Administratief Coördinator Vastgoed

Amsterdam Platform Creation; Amsterdam; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Laptop

Telefoon

Pensioenregeling

Veel zelfstandigheid

Job summary

Amsterdam Platform Creation zoekt een Coördinator Vastgoedbeheer om vanuit kantoor de administratieve, coördinerende en bewakende werkzaamheden op zich te nemen. Je werkt nauw samen met de Operationeel Vastgoedbeheerder en de Finance-afdeling, en hebt veel contact met huurders, monteurs en leveranciers.

De rol focust op opvolging, coördinatie en administratie en vereist nauwkeurigheid, initiatief en plezier in uitzoeken en regelen.

Qualifications

• Nauwkeurige en georganiseerde werkstijl met administratieve vaardigheden.
• Proactief handelen en resultaten opleveren.
• In staat om te schakelen tussen lopende werkzaamheden en prioriteiten.
• Klantgericht communiceren en professioneel samenwerken.
• Comfortabel met digitale systemen, e-mail en Excel.

Responsibilities

• storingsmeldingen van begin tot eind administratief begeleiden;
• informatie opvragen bij huurders en informeren over planning en voortgang;
• monteurs en leveranciers inplannen en opvolgen;
• onderhoud en periodieke keuringen plannen en bewaken;
• werkbonnen, rapportages, certificaten en keuringsrapporten opvragen;
• quieting van certificaten en openstaande acties bewaken;
• vastgoed- en onderhoudsdossiers actueel houden;
• servicekosten voorbereiden en facturen controleren;
• Finance ondersteunen bij vastgoedgerelateerde administratie en facturen;
• nutsvoorzieningencontracts beheren en meterstanden bijhouden;
• problemen met nutsfacturen en aansluitingen oplossen;
• administratieve factuurproblemen met leveranciers oplossen.

Skills

Nauwkeurig

Georganiseerd

Administratief sterk

Proactief

Schakelen tussen meerdere taken

Klantgericht

Communicatief vaardig

Excel

Digitale systemen

Tools

Excel

Job description

Ben jij administratief sterk, houd je graag overzicht en zorg je ervoor dat openstaande zaken ook daadwerkelijk worden afgerond?

Dan is dit jouw kans op een veelzijdige functie binnen het vastgoedteam van Amsterdam Platform Creation (APC).

APC, opgericht in 2020, investeert strategisch in fintechbedrijven en beheert daarnaast een vastgoedportefeuille met winkel- en kantoorpanden verspreid over Nederland.

Voor het dagelijkse beheer van deze portefeuille hebben wij een Operationeel Vastgoedbeheerder in dienst. Omdat deze rol zich steeds meer richt op huurders, locaties, onderhoudspartijen en operationele vraagstukken, zoeken wij een Coördinator Vastgoedbeheer die vanuit kantoor de administratieve, coördinerende en bewakende werkzaamheden op zich neemt.

Jij bent degene die overzicht houdt en zorgt dat zaken worden opgevolgd. Je werkt nauw samen met onze Operationeel Vastgoedbeheerder en Finance afdeling en hebt veel contact met huurders, monteurs, leveranciers, nutsbedrijven en andere externe partijen.

De nadruk ligt op opvolging, coördinatie en administratie. Je hoeft geen technisch vastgoedexpert te zijn: belangrijker is dat je nauwkeurig werkt, initiatief neemt en het leuk vindt om zaken uit te zoeken en te regelen. Je werkt voornamelijk vanuit kantoor, maar bezoekt jaarlijks al onze panden om een goed beeld te houden van de portefeuille.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• storingsmeldingen van begin tot eind administratief begeleiden;
• informatie opvragen bij huurders en hen informeren over planning en voortgang;
• monteurs en leveranciers inplannen en opvolgen;
• regulier onderhoud en periodieke keuringen plannen en bewaken;
• werkbonnen, rapportages, certificaten en keuringsrapporten opvragen;
• geldigheid van certificaten en openstaande acties bewaken;
• vastgoed- en onderhoudsdossiers actueel houden;
• servicekosten voorbereiden en facturen en onderbouwingen verzamelen en controleren;
• Finance ondersteunen bij de voorbereiding en controle van vastgoedgerelateerde administraties en facturen;
• nutsvoorzieningencontracten, meterstanden en aansluitgegevens beheren;
• problemen met nutsfacturen, contracten en aansluitingen uitzoeken;
• administratieve factuurproblemen met leveranciers oplossen.

Kortom: jij zorgt ervoor dat niets tussen wal en schip valt en dat de administratieve kant van het vastgoedbeheer goed aansluit op Finance.

Wat neem jij mee?

Voor deze functie vinden we jouw manier van werken belangrijker dan een specifieke opleiding.

• Je bent nauwkeurig, georganiseerd en administratief sterk;
• je bent proactief en houdt ervan om zaken af te ronden;
• je kunt goed schakelen tussen verschillende lopende werkzaamheden;
• je bent klantgericht en communicatief vaardig;
• je werkt gemakkelijk met digitale systemen, e-mail en Excel;
• je beheerst de Nederlandse taal goed;
• ervaring met vastgoed, facilitair beheer, planning, administratie of finance is een pre;
• Een functie van circa 24-40 uur per week;
• de mogelijkheid om 3-5 dagen te werken of de uren over 5 dagen te verdelen (bijvoorbeeld 5 dagen van 9 tot 3 uur);
• je werkt vanuit kantoor, met flexibiliteit in de indeling van je uren;
• laptop, telefoon en een goede pensioenregeling;
• veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid;
• de kans om brede praktijkervaring op te doen binnen vastgoedbeheer;

Je werkt in deze rol nauw samen met onze Operationeel Vastgoedbeheerder en Finance afdeling. Waar de Operationeel Vastgoedbeheerder vooral operationeel en regelmatig op locatie actief is, zorg jij vanuit kantoor dat planning, opvolging, administratie en de aansluiting met Finance goed georganiseerd zijn.