Staff Admin Lelang

White Glove Hiring; Kota Bandung; On-site; IDR 60,000,000 - 85,000,000; Full time

Job summary

White Glove Hiring mencari Staf Administrasi Lelang untuk mengelola proses administrasi pengadaan dan lelang proyek dari pencarian tender hingga pembayaran setelah proyek selesai. Posisi ini menuntut ketelitian tinggi dan kemampuan koordinasi dengan berbagai tim.

Posisi ini berfokus pada pengelolaan dokumen, penyiapan penawaran, dan kepatuhan terhadap aturan lelang, dengan target waktu yang ketat di lingkungan perusahaan.

Qualifications

• Pendidikan minimal SMA.
• Pengalaman administrasi tender/lelang merupakan nilai tambah.
• Memahami proses pengadaan barang dan jasa pemerintah maupun swasta.
• Menguasai Microsoft Office dengan baik.
• Teliti, rapi, dan memiliki kemampuan administrasi dokumen yang baik.
• Mampu bekerja dengan target dan tenggat waktu yang ketat.
• Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik.
• Mampu bekerja mandiri maupun dalam tim.
• Memahami penggunaan LPSE/e-Katalog menjadi nilai tambah.

Responsibilities

• Mencari dan memantau informasi tender/lelang dari berbagai platform LPSE atau E-Katalog.
• Mengidentifikasi peluang proyek yang sesuai dengan bidang usaha perusahaan.
• Menyiapkan, memeriksa, dan melengkapi dokumen administrasi persyaratan lelang.
• Mengunggah dan mengirim dokumen penawaran sesuai jadwal yang ditentukan.
• Berkoordinasi dengan tim teknis, keuangan, dan manajemen dalam penyusunan dokumen tender.
• Memantau perkembangan proses lelang hingga pengumuman pemenang.
• Mengurus administrasi kontrak setelah perusahaan memenangkan tender.
• Menyiapkan dokumen penagihan (invoice), berita acara, dan dokumen pendukung lainnya.
• Berkoordinasi dengan pihak pemberi kerja terkait proses pembayaran dan pencairan dana.
• Mengarsipkan seluruh dokumen lelang, kontrak, dan pembayaran secara rapi dan sistematis.
• Membuat laporan perkembangan tender, proyek, dan status pembayaran kepada manajemen.

Skills

Administrasi dokumen

Koordinasi

Komunikasi

Education

SMA

Tools

Microsoft Office

Job description

DESKRIPSI PEKERJAAN

Staf Administrasi Lelang bertanggung jawab mengelola seluruh proses administrasi yang berkaitan dengan kegiatan pengadaan dan lelang proyek, mulai dari pencarian informasi tender, pengumpulan dan penyusunan dokumen persyaratan, pengajuan penawaran, koordinasi dengan tim terkait, hingga proses administrasi kontrak, penagihan, dan pencairan pembayaran setelah proyek selesai. Posisi ini memastikan seluruh dokumen dan proses administrasi berjalan sesuai ketentuan yang berlaku serta tepat waktu.

• Mencari dan memantau informasi tender/lelang dari berbagai platform LPSE atau E-Katalog
• Mengidentifikasi peluang proyek yang sesuai dengan bidang usaha perusahaan.
• Menyiapkan, memeriksa, dan melengkapi dokumen administrasi persyaratan lelang.
• Mengunggah dan mengirim dokumen penawaran sesuai jadwal yang ditentukan.
• Berkoordinasi dengan tim teknis, keuangan, dan manajemen dalam penyusunan dokumen tender.
• Memantau perkembangan proses lelang hingga pengumuman pemenang.
• Mengurus administrasi kontrak setelah perusahaan memenangkan tender.
• Menyiapkan dokumen penagihan (invoice), berita acara, dan dokumen pendukung lainnya.
• Berkoordinasi dengan pihak pemberi kerja terkait proses pembayaran dan pencairan dana.
• Mengarsipkan seluruh dokumen lelang, kontrak, dan pembayaran secara rapi dan sistematis.
• Membuat laporan perkembangan tender, proyek, dan status pembayaran kepada manajemen.

KUALIFIKASI MINIMUM

• Pendidikan minimal SMA
• Memiliki pengalaman di bidang administrasi tender/lelang menjadi nilai tambah.
• Memahami proses pengadaan barang dan jasa pemerintah maupun swasta.
• Mampu mengoperasikan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dengan baik.
• Teliti, rapi, dan memiliki kemampuan administrasi dokumen yang baik.
• Mampu bekerja dengan target dan tenggat waktu yang ketat.
• Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik.
• Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
• Memahami penggunaan sistem pengadaan elektronik (LPSE/e-Katalog) menjadi nilai tambah.