Production Assistant

QN Media; Bologna; On-site; EUR 24,000 - 26,000; Full time

Benefits offered by this job

Buoni pasto

Job summary

QN Media cerca un/a Production Assistant da inserire nel team Eventi a Bologna. Ruolo chiave per la logistica e il coordinamento con speaker, staff e fornitori, con focus su accrediti, pass e backstage.

Richiesta esperienza di 2–3 anni in contesti eventi, ottime capacità organizzative e conoscenza del Pacchetto Office. Sede di lavoro: Bologna; contratto a tempo indeterminato; buoni pasto.

Qualifications

• Competenze organizzative e gestione del tempo.
• Capacità di problem solving e attenzione ai dettagli.
• Buone doti comunicative e relazionali nel coordinare staff e speaker.

Responsibilities

• Gestire contatto e corrispondenza con speaker/relatori (invii di conferme, briefing, raccolta presentazioni e liberatorie)
• Gestire sistema di accrediti e pass di produzione
• Accogliere e assistere gli speaker al loro arrivo in location, rispettando la scaletta
• Assicurare flusso ordinato nel backstage durante allestimenti ed evento
• Supervisionare hospitality e logistica spostamenti (transfer aeroporto/hotel/location)
• Gestire prenotazioni alberghiere e rooming list
• Redigere/aggiornare Call Sheet di produzione per staff, fornitori, speaker
• Mantenere database contatti produzione, schede speaker e liste accrediti
• Supportare Event Manager in attività amministrative e rendicontazione giornaliera
• Disponibilità a trasferte e orari flessibili durante gli eventi

Skills

Organizzazione

Gestione tempo

Problem solving

Comunicazione

Logistica eventi

Tools

Excel

Word

PowerPoint

Job description

Siamo alla ricerca di un/a Production Assistant da inserire nel nostro team Eventi.

Principali Responsabilità e Mansioni

Sarai il punto di riferimento della logistica degli eventi a tutto tondo, attraverso le seguenti attività:

• Gestire il contatto e la corrispondenza con gli speaker/relatori (invii di conferme, briefing, raccolta presentazioni e liberatorie)
• Gestire il sistema di accrediti e pass di produzione
• Accogliere e assistere gli speaker al loro arrivo in location, assicurandosi che rispettino le tempistiche di scaletta
• Assicurare un flusso ordinato ed efficiente nel backstage durante le giornate di allestimento ed evento
• Supervisionare le esigenze di hospitality
• Organizzare la logistica degli spostamenti (transfer da/per aeroporti, stazioni, hotel e location)
• Gestire le prenotazioni alberghiere e i relativi elenchi di rooming list
• Redigere, aggiornare e distribuire le Call Sheet ufficiali di produzione (orari di convocazione staff, fornitori, speaker e scalette operative)
• Mantenere aggiornati i database dei contatti di produzione, schede speaker e liste accrediti
• Supportare la figura di Event Manager nelle attività amministrative e di rendicontazione giornaliera
• Esperienza: 2–3 anni di esperienza in realtà strutturate in ambito Eventi e Organizzazione
• Competenze organizzative: capacità di pianificazione, gestione del tempo e precisione nel rispetto delle scadenze
• Competenze informatiche: padroneggiamento del Pacchetto Office (Excel, Word, PowerPoint)
• Flessibilità, attenzione ai dettagli e problem solving
• Disponibilità: Disponibilità a trasferte e a lavorare su orari flessibili durante i giorni degli eventi (inclusi weekend o serali, se necessario)

Sede di lavoro: Bologna, Via Enrico Mattei 106.

Contratto a tempo indeterminato ; ccnl grafico-editori

Buoni pasto

Ral 24-26 commisurata sulla base dell’esperienza