Coördinator Vastgoed

Amsterdam Platform Creation; Amsterdam; On-site; EUR 36,000 - 52,000; Full time

Job summary

APC zoekt een Coördinator Vastgoed om het kantoor- en portefeuillebeheer te ondersteunen vanuit Amsterdam. Je bewaakt planning, administratie en communicatie met huurders, monteurs en leveranciers en werkt nauw samen met de Operationeel Vastgoedbeheerder en Finance.

Je hoeft geen technisch vastgoedexpert te zijn; nauwkeurig werken en initiatief nemen staan centraal. Je bezoekt af en toe panden en houdt de dossiers actueel.

Qualifications

• Je bent nauwkeurig, georganiseerd en administratief sterk.
• Proactief en houdt ervan om zaken af te ronden.
• Je kunt goed schakelen tussen verschillende lopende werkzaamheden.
• Je bent klantgericht en communicatief vaardig.
• Je werkt gemakkelijk met digitale systemen, e-mail en Excel.
• Je beheerst de Nederlandse taal goed.
• Ervaring met vastgoed, facilitair beheer, planning, administratie of finance is een pre.

Responsibilities

• Storingsmeldingen van begin tot eind administratief begeleiden.
• Informatie opvragen bij huurders en hen informeren over planning en voortgang.
• Monteurs en leveranciers inplannen en opvolgen.
• Regulier onderhoud en periodieke keuringen plannen en bewaken.
• Werkbonnen, rapportages, certificaten en keuringsrapporten opvragen.
• Geldigheid van certificaten en openstaande acties bewaken.
• Vastgoed- en onderhoudsdossiers actueel houden.
• Servicekosten voorbereiden en facturen en onderbouwingen verzamelen en controleren.
• Finance ondersteunen bij de voorbereiding en controle van vastgoedgerelateerde administraties en facturen.
• Nutsvoorzieningencontracten, meterstanden en aansluitgegevens beheren.
• Problemen met nutsfacturen, contracten en aansluitingen uitzoeken.
• Administratieve factuurproblemen met leveranciers oplossen.

Skills

Nauwkeurig

Georganiseerd

Administratief sterk

Proactief

Communicatief vaardig

Klantgericht

Excel

Digitale systemen

Tools

Excel

Job description

Bij APC zijn we op zoek naar een Coördinator Vastgoed om ons team te versterken.

Benjijadministratiefsterk,houdjegraagoverzichtenzorgje ervoordatopenstaandezakenookdaadwerkelijkworden afgerond?

DanisditjouwkansopeenveelzijdigefunctiebinnenunitvastgoedteamvanAmsterdamPlatformCreation(APC).

Overons

APC,opgerichtin2020,investeertstrategischinfintechbedrijven enbeheertdaarnaasteenvastgoedportefeuillemetwinkel-enkantoorpandenverspreidoverNederland.

Voorhetdagelijksebeheervandezeportefeuillehebbenwijeen OperationeelVastgoedbeheerderindienst.Omdatdezerolzich steedsmeerrichtophuurders,locaties,onderhoudspartijenen operationelevraagstukken,zoekenwijeenCoördinator Vastgoedbeheerdievanuitkantoordeadministratieve,coördinerendeenbewakendewerkzaamhedenopzichneemt.

Jouw rol

Jij bent degene die overzicht houdt en zorgt dat zaken worden opgevolgd. Je werkt nauw samen met onze Operationeel Vastgoedbeheerder en Finance afdeling en hebt veel contact met huurders, monteurs, leveranciers, nutsbedrijven en andere externe partijen.

De nadruk ligt op opvolging, coördinatie en administratie. Je hoeft geen technisch vastgoedexpert te zijn: belangrijker is dat je nauwkeurig werkt, initiatief neemt en het leuk vindt om zaken uit te zoeken en te regelen. Je werkt voornamelijk vanuit kantoor, maar bezoekt jaarlijks al onze panden om een goed beeld te houden van de portefeuille.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Storingsmeldingen van begin tot eind administratief begeleiden;
• Informatie opvragen bij huurders en hen informeren over planning en voortgang;
• Monteurs en leveranciers inplannen en opvolgen;
• Regulier onderhoud en periodieke keuringen plannen en bewaken;
• Werkbonnen, rapportages, certificaten en keuringsrapporten opvragen;
• Geldigheid van certificaten en openstaande acties bewaken;
• Vastgoed- en onderhoudsdossiers actueel houden;
• Servicekosten voorbereiden en facturen en onderbouwingen verzamelen en controleren;
• Finance ondersteunen bij de voorbereiding en controle van vastgoedgerelateerde administraties en facturen;
• Nutsvoorzieningencontracten, meterstanden en aansluitgegevens beheren;
• Problemen met nutsfacturen, contracten en aansluitingen uitzoeken;
• Administratieve factuurproblemen met leveranciers oplossen.

Kortom: jij zorgt ervoor dat niets tussen wal en schip valt en dat de administratieve kant van het vastgoedbeheer goed aansluit op Finance.

Wat neem jij mee?

Voor deze functie vinden we jouw manier van werken belangrijker dan een specifieke opleiding.

• Je bent nauwkeurig, georganiseerd en administratief sterk;
• Je bent proactief en houdt ervan om zaken af te ronden;
• Je kunt goed schakelen tussen verschillende lopende werkzaamheden;
• Je bent klantgericht en communicatief vaardig;
• Je werkt gemakkelijk met digitale systemen, e-mail en Excel;
• Je beheerst de Nederlandse taal goed;
• Ervaring met vastgoed, facilitair beheer, planning, administratie of finance is een pre.

Wat krijg je?

• Een functie van circa 24-40 uur per week;
• de mogelijkheid om 3-5 dagen te werken of de uren over 5 dagen te verdelen (bijvoorbeeld 5 dagen van 9 tot 3 uur);
• je werkt vanuit kantoor, met flexibiliteit in de indeling van je uren;
• 25 vakantiedagen op fulltimebasis;
• laptop, telefoon en een goede pensioenregeling;
• veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid;
• de kans om brede praktijkervaring op te doen binnen vastgoedbeheer.

Je werkt in deze rol nauw samen met onze Operationeel Vastgoedbeheerder en Finance afdeling. Waar de Operationeel Vastgoedbeheerder vooral operationeel en regelmatig op locatie actief is, zorg jij vanuit kantoor dat planning, opvolging, administratie en de aansluiting met Finance goed georganiseerd zijn.