Office Manager

EasyGov Solutions; Roma; In loco; EUR 23.000 - 29.000; Part-time

Descrizione del lavoro

EasyGov Solutions cerca una risorsa da inserire come Office Manager per la sede di Roma, con responsabilità operative su entrambi gli stabilimenti e gestione trasferte periodiche. Il ruolo prevede coordinamento logistico, gestione fornitori, organizzazione di riunioni e supporto amministrativo al team.

Richiesta esperienza in Office Management, ottima organizzazione, precisione nella gestione note spese e conoscenza di Excel; disponibilità a viaggiare tra Roma e Milano e livello di inglese

Competenze

• Almeno 1 anno di esperienza in ruoli di Office Management, coordinamento di sede o assistenza organizzativa.
• Ottima capacità organizzativa e di gestione di priorità e interlocutori diversi.
• Precisione e rigore nella gestione di note spese, fornitori e documentazione amministrativa.
• Buona dimestichezza con Excel e strumenti digitali di gestione.
• Buona conoscenza della lingua inglese (almeno B2).
• Disponibilità a trasferte periodiche verso la sede di Milano.
• Gradita precedente esperienza in contesti di consulenza.

Mansioni

• Gestione operativa quotidiana della sede di Roma (fornitori, manutenzione, forniture, reception, posta e corrieri).
• Organizzazione di meeting, sale riunioni ed eventi interni, e supporto logistico alle persone in sede.
• Punto di riferimento amministrativo per i colleghi della sede, in coordinamento con le altre funzioni di staff.
• Organizzazione delle trasferte dei consulenti (prenotazione viaggi, alloggi, logistica presso le sedi dei clienti).
• Raccolta, controllo e prima validazione delle note spese di trasferta dei consulenti, in linea con le procedure interne.
• Interfaccia con agenzie di viaggio e fornitori esterni per l’ottimizzazione dei costi e dei processi di trasferta.
• Trasferte periodiche presso la sede di Milano per il coordinamento operativo tra le due sedi.
• Contributo alla definizione e digitalizzazione delle procedure di gestione ufficio e trasferte.

Conoscenze

Office management

Organizzazione e pianificazione

Coordinamento stakeholder

Gestione note spese

Inglese B2

Strumenti

Excel

Descrizione del lavoro

Chi siamo

EasyGov Solutions, nata all’interno dell’incubatore del Politecnico di Milano, è una società di consulenza che negli anni ha sviluppato una solida esperienza nel supportare organizzazioni e istituzioni pubbliche in progetti di innovazione, digitalizzazione e trasformazione dei processi.

Siamo una realtà in continua evoluzione, guidata da una visione chiara: creare un ambiente di lavoro moderno, collaborativo e orientato alla qualità!

Chi cerchiamo

Per la nostra sede di Roma siamo alla ricerca di una risorsa da inserire come Office Manager. La persona selezionata avrà la responsabilità della gestione operativa della sede, dalla logistica quotidiana ai rapporti con i fornitori, e sarà inoltre il punto di riferimento per l’organizzazione delle trasferte dei consulenti, con trasferte periodiche anche presso la sede di Milano per garantire continuità e coordinamento tra le due sedi.

Di cosa ti occuperai

Nel ruolo di Office Manager sarai coinvolta/o direttamente nelle seguenti attività:

• Gestione operativa quotidiana della sede di Roma (fornitori, manutenzione, forniture, reception, posta e corrieri).
• Organizzazione di meeting, sale riunioni ed eventi interni, e supporto logistico alle persone in sede.
• Punto di riferimento amministrativo per i colleghi della sede, in coordinamento con le altre funzioni di staff.
• Organizzazione delle trasferte dei consulenti (prenotazione viaggi, alloggi, logistica presso le sedi dei clienti).
• Raccolta, controllo e prima validazione delle note spese di trasferta dei consulenti, in linea con le procedure interne.
• Interfaccia con agenzie di viaggio e fornitori esterni per l’ottimizzazione dei costi e dei processi di trasferta.
• Trasferte periodiche presso la sede di Milano per il coordinamento operativo tra le due sedi.
• Contributo alla definizione e digitalizzazione delle procedure di gestione ufficio e trasferte.

Cosa cerchiamo

• Almeno 1 anno di esperienza in ruoli di Office Management, coordinamento di sede o assistenza organizzativa.
• Ottima capacità organizzativa e di gestione di priorità e interlocutori diversi.
• Precisione e rigore nella gestione di note spese, fornitori e documentazione amministrativa.
• Buona dimestichezza con Excel e strumenti digitali di gestione.
• Buona conoscenza della lingua inglese (almeno B2).
• Disponibilità a trasferte periodiche verso la sede di Milano.
• Gradita precedente esperienza in contesti di consulenza.

Cosa offriamo

• Un ruolo con responsabilità concrete su due sedi e contatto diretto con consulenti e management.
• Ambiente dinamico e collaborativo, in una realtà in fase di crescita.
• Coinvolgimento nella strutturazione dei processi di gestione ufficio e trasferte.
• Percorso di crescita all’interno della funzione di staff.

Contratto: Apprendistato

RAL di entrata: 26.000 €

In Easygov crediamo nella diversità e promuoviamo le pari opportunità: accogliamo con entusiasmo ogni candidatura, indipendentemente da genere, etnia o background personale in linea con il D.lgs. 198/2006 e la normativa vigente.