Asistente De Dirección Y Recepción

The Big Jobsite; Huixquilucan de Degollado; On-site; MXN 312,000 - 357,000; Full time

Job summary

The Big Jobsite busca un/a Asistentea Dirección para brindar soporte de alto nivel a la Dirección, gestionar agendas y coordinar reuniones y eventos. Se atenderán clientes, visitas y proveedores manteniendo la imagen corporativa y la confidencialidad en todo momento.

Se requiere licenciatura en áreas afines, 3 a 5 años de experiencia y dominio de Microsoft 365 o Google Workspace. Modalidad presencial en oficina en Paseo Interlomas, Huixquilucan, Estado de México.

Qualifications

• Formación académica en áreas afines (Administración, Comunicación, RR. PP., Turismo y Hospitalidad).
• Experiencia de 3 a 5 años como asistente de dirección o recepcionista corporativa con exposición a alta dirección.
• Conocimientos en Microsoft 365 o Google Workspace a nivel intermedio-avanzado (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams).
• Gestión de agendas, protocolo, atención a clientes y manejo de información confidencial.

Responsibilities

• Asistencia ejecutiva a la Dirección y soporte en la gestión de agenda, reuniones y compromisos.
• Preparación de juntas: agendas, material de apoyo, presentaciones, minutas y seguimiento de acuerdos.
• Filtrado y atención de correos y llamadas de la Dirección con criterio y confidencialidad.
• Recepción y atención a visitantes de alto nivel, proveedores y clientes manteniendo la imagen de la empresa.
• Gestión del conmutador y correo general, canalizando solicitudes a áreas correspondientes.
• Control de accesos, registro de visitantes y coordinación de salas de juntas.
• Archivo y control documental; apoyo en logística de eventos y comidas ejecutivas.

Skills

Discreción y confidencialidad

Comunicación ejecutiva

Gestión de agendas

Atención a directivos

Microsoft 365 / Google Workspace

Education

Licenciatura en Administración, Comunicación, Relaciones Públicas, Turismo y Hospitalidad o afín

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Teams

Job description

Asegurar la operación fluida y la imagen institucional de la empresa, brindando soporte ejecutivo de alto nivel a la Dirección y proyectando profesionalismo desde la recepción. Garantizar gestión impecable de agenda y los compromisos de Dirección, una atención cálida y protocolaria a clientes, directivos y visitantes. Responsabilidades Asistencia ejecutiva a la DirecciónGestión integral de la agenda: citas, reuniones, llamadas y compromisos, priorizando según relevancia estratégica y anticipando conflictos.Preparación de juntas: agendas, material de apoyo, presentaciones, minutas y seguimiento de acuerdos.Filtrado y atención de correos, llamadas y correspondencia de Dirección con criterio y confidencialidad.Redacción de cartas, reportes y documentos ejecutivos- Recepción y atención a visitantes de alto nivel Recibir con protocolo a clientes, directivos, proveedores, candidatos y visitantes, representando la imagen de la empresa.Atención del conmutador y del correo de contacto general, canalizando cada solicitud al área correspondiente.Control de accesos y registro de visitantes; coordinación de salas de juntas y servicio de cortesía.Cuidado de la presentación y el orden de la recepción, salas de juntas y áreas comunes. Coordinación administrativa y seguimiento Seguimiento de pendientes, acuerdos y compromisos de Dirección con las distintas áreas hasta su cierre.Coordinación con diversas áreas para atender solicitudes de Dirección.Control de archivo físico y digital: contratos, documentos confidenciales y gestión de firmas.Gestión de proveedores de oficina y control de gastos menores; apoyo en la logística de eventos y comidas ejecutivas. Confidencialidad y manejo de información sensible Resguardo de información estratégica, financiera y de personal a la que se tiene acceso.Cumplimiento de políticas de confidencialidad, protección de datos y seguridad de la información.Discreción absoluta en conversaciones, documentos y decisiones de Dirección. Representación y relaciones institucionales Ser el primer punto de contacto de la empresa con clientes y aliados estratégicos.Manejo con criterio y cordialidad de situaciones delicadas, urgentes o de alta sensibilidad.Mantener actualizado el directorio de contactos clave y cuidar los detalles protocolarios de Dirección. Perfil del puesto Formación académica: Licenciatura en Administración, Comunicación, Relaciones Públicas, Turismo y Hospitalidad o afín.Presentación:Inglés: IntermedioExperiencia profesional:3 a 5 años como asistente de dirección, asistente ejecutiva(o) o recepcionista corporativa con exposición a alta dirección.Experiencia en atención a directivos, clientes corporativos y visitantes de alto nivel.Manejo de agendas complejas, viajes y logística de eventos corporativos.Conocimientos específicos:Paquetería Microsoft 365 o Google Workspace a nivel intermedio - avanzado (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams).Gestión de agendas y calendarios compartidos.Protocolo, etiqueta empresarial y servicio al cliente.Redacción ejecutiva y ortografía impecable en español e inglés.Organización de viajes, reuniones y eventos corporativos.Archivo y control documental; operación de conmutador y telefonía IP.CompetenciasDiscreción, confidencialidad e integridad.Excelente presentación personal y trato cordial y profesional.Comunicación ejecutiva, verbal y escrita.Organización, priorización y capacidad de anticipación.Proactividad, iniciativa y resolución de problemas.Manejo de presión y múltiples prioridades; orientación al servicio. Condiciones de trabajo Sueldo: $28,000 - $32,000 netos + PL (depende de conocimientos, experiencia y habilidades).Modalidad presencial en oficina.Zona de trabajo: Paseo Interlomas. Huixquilucan, Estado de México.Lunes a Viernes: 9am 7pm.

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