ASISTENTE DE DIRECCIÓN

Colegiosrc; Puebla de Zaragoza; On-site; MXN 167,000 - 279,000; Full time

Job summary

Universidad Anáhuac Puebla busca un/a Asistente Ejecutivo/a para apoyar la Dirección de Internacionalización y el Centro de Lenguas. Coordinará la agenda institucional, gestionará la documentación y organizará reuniones y viajes, asegurando el cumplimiento de objetivos de internacionalización.

El puesto requiere experiencia en administración, atención a clientes internos y externos, y habilidades de organización.

Qualifications

• Titulación solicitada: Superior en Administración, Comunicación, Mercadotecnia y Área Digital.
• Conocimiento en administración y manejo de documentos.
• Conocimientos de plataformas y herramientas de oficina.

Responsibilities

• Administrar la agenda ejecutiva del área.
• Coordinar la logística de viajes, eventos y visitas oficiales.
• Gestionar procesos administrativos de la Dirección y del Centro de Lenguas.
• Administrar la correspondencia y el archivo físico y digital.
• Apoyar el seguimiento de proyectos estratégicos y preparar información ejecutiva.
• Atender y coordinar con profesores, clientes externos e internos, becarios y áreas institucionales.
• Creación y gestión de contenido para redes sociales oficiales del área.

Skills

Administración

Gestión documental

Coordinación de agenda

Atención a socios

Comunicación (es, ing)

Organización de reuniones

Planificación de viajes

Education

Superior en Administración, Comunicación, Mercadotecnia y Área Digital

Tools

Microsoft Word

Excel

PowerPoint

Correo/Email

Job description

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Brindar apoyo ejecutivo, administrativo y logístico a la Dirección de Internacionalización y Centro de Lenguas, coordinando la agenda institucional, la gestión documental, la organización de reuniones, viajes nacionales e internacionales, proyectos estratégicos y la atención a socios nacionales e internacionales, garantizando el funcionamiento eficiente de la Dirección y contribuyendo al cumplimiento de los objetivos de internacionalización de la Universidad Anáhuac Puebla.

• Administrar la agenda ejecutiva del área, coordinando reuniones, compromisos institucionales y seguimiento de acuerdos con áreas universitarias y organismos externos.
• Coordinar la logística de viajes, eventos y visitas oficiales, gestionando itinerarios, reservaciones, documentación migratoria y atención protocolaria a participantes nacionales e internacionales. De igual forma dar seguimiento a los eventos de la dirección con las instancias internas y externas de la institución.
• Gestionar los procesos administrativos de la Dirección y del Centro de Lenguas, incluyendo compras, pagos, contratos, presupuestos, viáticos y comprobaciones conforme a las políticas institucionales.
• Administrar la correspondencia y el archivo físico y digital, elaborando comunicaciones en español e inglés, coordinando envíos y garantizando el resguardo de documentos oficiales y confidenciales.
• Apoyar el seguimiento de proyectos estratégicos y preparar información ejecutiva, integrando minutas, reportes, indicadores y presentaciones para reuniones, evaluaciones, acreditaciones y auditorías.
• Brindar atención y facilitar la coordinación con profesores, clientes externos e internos, becarios, áreas universitarias e instituciones nacionales e internacionales, dando seguimiento oportuno a sus solicitudes y actividades.
• Creación y gestión de contenido para redes sociales oficiales del área y en coordinación con comunicación institucional.

Superior en Administración, Comunicación, Mercadotecnia y Área Digital.

Deseable - Conocimiento general en administración y manejo de documentos - 1 a 3 años

Indispensable - Organización de juntas y eventos (logística, convocatorias, ejecución del evento etc.) - 3 a 5 años

Indispensable - Administración (presupuestos y gastos) - 1 a 3 años

Indispensable - Atención a cliente interno y externo - 1 a 3 años

Indispensable - Asistente ejecutivo - 1 a 3 años

CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS Y/O CERTIFICACIONES

Deseable - Conocimiento de los procesos y procedimientos del área

Indispensable - Conocimiento de plataforma Microsoft (Word, Excel, Power Point, entre otros)

Deseable - Plataformas de redes sociales

Deseable - Elaboración de reportes de información consolidada

Deseable - Logística y organización de eventos

No requiere

Orientación al servicio (Nivel 3)

Orientación al cliente (Nivel 3)

Capacidad de planificación y organización (Nivel 3)

10. OTROS REQUISITOS

El asistente de dirección del área de Internacionalización y Centro de Lenguas tiene que ser una persona adaptable, orientada a objetivos y con capacidad de trabajar bajo presión. El puesto requiere adminsitrar multiples prioridades a la vez y dar seguimiento y control a las prioridades del área. El asistente del área tiene que tener conocimientos para la atención y recepción protocolaria de visitantes nacionales e internacionales como pueden ser autoridades universitarias, profesores extranjeros. Finalmente, esta persona tiene que tener habilidades de adaptabilidad para llevar a cabo las funciones y crecimiento del área.

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