Executive Office Manager (M/W/D)

Business Pool; San Michele all'Adige; In loco; EUR 65.000 - 90.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Business Pool sucht eine erfahrene Executive Office Managerin/Manager (m/w/d) für San Michele All’Adige, IT. Sie agieren als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Gesellschaftsorganen und externen Ansprechpartnern und übernehmen Koordination, Governance und Berichtsaufbereitung.

Zu den Aufgaben gehören Agenda-Planung des Generaldirektors, Organisation von Meetings und Reisen, sowie die Steuerung von Kommunikation und Dokumentation.

Competenze

• Abgeschlossenes Studium, idealerweise in Wirtschaftswissenschaften, Rechtswissenschaften, Sprachwissenschaften oder vergleichbarem Bereich.
• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder vergleichbar koordinatorische Funktion.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Prioritäten- und Fristensinn.

Mansioni

• Unterstützung der Geschäftsführung.
• Planung und Koordination der Agenda des Generaldirektors mit Blick auf strategische Prioritäten.
• Organisation von Meetings, Sitzungen, institutionellen Terminen und Geschäftsreisen.
• Steuerung der internen und externen Kommunikation, einschließlich Korrespondenz und Berichterstattung.
• Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Berichten, Schreiben und Informationsunterlagen.
• Koordination von Governance, Verwaltungsratssitzungen und Gesellschafterversammlungen.
• Dokumentenmanagement sowie Pflege des physischen und digitalen Archivbestands.

Conoscenze

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeiten

Diskretion

Microsoft 365

Formazione

Abgeschlossenes Studium

Strumenti

Dokumentenmanagementsysteme

Descrizione del lavoro

Für unseren Kunden suchen wir eine erfahrene und strukturierte Persönlichkeit als Executive Office Manager (m/w/d), die das Executive Office als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Gesellschaftsorganen, Unternehmensbereichen und externen institutionellen Ansprechpartnern mitgestaltet.Dabei geht es ausdrücklich um mehr als klassische Assistenz: Sie übernehmen eine zentrale Rolle in der Koordination, organisatorischen Steuerung, Unterstützung von Entscheidungsprozessen und institutionellen Kommunikation und arbeiten eng mit unserem Generaldirektor und den verschiedenen Unternehmensbereichen zusammen.Ihre AufgabenUnterstützung der GeschäftsführungPlanung und Koordination der Agenda des Generaldirektors mit Blick auf strategische PrioritätenOrganisation von Meetings, Sitzungen, institutionellen Terminen und GeschäftsreisenSteuerung der internen und externen Kommunikation, einschließlich institutioneller Korrespondenz und PECErstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Berichten, Schreiben und InformationsunterlagenKoordination und Nachverfolgung von Anfragen, Aufgaben und Fristen der GeschäftsführungSicherstellung des Follow-ups von Entscheidungen der Geschäftsführung und der GesellschaftsorganeKoordination von Governance & GesellschaftsorganenOrganisation und Koordination von Verwaltungsratssitzungen und GesellschafterversammlungenKoordination des Management Committee sowie weiterer interner KomiteesVerwaltung der entsprechenden Dokumentations- und GenehmigungsprozesseSicherstellung der ordnungsgemäßen Aufbewahrung, Archivierung und Nachverfolgung offizieller UnternehmensdokumenteDokumentenmanagement & OrganisationVerantwortung für zentrale Unternehmensregister und DokumentationsprozessePflege und Weiterentwicklung des physischen und digitalen UnternehmensarchivsKoordination administrativer und organisatorischer Aufgaben im Auftrag der GeschäftsführungUnterstützung bei Prozessen rund um Business Continuity und die entsprechende DokumentationInstitutionelle KommunikationUnterstützung bei der institutionellen Kommunikation in enger Abstimmung mit der GeschäftsführungMitwirkung bei Pressemitteilungen, Informationsschreiben, Präsentationen und KommunikationsmaterialienUnterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Treffen mit Investoren, Behörden, öffentlichen Einrichtungen, Verbänden und GeschäftspartnernBeobachtung und Aufbereitung strategisch relevanter EntwicklungenSicherstellung eines professionellen und konsistenten Außenauftritts in Zusammenarbeit mit Sales & MarketingIhr ProfilAbgeschlossenes Studium, idealerweise in Wirtschaftswissenschaften, Rechtswissenschaften, Sprachwissenschaften oder einem vergleichbaren BereichMindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Management Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren koordinierenden FunktionAusgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie ein sehr gutes Gespür für Prioritäten und FristenHervorragende Kommunikations- und SozialkompetenzenStrukturierte, präzise, zuverlässige und diskrete ArbeitsweiseSelbstständigkeit sowie ein hohes Verantwortungsbewusstsein xysqume Sehr gute Fähigkeiten in der Erstellung und Überarbeitung professioneller Dokumente und GeschäftskorrespondenzSicherer Umgang mit Microsoft 365 und idealerweise Erfahrung mit DokumentenmanagementsystemenSehr gute Deutsch- und Italienischkenntnisse; gute Englischkenntnissevon VorteilProfessionelles, kooperatives und lösungsorientiertes Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen internen und externen AnsprechpartnernWas das Unternehmen bietetEine zentrale und bereichsübergreifende Position in engem Austausch mit der GeschäftsführungDie Möglichkeit, Entscheidungs-, Organisations- und Governance-Prozesse des Unternehmens aus nächster Nähe kennenzulernen und aktiv mitzugestaltenEin dynamisches, professionelles und kollegiales ArbeitsumfeldEine verantwortungsvolle Position mit hoher Sichtbarkeit und vielfältigen Schnittstellen im UnternehmenEinstufung in die 1. oder 2. Ebene des CCNL Commercio e TerziarioEine attraktive Vergütung, die sich an der Erfahrung und den Kompetenzen der ausgewählten Person orientiert

Executive Office Manager (M/W/D) • San Michele All'Adige, IT