Asistente administrativo

Kelly México; Región Centro; On-site; MXN 247,000 - 295,000; Full time

Job summary

Kelly México busca un Asistente Administrativo con experiencia en gestión de actividades administrativas, coordinación de reuniones y eventos, atención a visitantes y proveedores. Será responsable de apoyar en la organización de viajes, control de inventarios y actualización de directorios. La posición es presencial, con horario de L-V de 8:00 a.m.

a 5:00 p.m. y contrato de 1 año con posibilidad de ampliarse. Salario bruto mensual de $24,286 MXN.

Qualifications

• Experiencia mínima de 2 años en puesto similar.
• Manejo de Microsoft Office y Excel; SharePoint.
• Inglés básico para trato con personas.
• Orientación al servicio al cliente.
• Buena gestión del tiempo y organización.
• Disponibilidad para trabajo presencial.

Responsibilities

• Atender y canalizar llamadas telefónicas.
• Organizar y programar citas.
• Toma detallada de minutas en reuniones.
• Apoyar en la comunicación y organización de eventos.
• Redactar y distribuir correos electrónicos, cartas y formularios.
• Gestionar reservaciones y preparativos de viajes.
• Elaborar y conciliar reportes de inventario.
• Ser el contacto principal para visitantes y proveedores.
• Solicitar salas de juntas para visitas y reuniones con proveedores.
• Solicitar órdenes de compra y dar seguimiento a proveedores.
• Gestionar servicios de comidas, transporte, hospedaje y otras actividades para visitas o eventos.
• Coordinar paquetería y mensajería.
• Mantener actualizado el directorio de proveedores.

Skills

Orientación al servicio al cliente

Gestión del tiempo

Capacidad de organización

Inglés básico

Tools

Microsoft Office

Excel

SharePoint

Herramientas de colaboración digital

Job description

Estamos en búsqueda de un Asistente Administrativo con experiencia en gestión de actividades administrativas, coordinación de reuniones y eventos, atención a visitantes y proveedores, manejo de correspondencia y seguimiento a órdenes de compra. Será responsable de apoyar en la organización de viajes, control de inventarios, gestión de servicios y actualización de directorios.

• Salario: $ 24,286 brutos mensuales.
• Horario: Lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m | Horario de comida: 1:00 p.m. a 2:00 p.m.
• Modalidad: Presencial.
• Ubicación: Blvd. Puerta de Hierro Zapopan, Jal.
• Tipo de contrato: 1 año con posibilidad de ampliarse.

Actividades principales:

• Atender y canalizar llamadas telefónicas.
• Organizar y programar citas.
• Apoyar en reuniones mediante la toma detallada de minutas.
• Apoyar en la comunicación y organización de eventos.
• Redactar y distribuir correos electrónicos, cartas y formularios.
• Gestionar reservaciones y preparativos de viajes.
• Elaborar y conciliar reportes de inventario.
• Ser el contacto principal para recibir a visitantes y proveedores.
• Solicitar salas de juntas para visitas y reuniones con proveedores.
• Solicitar órdenes de compra y dar seguimiento a proveedores.Gestionar servicios de comidas de trabajo, transporte, hospedaje y otras actividades para visitas o eventos.
• Coordinar servicios de paquetería y mensajería.
• Administrar la lista de contactos de emergencia.
• Mantener actualizado el directorio telefónico de proveedores.
• Apoyar a los empleados con la validación de boletos de estacionamiento.
• Controlar las existencias de insumos de cocina y artículos

Requerimientos de la vacante:

• Manejo de Microsoft Office y conocimientos de herramientas de Microsoft 365 como usuario, especialmente Excel y SharePoint.
• Inglés básico para tratar con personas y dar indicaciones.
• Conocimiento de herramientas de colaboración digital.
• Orientación al servicio al cliente.
• Habilidades de gestión del tiempo.
• Capacidad de organización.
• Disponibilidad para trabajar de manera presencial; no se ofrece modalidad de trabajo remoto.
• 2 años de experiencia con un puesto similar.