Front office manager

Bachecalavoro; Roma; On-site; EUR 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

Bachecalavoro cerca un Front Office Manager per la sede di Roma. La persona assunta dovrà assicurare il corretto svolgimento delle attività di Front Office e Back Office, garantendo la qualità dell'accoglienza e il rispetto delle procedure aziendali, in costante collaborazione con la Direzione e le funzioni centrali coinvolte.

Il ruolo prevede la gestione del team, il coordinamento operativo di gruppi ed eventi, la supervisione di check-in/out, e la gestione del PMS per prenotazioni, tariffe e

Qualifications

• Esperienza nella gestione di Front Office
• Capacita' di supervisione e coordinamento team
• Conoscenza di procedure aziendali e standard di servizio

Responsibilities

• Coordinare e supervisionare il team Front Office, organizzando turni e coperture operative, formando nuove risorse e monitorando le performance del reparto
• Supervisionare le fasi di check-in, soggiorno e check-out, garantendo attenzione VIP e gestione delle richieste speciali
• Garantire la corretta gestione del PMS, verificando prenotazioni, profili, tariffe e disponibilità camere
• Coordinare l’operatività dei gruppi, controllando room block, rooming list e assegnazioni camere dall’arrivo alla partenza
• Inserire e aggiornare nel PMS le opzioni relative a gruppi di eventi e le modifiche successive in collaborazione con Sales & Events
• Gestire i pagamenti, monitorare i pagamenti successivi e la fatturazione
• Predisporre ed emitare ordini di servizio giornalieri e settimanali, coordinando Housekeeping, Manutenzione e F&B per un corretto svolgimento degli eventi
• Supervisionare la gestione di cassa, depositi, acconti, saldi e contabilità amministrativa
• Controllare le attività di Night Audit e chiusure giornaliere
• Verificare le commissioni dovute ad agenzie e OTA e collaborare con Amministrazione e Finance per quadrature
• Gestire inventari e forniture esterne al reparto, inclusa lavanderia e distributori automatici
• Mantenere un coordinamento costante con Housekeeping, Sales & Events, F&B e Security per garantire continuità operativa e corretta gestione delle esigenze degli ospiti
• Curare la documentazione del reparto e predisporre reportistica per la Direzione

Skills

Gestione Front Office

Supervisione team

PMS gestionale

Tools

PMS

Job description

Luogo di lavoro:

Laposizione

PerlenostrestrutturediRomaricerchiamounFrontOfficeManager,riferimentoperl'organizzazioneeilcoordinamentodeldipartimentoFrontOffice.

LafiguraassicurailcorrettosvolgimentodelleattivitàdiFrontOfficeeBackOffice,laqualitàdell'accoglienzaeilrispettodelleprocedureaziendali,incostantecollaborazioneconlaDirezioneelefunzionicentralicoinvolte.

Ilruoloprevedelagestionedelteam,ilcontrollodelleattivitàamministrativedirepartoeilcoordinamentooperativodeigruppiedeglieventi,secondol'organizzazionedellastruttura.

Dicosatioccuperai

• CoordinareesupervisionareilteamFrontOffice,organizzandoturniecopertureoperative,curandolaformazionedellenuoverisorseemonitorandoleperformancedelreparto;
• Supervisionarelefasidicheck-in,soggiornoecheck-out,assicurandoattenzioneagliospitiVIP,allerichiestespecialieallarisoluzionedelleeventualicriticità;
• GarantirelacorrettagestionedelPMS,verificandoprenotazioni,profili,tariffe,disponibilitàestatodellecamere,oltreallacompletezzadelleinformazionioperative;
• Coordinarel'operativitàdeigruppi,controllandoroomblock,roominglist,assegnazionidellecamere,istruzionidiaddebitoecontidigruppo,dall'arrivoallapartenza;
• InserireeaggiornarenelPMSleopzionirelativeagruppiedeventielesuccessivemodifiche,incoordinamentoconSales&Events;
• Prendereincaricolepratichedigruppiedeventidopolafirmadelcontrattoeilpagamentodellaprimacaparra,curandoilmonitoraggiodeipagamentisuccessivi,lagestioneoperativaelafatturazione;
• Predisporreediramaregliordinidiserviziogiornalieriesettimanali,verificandoallestimentieserviziecoordinandoHousekeeping,ManutenzioneeFood&Beverageperilcorrettosvolgimentodeglieventi;
• Supervisionarelagestionedicassa,depositi,acconti,saldiefatturazione,verificandolacorrettezzadegliaddebitiedelleistruzioniamministrative;
• ControllareleattivitàdiNightAuditeleproceduredichiusuragiornaliera;
• Verificarelecommissionidovuteadagenzie,OTAealtripartner,collaborandoconAmministrazioneeFinanceperquadrature,riconciliazioniegestionedelleanomalie;
• Supervisionareinventari,materialieserviziesternidelreparto,inclusilavanderiaedistributoriautomatici,controllandoconsumi,forniture,incassienecessitàdiriordino;
• MantenereuncoordinamentocostanteconHousekeeping,Sales&Events,Food&Beverage,ManutenzioneeSecuritypergarantirecontinuitàoperativaecorrettagestionedelleesigenzedegliospiti;
• CurareladocumentazionedelrepartoepredisporrelareportisticaperlaDirezione,condividendorisultati,criticitàenecessitàdiintervento.

Leattivitàrelativeagruppiedeventipossonovariareinfunzionedellastrutturaedellasuaorganizzazioneoperativa.