Office & Executive Assistant – Categoria Protetta (L. 68/99)

Gruppo Gksd; Bardi; Ibrido; EUR 19.000 - 26.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Gruppo GKSD cerca un Office & Executive Assistant da inserire a Milano, con contratto a tempo determinato di 12 mesi. Ruolo trasversale di supporto all’Amministratore Delegato, al Top Management e ai diversi team aziendali.

La risorsa gestirà l’agenda, meeting, viaggi e attività di back office, coordinando esigenze organizzative e monitorando scadenze per garantire ordine ed efficienza. È richiesta esperienza in ruoli di ufficio, ottima conoscenza Office e Inglese, discrezione e problem solving.

Competenze

• Organizzazione e gestione del tempo con attenzione al dettaglio.
• Capacità di supporto amministrativo e back office.
• Ottima conoscenza di MS Office (Outlook, Word, Excel) e PowerPoint.
• Buona conoscenza della lingua inglese scritta e parlata.
• Discrezione e senso di responsabilità.

Mansioni

• Gestire l’agenda dell’Amministratore Delegato, pianificando appuntamenti e riunioni in funzione delle priorità della Direzione.
• Coordinare meeting interni ed esterni, curandone gli aspetti organizzativi e assicurando la disponibilità delle informazioni e dei materiali necessari.
• Supportare il Team Travel nell’organizzazione delle trasferte, viaggi ed eventi aziendali dell’Amministratore Delegato e, ove richiesto, del Top Management.
• Monitorare attività, impegni e scadenze, assicurando il follow-up delle richieste e delle azioni concordate.
• Gestire documentazione e attività di back office, archiviazione e organizzazione delle informazioni.
• Fornire supporto alle attività di Office Management e al coordinamento delle esigenze organizzative.
• Gestire e monitorare le note spese dell’Amministratore Delegato e supportare le attività amministrative.
• Fornire supporto organizzativo e operativo al Top Management e ai diversi team aziendali.

Conoscenze

Organizzazione

Affidabilità

Comunicazione

Problem solving

Capacità relazionali

Strumenti

Microsoft Office (Outlook, Word, Excel)

PowerPoint

Descrizione del lavoro

Sei una persona organizzata, affidabile e orientata al supporto? Ti piacerebbe ricoprire un ruolo trasversale a contatto con il Top Management e in collaborazione con diversi team aziendali?

La posizione

Il Gruppo GKSD è alla ricerca di un/una Office & Executive Assistant appartenente alle Categorie Protette ai sensi della L. 68/99, da inserire all'interno della struttura con un ruolo trasversale di supporto all’Amministratore Delegato, al Top Management e ai diversi team aziendali.

La risorsa sarà un punto di riferimento organizzativo e operativo per la Direzione e per le funzioni aziendali, fornendo supporto nella gestione delle attività quotidiane, nel coordinamento delle esigenze organizzative e nelle attività di back office e.

L'Office & Executive Assistant contribuirà a garantire ordine, continuità ed efficienza nell'organizzazione del lavoro, fungendo da raccordo tra l’Amministratore Delegato, il Top Management e i diversi team e assicurando il corretto coordinamento delle attività e delle priorità.

Cerchiamo una persona organizzata, affidabile, autonoma e flessibile, con ottime capacità relazionali e comunicative, attenzione al dettaglio, capacità di problem solving e forte senso di responsabilità.

Responsabilità

La risorsa si occuperà principalmente di:

• Gestire l’agenda dell’Amministratore Delegato, pianificando appuntamenti, riunioni e impegni in funzione delle priorità della Direzione;
• Coordinare meeting e incontri interni ed esterni, curandone gli aspetti organizzativi e assicurando la disponibilità delle informazioni e dei materiali necessari;
• Supportare il Team Travel nell’organizzazione delle trasferte, viaggi ed eventi aziendali dell’Amministratore Delegato e, ove richiesto, del Top Management,
• Monitorare attività, impegni e relative scadenze, assicurando il corretto follow-up delle richieste e delle azioni concordate;
• Gestire la documentazione e le attività di back office, occupandosi della raccolta, verifica, archiviazione e organizzazione delle informazioni;
• Fornire supporto alle attività di Office Management, contribuendo al coordinamento delle esigenze organizzative e operative della struttura;
• Gestire e monitorare le note spese dell’Amministratore Delegato, fornendo supporto nelle relative attività amministrative;
• Fornire supporto organizzativo e operativo al Top Management e ai diversi team aziendali, contribuendo alla gestione delle attività trasversali e delle esigenze della Direzione;

Il profilo che cerchiamo

• Appartenenza alle Categorie Protette ai sensi della Legge 68/99;
• Esperienza pregressa in ruoli di Office Assistant, Executive Assistant, Assistente di Direzione, Personal Assistant, Segreteria di Direzione o ruoli analoghi;
• Esperienza in attività di organizzazione, coordinamento, back office e supporto amministrativo;
• Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Outlook, Word ed Excel, e buona conoscenza di PowerPoint;
• Buona conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata;
• Ottime capacità relazionali e comunicative;
• Precisione, affidabilità e attenzione al dettaglio;
• Discrezione, riservatezza e senso di responsabilità;
• Buona capacità di problem solving.

Sede e modalità di lavoro

Milano

È prevista una modalità di lavoro ibrida, con possibilità di smart working secondo le esigenze organizzative.

Dettagli contrattuali

• Contratto: tempo determinato della durata di 12 mesi;
• Orario: Part Time (30h) / Full Time (40h)
• Retribuzione: € 19.000 - € 26.000 lordi annui commisurata al regime orario previsto (Part Time o Full Time).

L'articolazione dell'orario di lavoro potrà essere definita in funzione del profilo individuato, delle esigenze organizzative e della modalità di inserimento concordata.