Coordination Secretary - MCU

EMERGENCY ONG ETS; Lombardia; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

EMERGENCY ONG ETS cerca una segretaria/assistente con esperienza per supportare la Direttrice della Medical Coordination Unit (MCU) nelle attività quotidiane e nella gestione dell'agenda, oltre a gestire trasferte e logistica. Richiesta fluente conoscenza dell'inglese (minimo C1) e ottima conoscenza del pacchetto Office.

È fondamentale la capacità di organizzare riunioni, preparare documenti, seguire budget e coordinare tra diversi uffici e enti esterni.

Qualifications

• Pregressa esperienza nel ruolo di segretaria e/o assistente.
• Conoscenza fluente della lingua inglese (minimo livello C1).
• Conoscenza del pacchetto Office e di piattaforme multimediali (es. Microsoft Teams).
• Disponibilità a trasferte in contesti internazionali.
• Considerata un plus la conoscenza di una seconda lingua (francese o arabo).
• Completano il profilo buone doti comunicative e orientamento al risultato.

Responsibilities

• Gestire l'agenda della Direttrice della MCU: organizzare riunioni, predisporre l'ordine del giorno, redigere la minuta e seguire gli action points.
• Supportare la produzione e la revisione di materiali (presentazioni, documenti, progetti, report ad hoc).
• Fornire supporto logistico: firme di documenti, prenotazioni, condivisione di materiali, iscrizioni a eventi.
• Gestire richieste amministrative, RDA di spese e monitoraggio budget.
• Interfacciarsi tra uffici interni ed enti esterni e filtrare richieste.

Skills

Gestione agenda

Organizzazione

Comunicazione

Office Suite

Microsoft Teams

Tools

Office

Microsoft Teams

Job description

Pregressa esperienza maturata nel ruolo di segretaria e/o di assistente e ottima conoscenza della lingua inglese

A diretto riporto della Direttrice della Medical Coordination Unit (MCU) ha il compito di supportare la figura di direzione nelle attività quotidiane e nella gestione della propria agenda, così da agevolare la sua pianificazione e l'organizzazione degli eventi in cui è coinvolta. Nonché di rispondere alle richieste in ambito logistico e amministrativo, come l'organizzazione delle trasferte, la compilazione delle RDA (richiesta di acquisto) e la preparazione di materiali.

Principali compiti e responsabilità:

• gestire l'agenda della Direttrice della MCU, in particolare tramite l'organizzazione, la preparazione e la partecipazione alle riunioni, predisponendo l'ordine del giorno, stilando la minuta e facendo azioni di follow up attraverso la condivisione degli action points;
• supportare alla produzione e alla revisione dei materiali, quali presentazioni, documenti, progetti, report ad hoc a seconda delle necessità e delle singole richieste;
• fornire un supporto di tipo logistico ai membri della MCU, quali firme di documenti, prenotazioni, condivisione di materiale divulgativo, iscrizioni a eventi esterni, ect;
• rispondere alle richieste di tipo amministrativo, come la compilazione delle RDA relative alle spese della MCU, così da mantenere sotto controllo alcune voci di budget e fornire aggiornamenti in merito;
• fungere da filtro tra quelle che sono le richieste dei diversi uffici - come tra i desk e il Direttore FOD e i componenti della MCU e la Direttrice - e quelle provenienti degli enti esterni;
• sviluppare e monitorare un sistema di archiviazione (cartacea e digitale) della documentazione in possesso e prodotta;
• mantenere aggiornata la piattaforma di Sharepoint contenente i protocolli medici e clinici prodotti e redatti dal MCU;
• Esperienza pregressa nel ruolo di almeno 2 anni;
• Conoscenza fluente della lingua inglese (livello minimo richiesto: C1);
• Conoscenza del pacchetto Office e delle piattaforme multimediali, come Microsoft Teams;
• Disponibilità alle trasferte in contesti internazionali;
• Considerato come un plus, la conoscenza di un'altra lingua, tra cui il francese o l'arabo.

Completano il profilo ottime doti comunicative e relazionali. Si richiede, inoltre, flessibilità e capacità di adattarsi ad un ambiente in costante evoluzione e forte orientamento al risultato con buone capacità organizzative e di gestione del tempo.