Office Manager & HR Assistant

vexuvo; Milano; On-site; EUR 32,000 - 48,000; Full time

Job summary

vexuvo cerca per la sede di Milano un/una Office Manager & HR Assistant con interesse a lavorare nel settore delle energie rinnovabili. La figura riporterà all’HR Manager e gestirà le esigenze degli uffici, l’accoglienza ospiti, l’approvvigionamento e i rapporti con i fornitori.

Si richiede esperienza in office & travel management, forte organizzazione e attenzione al dettaglio. Buona conoscenza dell’inglese; disponibilità a trasferte nazionali.

Qualifications

• Esperienza in office management e travel management.
• Interesse per sostenibilità e energie rinnovabili.
• Ottime capacità organizzative e attenzione al dettaglio.
• Buona conoscenza dell’inglese.

Responsibilities

• Gestire la gestione degli spazi e accoglienza della sede di Milano.
• Gestire fornitori, budget generali e contratti di sede.
• Supportare le attività HR e onboarding/offboarding.
• Organizzare meeting, viaggi e documentazione amministrativa.

Skills

Office management

Travel management

Time management

Organizational skills

Attention to detail

Confidentiality

English language

Job description

vexuvo è l’operatore italiano per lo sviluppo dell’energia rinnovabile, che ha a cuore il territorio, le comunità e le potenzialità energetiche del paese.

Con sedi a Milano e Roma, vexuvo gestisce lo sviluppo e la realizzazione di impianti per la produzione dell’energia rinnovabile e impianti di accumulo in tutto il Paese, applicando soluzioni sempre differenti per valorizzare le peculiarità del territorio e supportarne la sostenibilità.

Per la sede di Milano, siamo alla ricerca di un/una Office Manager & HR Assistant che abbia interesse a lavorare nel settore delle energie rinnovabili.

La persona selezionata si occuperà di gestire le necessità connesse agli uffici di Milano e di dare supporto in attività e progetti in area Risorse Umane, riportando all’HR Manager.

Principali compiti e responsabilità

• Gestire le necessità connesse al corretto funzionamento degli spazi della sede aziendale di Milano curando le funzioni di accoglienza ospiti e l’approvvigionamento di materiali di consumo e cancelleria, avendo cura degli ambienti e gestendo la manutenzione e l’interlocuzione con i fornitori;
• Monitorare il budget delle spese generali della sede, raccogliendo preventivi, verificando le fatture dei fornitori e aggiornando i file di tracciamento;
• Gestire lo scadenziario di contratti, utenze, abbonamenti e rinnovi (inclusi contratti di locazione e servizi della sede);
• Tenere l’inventario dei beni aziendali e dei dispositivi IT assegnati e il relativo magazzino;
• Contribuire alla comunicazione interna e alle iniziative di engagement del team;
• Gestire il processo di prenotazione di viaggi e trasferte del team, e della relativa documentazione, inclusi biglietti e ricevute fiscali;
• Curare l’aggiornamento degli archivi digitali relativi all’office management, inclusi gli adempimenti di carattere amministrativo-contabile;
• Svolgere attività di supporto amministrativo quali, ad esempio, gestione della posta, spedizione raccomandate e registrazione di contratti presso l’Agenzia delle entrate;
• Gestire attività di supporto per l’organizzazione di meeting e riunioni periodiche di team, eventi aziendali (quali ad esempio plenarie e off site), eventi di business, conferenze e fiere di settore;
• Fornire supporto al management nella prenotazione di catering, ristoranti e trasfer;
• Supportare nella gestione delle fasi e delle attività relative alla ricerca e selezione del personale attraverso la ricerca e lo screening dei curricula, la gestione dei primi colloqui e il supporto nella formulazione delle offerte di lavoro;
• Organizzare, implementare e monitorare le attività di onboarding e offboarding;
• Predisporre e implementare modulistica di carattere amministrativo;
• Gestire la relazione con partner e fornitori di servizi.

La persona che stiamo cercando:

• Ha interesse per la sostenibilità e la tutela dell’ambiente e il desiderio di dare il proprio contribuito in attività di sviluppo di impianti di produzione di energia da fonti rinnovabili;
• Ha pregressa esperienza in attività di office & travel management;
• Ha capacità di time management e di gestione delle priorità, attenzione e cura per i dettagli;
• E’ interessata a crescere nel settore HR applicata al mondo dell’energia rinnovabile;
• Conosce fluentemente la lingua inglese;
• Ha capacità organizzative e relazionali;
• Sa operare in maniera confidenziale e con riservatezza nella gestione delle informazioni aziendali;
• È disponibile a trasferte su territorio nazionale.

L'inquadramento e il pacchetto retributivo, comprensivo di benefit e welfare, saranno definiti nel rispetto dell’effettiva seniority nel ruolo e secondo le disposizioni del CCNL Commercio.