Office Manager & Personal Assistant al CEO (m/f)

Radica | The Root of Change; Ostuni; Ibrido; EUR 36.000 - 40.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

Contratto a tempo indeterminato

Full-time (40 ore settimanali)

Bonus annuale 5%

Buoni pasto

Formazione professionale

Partecipazione a eventi aziendali e di

settore

Descrizione del lavoro

Alberami, operante a Ostuni e proprietaria di Radica, cerca un Office Manager & Personal Assistant al CEO. Il ruolo è la spina dorsale amministrativa con focus su contabilità, rendicontazione di bandi pubblici e supporto operativo al CEO.

La candidatura ideale ha 3–5 anni di esperienza in amministrazione strutturata, con capacità di gestione di progetti di fondi europei o nazionali e una fluente padronanza dell’inglese per interazioni internazionali.

Competenze

• Solida base amministrativo-contabile: prima nota, ciclo attivo e passivo di fatturazione e riconciliazioni bancarie.
• Rendicontazione su bandi pubblici regionali o internazionali: cronoprogrammi, spese, audit trail, relazioni intermedie/finali.
• Inglese professionale, scritto e parlato; l’inglese è lingua di lavoro con clienti, partner internazionali e investitori.

Mansioni

• Gestione amministrativa e contabile: prima nota, ciclo attivo/passivo, riconciliazioni bancarie e interfaccia con il commercialista.
• Rendicontazione bandi e finanziamenti pubblici: gestione delle scadenze, timesheet, giustificativi, audit trail e relazioni.
• Supporto operativo al CEO, calendario, trasferte, meeting e note spese; coordinamento di iniziative trasversali.
• Gestione documentale contratti: contract repository, rinnovi, NDA e predisposizione documentale.
• HR ops e recruiting: onboarding, gestione presenze, ferie e payroll in coordinamento col lavoro.
• Office management: sede di Ostuni, logistica, fornitori, eventi aziendali e trasferte mensili.

Conoscenze

Amministrazione e contabilità

Rendicontazione bandi pubblici/regol"

Inglese professionale

Formazione

Laurea in Economia/Amministrazione

Strumenti

Google Workspace

Microsoft Office

HubSpot

Odoo

ATS

Descrizione del lavoro

Il contesto

Alberami (anche operante con il marchio Radica) è l'azienda italiana di riferimento nel carbon farming. Sviluppiamo e commercializziamo crediti di carbonio agricoli ad alta integrità attraverso AgroEcology_Italy, il primo progetto in Italia di rimozione di carbonio nel suolo ad aver ottenuto l'endorsement ICROA, oggi attivo in 15 regioni d'Italia. Operiamo come startup innovativa e Società Benefit, all'intersezione tra scienza, tecnologia e conservazione del territorio.

Siamo in una fase di scale-up, con una pipeline attiva di clienti corporate internazionali, partnership istituzionali, finanziamenti pubblici europei e regionali e un programma di sviluppo che include nuovi progetti in Spagna e in Italia. Cerchiamo un Office Manager & Personal Assistant al CEO che diventi la spina dorsale amministrativa dell'azienda nella sede di Ostuni.

Il ruolo

Riporta direttamente al CEO. Il baricentro del ruolo è l'amministrazione e la rendicontazione dei finanziamenti pubblici; la seconda funzione è il supporto operativo al CEO; office management e HR ops completano il perimetro. Lavora a stretto contatto con l’Avvocata e Chief of Staff, il commercialista, il consulente del lavoro e il management team per assicurare che l'operatività amministrativa, contabile, HR e di rendicontazione scorra senza attrito. È un ruolo di esecuzione ad alta responsabilità, non di definizione strategica, fortemente esposto al CEO e al cuore operativo dell'azienda. Il candidato ideale ha la maturità professionale per anticipare le esigenze, l'autonomia per gestire più dossier in parallelo e l'attenzione al dettaglio necessaria.

Requisiti hard (non negoziabili)

• Solida base amministrativo-contabile: prima nota, ciclo attivo e passivo di fatturazione, riconciliazioni bancarie, interfaccia ordinaria con il commercialista.
• Esperienza dimostrata di rendicontazione su almeno un filone di finanza pubblica regionale (PR FESR Puglia, Puglia Sviluppo, altri bandi regionali) o internazionale (Horizon Europe, Prima Foundation o altri bandi): cronoprogrammi, ammissibilità delle spese, audit trail, relazioni intermedie e finali, interfaccia con i responsabili di misura.
• Inglese professionale, scritto e parlato, oltre all'italiano. L'inglese è la lingua di lavoro con clienti, partner internazionali e investitori.

