Administrative & Operations Assistant

Lombardini22; Lombardia; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

Lombardini22 cerca una risorsa Administrative & Operations Assistant per supportare la Direzione e le attività amministrative. Si occuperà di gestione documentale, contatti interni/esterni e supporto ai processi aziendali, incluse adempimenti, qualifiche e certificazioni.

La sede è Milano, con responsabilità su privacy, documentazione cliente/fornitore, qualifica fornitori, acquisti per ufficio e coordinamento tra uffici.

Qualifications

• Conoscenza della normativa GDPR e gestione documentale.
• Verifica DURC, DUVRI e documentazione fornitori.
• Gestione qualifica fornitori e monitoraggio documentazione.
• Conoscenza ISO 9001 e sistemi qualità.
• Pianificazione e gestione delle scadenze.

Responsibilities

• Gestione adempimenti GDPR e privacy.
• Gestione documentazione per qualifica fornitori.
• Gestione degli accordi quadro con fornitori e partner esterni.
• Gestione acquisti e approvvigionamenti per l’ufficio.

Skills

GDPR

Gestione documentale

Qualifica fornitori

ISO 9001

Excel

Relazioni interne

Tools

Excel

Word

Outlook

Gestionali

Job description

Siamo alla ricerca di una risorsa da inserire nel ruolo di Administrative & Operations Assistant, a supporto della Direzione e delle attività amministrative aziendali.

La figura si occuperà della gestione documentale e organizzativa, del coordinamento con gli uffici interni e gli interlocutori esterni e del supporto ai processi amministrativi, contribuendo al corretto svolgimento delle attività aziendali e alla gestione degli adempimenti, delle qualifiche e delle certificazioni.

Attività principali

• Gestione degli adempimenti relativi alla privacy (GDPR) e alla sicurezza, con particolare riferimento alla raccolta, verifica, archiviazione e aggiornamento della documentazione aziendale.
• Gestione della documentazione necessaria alla qualifica dei clienti, inclusa la verifica di documenti quali DURC, DUVRI e altra documentazione richiesta.
• Gestione del processo di qualifica e monitoraggio dei fornitori, con raccolta e aggiornamento della relativa documentazione.
• Gestione degli accordi quadro con fornitori e partner esterni, quali laboratori e altri soggetti di supporto alle attività aziendali.
• Gestione degli acquisti e degli approvvigionamenti per l’ufficio.
• Interfaccia con l’ufficio Amministrazione di Lombardini22 per la predisposizione delle offerte ai clienti e per la gestione degli ordini, delle anagrafiche e delle commesse.
• Supporto alla gestione e al mantenimento delle certificazioni aziendali, tra cui ISO 9001, e alla relativa documentazione.
• Gestione degli abbonamenti e degli strumenti per il monitoraggio e l’analisi delle gare d’appalto, con supporto alla ricerca e all’individuazione delle opportunità di interesse per l’azienda.

Conoscenze e capacità

• Conoscenza della normativa e delle procedure in materia di privacy (GDPR) e gestione documentale.
• Familiarità con la documentazione amministrativa e di sicurezza richiesta per la qualifica di clienti e fornitori, inclusi DURC e DUVRI.
• Conoscenza dei processi di qualifica e gestione dei fornitori e degli accordi quadro.
• Conoscenza dei principi di gestione dei sistemi di qualità e delle certificazioni aziendali, con particolare riferimento alla ISO 9001.
• Capacità organizzative, precisione e attenzione al dettaglio nella gestione e nell’aggiornamento della documentazione.
• Capacità di pianificazione e gestione delle scadenze, nel rispetto delle procedure aziendali.
• Buone capacità relazionali e attitudine al coordinamento con interlocutori interni ed esterni.
• Affidabilità, autonomia operativa e orientamento alla risoluzione dei problemi.

Conoscenze informatiche

• Buona padronanza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel, Word e Outlook.
• Capacità di utilizzo di strumenti digitali per la gestione, l’archiviazione e la condivisione della documentazione.
• Familiarità con gestionali aziendali per la gestione di anagrafiche, ordini, offerte e commesse.
• Capacità di utilizzo di piattaforme online per la gestione documentale, la qualifica dei fornitori e il monitoraggio delle gare d’appalto.

Conoscenze linguistiche

• Buona conoscenza della lingua inglese, scritta e orale

La ricerca è rivolta a tutti i professionisti di ambo i sessi

La sede di lavoro è presso la Società Lombardini22 S.p.A, Via Lombardini, 13 Milano