Staff Kesekretariatan BOD

PT Istana Cipta Sembada; Waru; On-site; IDR 78,120,000 - 122,760,000; Full time

Job summary

PT Istana Cipta Sembada mencari tenaga administrasi perkantoran yang terampil untuk mendukung operasional harian. Kandidat diharapkan mahir MS Office, berbasis di Jawa Timur, mampu mengelola dokumen, korespondensi, dan jadwal eksekutif dengan akurasi tinggi.

Peran ini melibatkan koordinasi rapat, penyusunan laporan, serta dukungan HR administratif. Lingkungan kerja menuntut organisasi kuat, orientasi detail, dan kemampuan beradaptasi terhadap perubahan prioritas.

Qualifications

• Pendidikan min. Diploma/Sarjana di Administrasi Perkantoran, Sekretaris, atau bidang terkait.
• Mampu berbahasa Indonesia dengan baik; bahasa Inggris nilai tambah.
• Mahir MS Office dan aplikasi manajemen dokumen.
• Organisasi kuat dengan manajemen waktu & prioritas dalam multitasking.
• Perhatian terhadap detail & akurasi tinggi pada dokumen & data.
• Interpersonal kuat, profesional, diskrit, bisa kerja tim.
• Fleksibel & adaptif terhadap perubahan prioritas mendadak.
• Pengalaman dengan sistem manajemen database adalah nilai tambah.
• Kelola penjadwalan rapat, presentasi, dan acara korporat untuk leadership & departemen.
• Mengelola korespondensi internal/eksternal secara akurat & tepat waktu.
• Mengelola arsip dokumen & basis data administratif terstruktur.
• Menyiapkan laporan, memo, dan presentasi sesuai permintaan manajemen.
• Kelola jadwal, perjalanan, akomodasi untuk eksekutif & karyawan.

Responsibilities

• Mengelola penjadwalan rapat, presentasi, dan acara korporat.
• Mengelola korespondensi internal & eksternal secara akurat.
• Mengorganisir arsip dokumen & basis data administratif.
• Menyusun laporan, memo, dan presentasi atas permintaan manajemen.
• Melayani sebagai titik kontak tamu, vendor, klien dengan layanan profesional.
• Mengoordinasikan pengadaan perlengkapan kantor & sumber daya administratif.
• Mendukung fungsi HR dalam tugas administratif & pengelolaan catatan karyawan.

Skills

Kemampuan komunikasi

Organisasi & manajemen waktu

Perhatian terhadap detail

Kerja sama tim

Fleksibilitas & adaptasi

Bahasa Inggris (landasan)

Pengetahuan MS Office

Manajemen dokumen

Education

Diploma/gelar di Administrasi Perkantoran atau sekretaris atau bidang terkait

Tools

MS Office Suite

Sistem manajemen dokumen

Job description

• PRlA (Wajib) , Pendidikan Min. Diploma atau gelar dalam Administrasi Perkantoran, Sekretaris, atau bidang terkait akan menjadi nilai tambah.
• Kemampuan komunikasi tertulis dan lisan yang sangat baik dalam bahasa Indonesia, dengan kemampuan bahasa Inggris yang baik akan menjadi keuntungan.
• Mahir menggunakan perangkat lunak perkantoran, termasuk Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) dan aplikasi manajemen dokumen.
• Organisasi yang sangat baik dengan kemampuan manajemen waktu dan prioritas yang kuat dalam lingkungan multitasking.
• Perhatian terhadap detail dan akurasi tinggi dalam penanganan dokumen dan data penting.
• Kemampuan interpersonal yang kuat dengan sikap profesional, diskrit, dan dapat bekerja sama dalam tim.
• Fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi terhadap perubahan prioritas dan permintaan yang mendadak.
• Pengalaman dengan sistem manajemen database atau software administrasi akan menjadi kualifikasi yang diinginkan.
• Mengelola penjadwalan dan koordinasi rapat, presentasi, serta acara korporat untuk kepemimpinan dan departemen.
• Menangani korespondensi internal dan eksternal, termasuk surat, email, dan dokumen administratif lainnya dengan akurat dan tepat waktu.
• Mengorganisir dan memelihara sistem file, arsip dokumen, dan basis data administratif yang terstruktur dengan baik.
• Menyiapkan laporan, memo, dan presentasi berdasarkan permintaan manajemen dengan standar profesional tinggi.
• Mengelola jadwal, pemesanan perjalanan, dan akomodasi untuk eksekutif dan karyawan sesuai kebutuhan.
• Melayani sebagai titik kontak pertama untuk tamu, vendor, dan klien dengan memberikan layanan pelanggan yang ramah dan profesional.
• Mengkoordinasikan pengadaan perlengkapan kantor dan memastikan ketersediaan sumber daya administratif yang memadai.
• Mendukung fungsi Human Resources dalam tugas-tugas administratif, pemrosesan dokumen karyawan, dan pengelolaan catatan personel.
• Kualifikasi mana yang kamu miliki?
• Berapa tahun pengalaman yang kamu miliki di bidang Administrasi SDM?
• Apakah kamu memiliki pengalaman sekretarial?