Responsabilità principali

Amministrazione e contabilità

• Tenuta della prima nota, gestione del ciclo attivo e passivo di fatturazione.
• Riconciliazioni bancarie mensili e chiusure contabili periodiche nei tempi concordati con il commercialista.
• Interfaccia ordinaria con il commercialista (gestione cespiti, scadenze fiscali, predisposizione documentale per il bilancio) e il consulente del lavoro.

Rendicontazione bandi e finanziamenti pubblici

• Gestione amministrativa dei bandi in corso e in pipeline, con priorità su STEP Puglia / PR FESR 2021-2027 per iniziativa Guardians of Time, oltre ad altri filoni regionali e nazionali.
• Compilazione di timesheet, raccolta e organizzazione dei giustificativi di spesa, tenuta dell'audit trail, redisposizione di relazioni intermedie e finali.
• Interfaccia operativa con Puglia Sviluppo, responsabili di misura e consulenti esterni specializzati.
• Supporto amministrativo ai progetti Horizon Europe e PNRR in coordinamento con i consulenti specializzati e i coordinatori di consorzio.
• Richiesta e verifica delle fatture ai fornitori e relativi pagamenti.

Supporto al CEO

• Gestione del calendario, organizzazione di trasferte, preparazione operativa di meeting interni ed esterni.
• Triage della corrispondenza in entrata, follow-up delle azioni, gestione della nota spese.
• Coordinamento di iniziative trasversali su delega del CEO.

Gestione documentale dei contratti

• Tenuta del contract repository: contratti offtake, adesioni di agricoltori, NDA, contratti fornitori, partnership.
• Tracking delle scadenze contrattuali, rinnovi e obbligazioni periodiche.
• Supporto documentale alla Avvocata e Chief of Staff: raccolta firme, archiviazione, predisposizione di bozze su template approvati.

HR ops e supporto al recruiting

• Manutenzione del tracker candidati e del funnel di hiring; scheduling dei colloqui.
• Primo screening telefonico dei candidati secondo criteri pre-definiti.
• Logistica di onboarding di nuovi assunti e collaboratori.
• Gestione operativa di presenze, ferie, distribuzione buste paga in coordinamento con il consulente del lavoro.

Office management

• Logistica della sede di Ostuni: forniture, fornitori, manutenzione, accoglienza visitatori.
• Organizzazione di eventi aziendali (offsite, riunioni allargate, visite istituzionali, partecipazione a fiere e conferenze).
• Organizzazione delle trasferte mensili del team in visita a Ostuni.

Caratteristiche preferenziali

• Indicativamente 3-5 anni di esperienza in amministrazione strutturata, consulenza bandi, office management o executive assistance in PMI, consorzi, spin-off universitari o fondazioni.
• Esperienza di rendicontazione su Horizon Europe, PNRR o fondi europei diretti.
• Esperienza precedente in startup, scale-up o aziende a forte crescita.
• Familiarità con il CCNL Commercio o assimilabile e con la gestione paghe.
• Conoscenza di base del settore agritech, climate-tech o sostenibilità.
• Ottima padronanza di Google Workspace / Microsoft Office e rapidità nell'apprendere nuovi strumenti (HubSpot, Odoo, ATS, strumenti di IA).
• Patente B

Cosa offriamo

• Un ruolo nel cuore operativo del primo progetto italiano di soil carbon, con esposizione diretta al CEO e al management team.
• Sede operativa a Ostuni, nella Valle d'Itria, con 1-2 giorni a settimana di lavoro da remoto in modalità strutturata; la presenza in sede resta la norma.
• Contratto a tempo indeterminato, full-time (40 ore settimanali, modulabili nella fascia lun-ven 9-18), CCNL Commercio, Livello 2 o 3 commisurato all’esperienza.
• RAL €36.000 – €40.000, commisurata all'esperienza effettiva sui requisiti hard.
• Bonus annuale pari al 5% della RAL effettiva.
• Benefit accessori: buoni pasto, formazione professionale, partecipazione a eventi aziendali e di settore.
• Prospettiva di crescita: la figura, se di alta qualità, può evolvere nel tempo verso ruoli di responsabilità operativa più ampi (Operations Manager / Head of Operations).

Processo di selezione

screening delle candidature, un colloquio conoscitivo con il CEO e la Chief of Staff, una prova pratica di circa un'ora (una riconciliazione bancaria e un caso di ammissibilità delle spese su un bando FESR), colloquio finale. Tempi indicativi: 3-4 settimane dalla chiusura delle candidature.

Verranno contattati i profili in linea con i requisiti hard. Alberami è un datore di lavoro che valuta i candidati esclusivamente in base a competenze, esperienza e potenziale, indipendentemente da genere, origine, orientamento e altre caratteristiche personali (L. 903/1977, D.Lgs. 198/2006).