Responsabile reception

Tenuta Montemagno Relais; Montemagno Monferrato; On-site; EUR 42,000 - 65,000; Full time

Job summary

Tenuta Montemagno Relais cerca un/a leader per guidare il Front Office, le prenotazioni, gruppi & eventi, concierge e il portiere di notte, riportando direttamente alla Direzione del Relais.

La figura coordinerà le operazioni quotidiane, gestirà eventi e incontri con ospiti, offrendo assistenza e garantendo la massima soddisfazione durante tutto il guest journey.

Qualifications

• Esperienza pregressa in ruoli di supervisione o management nel ricevimento di hotel/resort di lusso.

Responsibilities

• Guidare il piccolo team di Front Office organizzandone il lavoro e motivandolo a fornire un servizio efficiente e di alta qualità a tutti gli ospiti.

Skills

Leadership

Supervisione

Gestione team

Organizzazione

Comunicazione

Inglese

Italiano

Concierge

Front Office

Eventi

Tools

Hotel Software

MS Office

Job description

Descrizione del ruolo

Il ricevimento è il cuore della Tenuta Montemagno, che accoglie l’ospite e ne cura il soggiorno per rendere unica e memorabile ogni esperienza. Cerchiamo un/una leader che sappia rappresentare pienamente il senso dell’ospitalità Tenuta Montemagno al fine di raggiungere l’obiettivo operativo e assicurando la massima soddisfazione dell’ospite. La figura che cerchiamo si occuperà dell’accoglienza, dell’organizzazione e coordinamento delle operazioni quotidiane del ricevimento, del servizio prenotazioni, degli eventi, della concierge e del portiere di notte. Il ruolo riporta direttamente alla Direzione del Relais.

Le principali responsabilità del ruolo includono:

• guidare il piccolo team di Front Office (che si occupa di Ricevimento, Prenotazioni, Gruppi & Eventi, Concierge e Notti) organizzandone il lavoro e motivandolo a fornire un servizio efficiente e di alta qualità a tutti gli ospiti di Tenuta Montemagno
• agire come modello di riferimento del reparto Front Office, di dare l’esempio ai collaboratori dimostrando un atteggiamento positivo, proattivo e professionale in qualsiasi momento.
• offrire la migliore assistenza possibile agli ospiti, garantendo visibilità e disponibilità, stabilendo con loro un rapporto cordiale, professionale e duraturo
• aggiornare e migliorare le procedure operative del reparto
• supportare tutti i reparti operativi fornendo la massima assistenza e disponibilità agli ospiti interni
• organizzare, coordinare e pianificare eventi e gruppi, garantendo la completa soddisfazione degli ospiti.
• organizzare site-inspections, visite guidate in hotel con potenziali clienti, mantenendo con loro solide relazioni professionali
• negoziare blocchi di camere, tariffe, spazi per eventi, menu e servizi del resort secondo le esigenze degli organizzatori e dell’hotel.
• organizzare e preparare contratti ed Ordini di Servizio per gruppi ed eventi quando necessario.
• garantire una comunicazione costante tra la squadra del Front Office e gli altri reparti
• supportare la squadra nella gestione delle prenotazioni, degli ospiti in arrivo ed in partenza quando necessario
• verificare che la comunicazione digitale (via email, Whatsapp, Vertical Booking e/o altri sistemi digitali aziendali) venga effettuata regolarmente nelle diverse fasi del “guest journey”, dalla comunicazione pre-soggiorno al check-out
• pianificare gli orari di servizio ed organizzare l’adeguata copertura dei turni in base ai flussi di arrivi e partenze; gestire il piano ferie annuale
• organizzare e condurre riunioni periodiche con il personale riguardanti, ad esempio: eventi futuri, discussione degli Ordini di Servizio, segnalazione ospiti VIP in arrivo, gestione esigenze formative, standards di servizio, piani ferie.
• gestire con efficienza le richieste, le situazioni critiche e le lamentele degli ospiti, assicurando una risoluzione completa e soddisfacente.
• esaminare le prestazioni lavorative quotidiane della squadra
• organizzare il passaggio di consegne tra i turni
• identificare le esigenze formative dei membri della squadra e organizzare sessioni di formazione pratica per il reparto quando necessario
• effettuare valutazioni e discussioni periodiche della performance dei collaboratori
• analizzare i commenti, le opinioni, i risultati GSS Qualitando e delle recensioni raccolte tramite Data Appeal Suite e condividerli con i collaboratori
• svolgere altre ragionevoli attività manageriali e progetti inerenti al ruolo assegnati dalla Direzione

Chi cerchiamo:

Il candidato/a ideale ha:

• esperienza pregressa in ruoli di supervisione o management maturata nel Ricevimento di hotels/resort di lusso; preferibile esperienza nella gestione degli Eventi.
• mentalità aperta al cambiamento ed all’innovazione, impegnato/a, con buone capacità di gestione del tempo, organizzazione e comunicazione, leadership, ambizione alla crescita professionale.
• conoscenza fluente di inglese ed italiano. La conoscenza di altre lingue è un ulteriore vantaggio
• capacità di mantenere un atteggiamento positivo in un ambiente di lavoro gratificante ma esigente.
• capacità di coordinare i reparti assegnando compiti e priorità diverse.
• capacità di lavorare in squadra
• propensione alla risoluzione dei problemi
• Conoscenza di software gestionale alberghiero
• Conoscenza del pacchetto Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Publisher).