Office Manager & HR Assistant

Vexuvo Srl; Lombardia; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

vexuvo, operatore italiano nello sviluppo dell’energia rinnovabile con sedi a Milano e Roma, ricerca un/una Office Manager & HR Assistant per gestire gli uffici di Milano e supportare progetti HR.

La figura riporterà all’HR Manager, occuparsi di gestione fornitori, accoglienza, archivi, viaggi e onboarding/offboarding, contribuendo a un ambiente efficiente e riservato.

Qualifications

• Ha pregressa esperienza in attività di office & travel management.
• Ha capacità di time management e gestione delle priorità.
• Attenzione e cura per i dettagli.
• Configurazione e gestione di archivi e processi amministrativi.
• Buona padronanza dell’inglese.
• Disponibilità a trasferte sul territorio nazionale.

Responsibilities

• Gestire le necessità connesse al corretto funzionamento degli spazi della sede di Milano, accoglienza ospiti e approvvigionamento di materiali.
• Monitorare il budget delle spese generali della sede e aggiornare i file di tracciamento.
• Gestire contratti, utenze, abbonamenti e rinnovi della sede.
• Tenere inventario dei beni aziendali e dispositivi IT assegnati.
• Contribuire alla comunicazione interna e all’engagement del team.
• Gestire i viaggi e la relativa documentazione del team.
• Aggiornare gli archivi digitali e adempiere ad attività amministrative-contabili.
• Gestire la posta, corriere e registrazione di contratti presso l’Agenzia delle Entrate.
• Supportare meeting, riunioni, eventi e fiere di settore.
• Fornire supporto al management per catering, ristoranti e trasferimenti.
• Supportare nel processo di recruitment e onboarding/offboarding.
• Organizzare onboarding e offboarding.
• Predisporre modulistica amministrativa e mantenere relazioni con partner e fornitori.

Skills

Office & Travel Management

Time management

Attention to detail

Organizational skills

Discretion & confidentiality

English language

Job description

vexuvo è l’operatore italiano per lo sviluppo dell’energia rinnovabile, che ha a cuore il territorio, le comunità e le potenzialità energetiche del paese.

Con sedi a Milano e Roma, vexuvo gestisce lo sviluppo e la realizzazione di impianti per la produzione dell’energia rinnovabile e impianti di accumulo in tutto il Paese, applicando soluzioni sempre differenti per valorizzare le peculiarità del territorio e supportarne la sostenibilità.

Per la sede di Milano, siamo alla ricerca di un/una Office Manager & HR Assistant che abbia interesse a lavorare nel settore delle energie rinnovabili.

La persona selezionata si occuperà di gestire le necessità connesse agli uffici di Milano e di dare supporto in attività e progetti in area Risorse Umane, riportando all’HR Manager.

Principali compiti e responsabilità

• Gestire le necessità connesse al corretto funzionamento degli spazi della sede aziendale di Milano curando le funzioni di accoglienza ospiti e l’approvvigionamento di materiali di consumo e cancelleria, avendo cura degli ambienti e gestendo la manutenzione e l’interlocuzione con i fornitori;
• Monitorare il budget delle spese generali della sede, raccogliendo preventivi, verificando le fatture dei fornitori e aggiornando i file di tracciamento;
• Gestire lo scadenziario di contratti, utenze, abbonamenti e rinnovi (inclusi contratti di locazione e servizi della sede);
• Tenere l’inventario dei beni aziendali e dei dispositivi IT assegnati e il relativo magazzino;
• Contribuire alla comunicazione interna e alle iniziative di engagement del team;
• Gestire il processo di prenotazione di viaggi e trasferte del team, e della relativa documentazione, inclusi biglietti e ricevute fiscali;
• Curare l’aggiornamento degli archivi digitali relativi all’office management, inclusi gli adempimenti di carattere amministrativo-contabile;
• Svolgere attività di supporto amministrativo quali, ad esempio, gestione della posta, spedizione raccomandate e registrazione di contratti presso l’Agenzia delle entrate;
• Gestire attività di supporto per l’organizzazione di meeting e riunioni periodiche di team, eventi aziendali (quali ad esempio plenarie e off site), eventi di business, conferenze e fiere di settore;
• Fornire supporto al management nella prenotazione di catering, ristoranti e trasfer;
• Supportare nella gestione delle fasi e delle attività relative alla ricerca e selezione del personale attraverso la ricerca e lo screening dei curricula, la gestione dei primi colloqui e il supporto nella formulazione delle offerte di lavoro;
• Organizzare, implementare e monitorare le attività di onboarding e offboarding;
• Predisporre e implementare modulistica di carattere amministrativo;
• Gestire la relazione con partner e fornitori di servizi.

La persona che stiamo cercando

• Ha interesse per la sostenibilità e la tutela dell’ambiente e il desiderio di dare il proprio contributo in attività di sviluppo di impianti di produzione di energia da fonti rinnovabili;
• Ha pregressa esperienza in attività di office & travel management;
• Ha capacità di time management e di gestione delle priorità, attenzione e cura per i dettagli;
• E’ interessata a crescere nel settore HR applicata al mondo dell’energia rinnovabile;
• Conosce fluentemente la lingua inglese;
• Ha capacità organizzative e relazionali;
• Sa operare in maniera confidenziale e con riservatezza nella gestione delle informazioni aziendali;
• È disponibile a trasferte su territorio nazionale.

L'inquadramento e il pacchetto retributivo, comprensivo di benefit e welfare, saranno definiti nel rispetto dell’effettiva seniority nel ruolo e secondo le disposizioni del CCNL Commercio.