Production Assistant

QN Media; Lombardia; On-site; EUR 24,000 - 26,000; Full time

Benefits offered by this job

Buoni pasto

Job summary

QN Media di Milano cerca un/una Production Assistant da inserire nel team Eventi. Sarai il punto di riferimento logistico per gli eventi, coordinando attività dalla gestione degli speaker alle operazioni sul backstage.

Garantirai la precisione delle schedule, gestirai accrediti, rooming list e call sheet, supportando l’Event Manager nelle attività di rendicontazione quotidiana. Richiesta esperienza 2–3 anni in ambito eventi e disponibilità a trasferte e orari flessibili.

Qualifications

• Esperienza: 2–3 anni in contesti Eventi e Organizzazione.
• Competenze organizzative: pianificazione, gestione del tempo e puntualità nel rispetto delle scadenze.
• Competenze informatiche: uso avanzato di Pacchetto Office (Excel, Word, PowerPoint).
• Flessibilità e disponibilità a trasferte e a orari flessibili durante gli eventi.

Responsibilities

• Gestire contatti e corrispondenza con speaker e relatori (conferme, briefing, presentazioni, liberatorie).
• Gestire sistema di accrediti e pass di produzione.
• Accogliere e assistere speaker all'arrivo in location, rispettando la scaletta.
• Garantire flusso ordinato nel backstage durante allestimenti e eventi.
• Supervisionare esigenze di hospitality e logistica spostamenti (transfer, hotel, aeroporti).
• Gestire prenotazioni alberghiere e rooming lists.
• Redigere e distribuire Call Sheet di produzione e liste di accrediti.
• Mantenere database di contatti, schede speaker e liste accrediti.
• Supportare l'Event Manager nelle attività amministrative e rendicontazione.

Skills

Organizzazione e gestione del tempo

Pianificazione

Competenza office

Problem solving

Tools

Excel

Word

PowerPoint

Job description

Siamo alla ricerca di un/a Production Assistant da inserire nel nostro team Eventi.

Principali Responsabilità e Mansioni

Sarai il punto di riferimento della logistica degli eventi a tutto tondo, attraverso le seguenti attività:

• Gestire il contatto e la corrispondenza con gli speaker/relatori (invii di conferme, briefing, raccolta presentazioni e liberatorie)
• Gestire il sistema di accrediti e pass di produzione
• Accogliere e assistere gli speaker al loro arrivo in location, assicurandosi che rispettino le tempistiche di scaletta
• Assicurare un flusso ordinato ed efficiente nel backstage durante le giornate di allestimento ed evento
• Supervisionare le esigenze di hospitality
• Organizzare la logistica degli spostamenti (transfer da/per aeroporti, stazioni, hotel e location)
• Gestire le prenotazioni alberghiere e i relativi elenchi di rooming list
• Redigere, aggiornare e distribuire le Call Sheet ufficiali di produzione (orari di convocazione staff, fornitori, speaker e scalette operative)
• Mantenere aggiornati i database dei contatti di produzione, schede speaker e liste accrediti
• Supportare la figura di Event Manager nelle attività amministrative e di rendicontazione giornaliera
• Esperienza: 2–3 anni di esperienza in realtà strutturate in ambito Eventi e Organizzazione
• Competenze organizzative: capacità di pianificazione, gestione del tempo e precisione nel rispetto delle scadenze
• Competenze informatiche: padroneggiamento del Pacchetto Office (Excel, Word, PowerPoint)
• Flessibilità, attenzione ai dettagli e problem solving
• Disponibilità: Disponibilità a trasferte e a lavorare su orari flessibili durante i giorni degli eventi (inclusi weekend o serali, se necessario)

Sede di lavoro: Milano, Corso Buenos Aires 54

Contratto a tempo indeterminato ; ccnl grafico-editori

Buoni pasto

Ral 24-26 commisurata sulla base dell’esperienza