Executive Assistant

UNDO Group; Guidonia; Presencial; EUR 40.000 - 45.000; Tempo integral

Resumo da vaga

UNDO Group cerca un Executive Assistant da affiancare al CEO per gestione agenda, impegni e esigenze organizzative e personali. Il ruolo richiede discrezione, proattività e capacità di anticipare bisogni, con attenzione a priorità e dettagli.

La posizione prevede presenza presso le sedi di Roma e Guidonia, con presidio dell’ufficio romano 2–3 giorni a settimana. Si valutano candidati con forte problem solving, autonomia e ottima padronanza Office.

Qualificações

• Almeno 5 anni di esperienza nell’assistenza diretta a figure apicali.
• Laurea in Economia, Comunicazione, Lingue o discipline affini.
• Ottima conoscenza dell’inglese scritto e parlato (livello B2).
• Padronanza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel e PowerPoint.
• Familiarità con strumenti digitali di intelligenza artificiale a supporto del lavoro, come ChatGPT.

Responsabilidades

• Assistenza diretta al CEO, gestendo agenda, appuntamenti e impegni.
• Organizzare trasferte, viaggi e prenotazioni, curando ogni dettaglio.
• Fornire supporto per riunioni, presentazioni e redazione di verbali.
• Gestire comunicazioni e contatti per conto del CEO, con riservatezza.
• Monitorare scadenze e attività, predisporre promemoria e follow-up.
• Gestione ordinini e fatture, con monitoraggio di spedizioni.
• Organizzazione e gestione operativa dell’ufficio di Roma e Guidonia.

Conhecimentos

Ascolto attivo

Problem solving

Affidabilità ed autonomia

Flessibilità

Precisione e attenzione ai dettagli

Formação

Laurea in Economia, Comunicazione, Lingue o discipline affini

Ferramentas

Excel

PowerPoint

ChatGPT

Descrição da vaga

CHI SIAMO

UNDO Group è un gruppo industriale italiano attivo nel settore delle energie rinnovabili e opera come Independent Power Producer (IPP) dal 2008. Attraverso un modello integrato, presidia l’intera filiera: dallo sviluppo alla realizzazione, fino all’esercizio di impianti fotovoltaici ed eolici su larga scala.

Con oltre 7.000 ettari destinati allo sviluppo di nuovi progetti e più di 1.000 impianti fotovoltaici installati, il Gruppo vanta un’esperienza che affonda le proprie radici nell’attività dei tre fondatori, impegnati già nel 2008 nella costruzione dei primi impianti solari del Paese.

LA NOSTRA MISSION

Contribuiamo alla costruzione di un futuro più sostenibile e resiliente, promuovendo la transizione energetica e la diffusione delle fonti rinnovabili. Lavoriamo per produrre energia pulita, favorire la decarbonizzazione e accelerare lo sviluppo delle rinnovabili in Italia, con attenzione alle generazioni future.

IL RUOLO

Nell’ambito della crescita del Gruppo, cerchiamo un’Executive Assistant che affianchi il CEO nella gestione quotidiana dell’agenda, degli impegni e delle esigenze organizzative, professionali e personali.

La posizione richiede una persona affidabile, discreta e proattiva, capace di anticipare le necessità, gestire priorità variabili e curare con precisione tanto le attività di coordinamento quanto gli aspetti pratici e operativi. Sono richieste elevata riservatezza e senso di responsabilità nella gestione di informazioni confidenziali.

Il ruolo prevede la presenza presso le sedi di Roma e Guidonia, con il presidio dell’ufficio di Roma, in Via XX Settembre 1, per 2–3 giorni a settimana.

PRINCIPALI RESPONSABILITÀ

Assistenza diretta al CEO

• Gestire l’agenda e coordinare appuntamenti, riunioni e impegni, ottimizzando tempi, disponibilità e aspetti logistici.
• Organizzare trasferte, spostamenti e prenotazioni, curando ogni dettaglio e gestendo eventuali cambi di programma.
• Fornire supporto organizzativo per impegni ed esigenze del CEO, assicurando discrezione e rispetto delle priorità.
• Gestire comunicazioni e contatti per conto del CEO, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni e assicurando riscontri tempestivi.
• Monitorare scadenze e attività in corso, predisporre promemoria e seguirne l’avanzamento fino al completamento.
• Predisporre e raccogliere materiali per gli incontri, supportando, quando necessario, la revisione di presentazioni, report e comunicazioni e la redazione di verbali.
• Gestione amministrativa degli ordini e delle relative fatture, con organizzazione e monitoraggio di eventuali spedizioni e invio di raccomandate.

Organizzazione e gestione operativa dell’ufficio di Roma

• Accogliere ospiti, clienti e fornitori, curando la registrazione e il rispetto delle procedure di accesso.
• Garantire l’ordine e la funzionalità degli spazi, curandone l’allestimento per riunioni e incontri e attivando, ove necessario, interventi di piccola manutenzione.
• Monitorare le scorte e provvedere al riordino di cancelleria, materiali di consumo e forniture.

REQUISITI minimi

• Almeno 5 anni di esperienza nell’assistenza diretta a figure apicali.
• Laurea in Economia, Comunicazione, Lingue o discipline affini.
• Ottima conoscenza dell’inglese scritto e parlato (livello B2).
• Padronanza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel e PowerPoint.
• Familiarità con strumenti digitali e applicazioni di intelligenza artificiale a supporto del lavoro, come ChatGPT.

SOFT SKILL

• Ascolto e proattività: comprendere e anticipare le esigenze, attivandosi con tempestività.
• Problem solving: affrontare gli imprevisti con un approccio pratico e orientato alle soluzioni.
• Affidabilità e autonomia: assumersi la responsabilità delle attività assegnate e seguirle fino al completamento.
• Flessibilità: adattarsi ai cambi di programma e riorganizzare le priorità con prontezza.
• Precisione e attenzione ai dettagli: curare la qualità dell’esecuzione, anche nelle attività più operative.

COSA OFFRIAMO

L’opportunità di lavorare a stretto contatto con il CEO in un gruppo industriale in crescita, contribuendo all’efficacia dell’organizzazione quotidiana e al coordinamento delle attività di direzione.

Il pacchetto retributivo sarà commisurato all’esperienza e alle competenze, con una retribuzione annua lorda (RAL) indicativa compresa tra 40.000 e 45.000 euro.

In UNDO Group riconosciamo il valore delle differenze e promuoviamo un ambiente di lavoro inclusivo. Valutiamo le candidature sulla base delle competenze e dell’esperienza, garantendo pari opportunità indipendentemente da genere, età o altre caratteristiche personali.