de uitvoering van reguliere inkooptrajecten te ondersteunen en te zorgen voor een correcte vastlegging volgens beleid en formats.

Je werkt nauw samen met de Inkoopadviseur en interne opdrachtgevers, bewaakt kwaliteit en voortgang, en levert een bijdrage aan spendanalyse voor inzicht in doelmatigheid en rechtmatigheid van inkopen.

Competenze

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
• Minimaal 4 jaar werkervaring met inkoop, aanbestedingen of het begeleiden van inkoopprocessen.
• Aantoonbare kennis van inkoopprocessen en -procedures.
• Aantoonbare kennis van aanbestedingsrecht.
• Relevante aanvullende opleiding op het gebied van inkoop.

Mansioni

• Behandelen van reguliere inkoopvragen via het zaaksysteem InProces.
• Bespreken van inkoopbehoefte met interne opdrachtgever en duidelijkheid voor start inkoopproces creëren.
• Bepalen welke stappen volgen aan de hand van kaders en procedures.
• Zorg dragen voor correcte afronding en vastlegging in het zaaksysteem.
• Functioneren als eerste aanspreekpunt voor vragen over inkopen en het proces.
• Uitleggen van procedures en verantwoordelijkheden.
• Ondersteunen van opdrachtgevers bij eenvoudige inkoopvragen en concreet maken.
• Ondersteunen bij correcte toepassing van procedures en formats.
• Ondersteunen van Inkoopadviseur bij complexe trajecten.
• Toepassen van inkoop- en aanbestedingsbeleid en bijbehorende procedures.
• Signaleren van afwijkingen, risico’s en onrechtmatigheden en tijdig voorleggen.

Conoscenze

Inkoopkennis

Proceskennis

Analytisch vermogen

Formazione

MBO niveau 4

Descrizione del lavoro

Voor de afdeling Bedrijfsvoering, team Inkoop en Contractmanagement, zoeken wij tijdelijk een Administratief Medewerker Inkoop.Als Administratief Medewerker Inkoop ondersteun je een professionele, rechtmatige en doelmatige uitvoering van reguliere inkooptrajecten binnen de vastgestelde kaders van de organisatie. Je beoordeelt zelfstandig de inkoopzaken die via het zaaksysteem worden ingediend wanneer de aanpak kan worden bepaald op basis van bestaand beleid, vastgestelde procedures, standaarden en formats.

Je ondersteunt interne opdrachtgevers bij de start en uitvoering van het inkoopproces, bewaakt de kwaliteit en voortgang en zorgt voor een volledige en navolgbare vastlegging. Daarnaast lever je een bijdrage aan de spendanalyse, waarmee het team Inkoop en contractmanagement (4 medewerkers) en de organisatie inzicht krijgen in de doelmatigheid en rechtmatigheid van de inkoop.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• In behandeling nemen van reguliere inkoopvragen via het zaaksysteem InProces;
• Bespreken van de inkoopbehoefte met de interne opdrachtgever en zorgen dat deze voldoende duidelijk is om het inkoopproces te starten;
• Bepalen welke processtappen moeten worden doorlopen aan de hand van bestaande kaders, procedures en werkwijzen;
• Zorgen voor een correcte afronding en vastlegging van inkooptrajecten in het zaaksysteem;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor reguliere vragen over inkopen en het inkoopproces;
• Uitleggen van procedures, werkwijzen en verantwoordelijkheden;
• Ondersteunen van opdrachtgevers bij eenvoudige inkoopvragen en helpen deze concreet en uitvoerbaar te maken;
• Ondersteunen van opdrachtgevers bij het correct toepassen van vastgestelde procedures en formats;
• Ondersteunen van de Inkoopadviseur bij complexe inkooptrajecten;
• Toepassen van het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid en de bijbehorende procedures;
• Herkennen van situaties waarin de reguliere werkwijze niet volstaat;
• Signaleren van afwijkingen, risico’s en mogelijke onrechtmatigheden en deze waar nodig tijdig voorleggen aan de Inkoopadviseur;
• Navolgbaar vastleggen van gemaakte keuzes en relevante processtappen;
• Binnen de gestelde kaders zelfstandig uitvoeren van een spendanalyse en deze bespreken binnen het team Inkoop;
• Ondersteunen bij het opstellen en actueel houden van de inkoopkalender (capaciteitsplanning);
• Ondersteunen bij het actueel houden van informatie over inkopen en aanbesteden op intranet en de gemeentelijke website.

De Administratief Medewerker Inkoop handelt zelfstandig wanneer de aanpak kan worden bepaald op basis van bestaande kaders, procedures, standaarden en formats. Zodra een inkoopvraagstuk vraagt om een professionele afweging, maatwerk of specialistische expertise, wordt de Inkoopadviseur betrokken. De medewerker signaleert en schaalt tijdig op; per situatie wordt bepaald welke rolverdeling passend is.

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
• Minimaal 4 jaar werkervaring met inkoop, aanbestedingen of het begeleiden van inkoopprocessen;
• Aantoonbare kennis van inkoopprocessen en -procedures;
• Aantoonbare kennis van aanbestedingsrecht;
• Relevante aanvullende opleiding op het gebied van inkoop waarbij Nevi of een gelijkwaardige opleiding.