Administratief medewerker front office & cultuurbeoefening

Werken voor Cultuur; Den Haag; Hybrid; EUR 31,000 - 41,000; Part time

Benefits offered by this job

Pensioen PFZW

Scholingsbudget

Laptop en telefoon

5% eindejaarsuitkering

8% vakantietoeslag

25 vakantiedagen

6 flexibele feestdagen

Job summary

Werken voor Cultuur zoekt een administratief medewerker voor Front Office en Cultuurbeoefening. Je bent het eerste aanspreekpunt, beheert mailboxen en agenda’s en regelt vergader- en evenementenruimtes inclusief catering.

Je werkt 16 uur bij de Front Office en 8 uur als ondersteuning bij Cultuurbeoefening. Bij de Front Office val je hiërarchisch onder de Bestuurssecretaris & Hoofd Front Office en draag je bij aan vlot overleg en efficiënte planning.

Qualifications

• Minimaal mbo werk- en denkniveau.
• Ruime ervaring met Excel, vooral met rapportages en analyses.
• Ervaring met CMS- en CRM-systemen.
• Ervaring in een soortgelijke functie.
• Beheersing van de Nederlandse taal uitstekend.
• Snel schakelen met collega’s en externe partijen.
• Bij voorkeur beschikbaar op dinsdag(middag), donderdag en vrijdag(middag).
• Affiniteit met cultuursector of onderwijs is een pré.
• Woonachtig in Den Haag-regio bij voorkeur.

Responsibilities

• Beheer mailbox, post, agenda’s en telefoon.
• Regel vergader- en evenementenruimtes (incl. catering) en kantoorvoorraad.
• Verwerk losse opdrachten voor andere teams, zoals sollicitatiegesprekken.
• Ondersteun team Cultuurbeoefening met administratieve taken.
• Notuleer bijeenkomsten, stel jaar- en vakantieplanningen op.
• Organiseer bijeenkomsten zoals Haags Cultuur Café, registreer deelnemers en maak naambadges.

Skills

Excel

Rapportage

CMS

CRM-systemen

Klantgerichtheid

Plannen & organiseren

Education

MBO werk- en denkniveau

Tools

CMS

CRM-systemen

Job description

Ben jij de duizendpoot die zorgt dat vergaderingen, bijeenkomsten en ons algemene Front Office als een geoliede machine draaien?

Als administratief medewerker van onze Front Office én van het team Cultuurbeoefening hou je overzicht. Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s en je zorgt dat aanbieders en deelnemers altijd weten waar ze aan toe zijn. Plan je graag, schakel je snel en maak je van losse gegevens een helder overzicht? Dan zoekt Cultuurschakel jou!

Je werkt 16 uur bij de Front Office en 8 uur als ondersteuning bij het team Cultuurbeoefening. Bij de Front Office verdeel en wissel je de werkzaamheden af met een directe collega. Je valt hiërarchisch onder de Bestuurssecretaris & Hoofd Front Office.

Bij onze Front Office ben je het eerste aanspreekpunt voor collega’s. Je beheert de mailboxen, post, agenda’s en telefoon. Je regelt vergader- en evenementenruimtes (inclusief catering) en houdt de kantoorvoorraad op peil. Je pakt tussendoor losse opdrachten op voor andere teams, zoals het inplannen van sollicitatiegesprekken.

Voor het team Cultuurbeoefening verzorg je de administratieve en organisatorische ondersteuning. Je beheert de mailbox, registreert aanmeldingen, verstuurt evaluatieformulieren en plant overleggen en jaargesprekken in. Ook notuleer je bijeenkomsten, stel je jaar- en vakantieplanningen op en ondersteun je bij eindejaarsrapportages.

Daarnaast help je bij de organisatie van bijeenkomsten, zoals het Haags Cultuur Café. Je verzorgt de ontvangst en registratie van deelnemers, maakt deelnemerslijsten en naambadges en verwerkt evaluaties.

Wat vragen wij?

• Je hebt minimaal mbo werk- en denkniveau.
• Je hebt ruime ervaring met Excel, vooral met rapportages en analyses.
• Je werkt vlot in CMS- en CRM-systemen.
• Je hebt ervaring in een soortgelijke functie.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend.
• Je schakelt snel met collega’s en externe partijen.
• Je bent bij voorkeur beschikbaar op dinsdag(middag), donderdag en vrijdag(middag).
• Affiniteit met de cultuursector of het onderwijs is een pré.
• Je woont bij voorkeur in de omgeving van Den Haag, maar dat is geen vereiste.

Verder beschik je over de volgende competenties:

• Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail.
• Je plant en organiseert goed.
• Je bent sociaal en werkt graag samen.
• Je analyseert problemen en denkt in oplossingen.
• Je bent servicegericht en klantvriendelijk.

Wij bieden

• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van 1 jaar. Bij gebleken geschiktheid is er de intentie de arbeidsovereenkomst na 1 jaar om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd.
• Een dienstverband van 24 uur per week: 16 uur bij onze Front Office en 8 uur bij het team Cultuurbeoefening.
• De functie is ingeschaald in schaal 6 van de cao Kunsteducatie: € 2.735,-tot € 3.695,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband (36u).
• Een eindejaarsuitkering van 5% in december en 8% vakantietoeslag in mei.
• 25 vakantiedagen en 6 flexibele feestdagen per jaar op basis van fulltime, met de mogelijkheid extra dagen op te bouwen.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een pensioenregeling bij PFZW, scholingsbudget, een laptop en een telefoon.
• Een fijne werkplek midden in Den Haag, met openbaar vervoer voor de deur of vlakbij.

We geloven in de kracht van verschillende perspectieven, achtergronden en ervaringen. Bij ons komen uiteenlopende levensstijlen, overtuigingen en verhalen samen. Juist die diversiteit maakt ons sterker en zorgt voor nieuwe inzichten. Of je nu je plek al hebt gevonden of nog op zoek bent naar een organisatie die meebeweegt: je bent welkom. Sluit je niet helemaal aan bij het profiel, maar spreekt deze vacature je wel aan? Laat je dan vooral niet tegenhouden en solliciteer. We zijn benieuwd naar jouw verhaal.

Ben je enthousiast over deze vacature? Dan zien we je reactie graag tegemoet!

Sollicitatieproces

Op 18 of 19 november ontvang je van ons een reactie.

De gesprekken vinden plaats op maandag 23 november bij ons op locatie in Den Haag.