Admin Support

White Glove Hiring; Tangerang; On-site; IDR 78,120,000 - 133,920,000; Full time

Job summary

White Glove Hiring di Indonesia mencari tenaga pendukung Administrasi Umum untuk membantu tim sales, operasional, dan procurement. Tugas mencakup pengelolaan akun e-procurement, follow up calon pelanggan, pengarsipan, dan penyusunan dokumen penawaran.

Posisi ini menuntut kemampuan multitasking, ketelitian, serta komunikasi efektif untuk koordinasi lintas tim dan vendor. Persyaratan minimal D3/S1 dan pengalaman 1–2 tahun di bidang terkait dipertimbangkan.

Qualifications

• Minimal D3/S1 semua jurusan (diutamakan Administrasi Bisnis/Manajemen)
• Pengalaman 1–2 tahun di admin support/procurement/sales support
• Memahami LPSE, INAPROC, SIKaP, Padi UMKM, Pengadaan.com, atau aplikasi e-procurement
• Menguasai MS Office (Excel, Word) dan korespondensi bisnis via email
• Teliti, terorganisir, dan mampu mengelola banyak dokumen/data
• Kemampuan komunikasi yang baik untuk follow up customers dan negosiasi vendor
• Mampu bekerja dengan deadline dan multitasking antar fungsi

Responsibilities

• Mengelola dukungan administrasi menyeluruh bagi tim sales dan operasional
• Mengoperasikan akun perusahaan di LPSE, INAPROC, SIKaP
• Mendaftarkan produk di Padi UMKM, Pengadaan.com, dan aplikasi e-procurement lainnya
• Memantau pengumuman tender/lelang terkait bidang usaha
• Memastikan kelengkapan dokumen legalitas & kualifikasi selalu update
• Menyiapkan dan mengunggah dokumen penawaran sesuai kebutuhan tender
• Mencatat dan memperbarui data prospek/leads hasil canvasing
• Mengarsipkan dokumen perusahaan secara rapi (fisik & digital)
• Berkoordinasi dengan tim lain terkait kebutuhan dokumen/data

Education

D3/S1 general

Tools

Ms. Office (Excel, Word)

Job description

DESKRIPSI PEKERJAAN

Bertanggung jawab memberikan dukungan administratif menyeluruh bagi tim sales dan operasional perusahaan, meliputi pengelolaan platform e-procurement pemerintah, follow up hasil canvasing, komunikasi awal dengan calon customer, proses pembelian barang, pencarian vendor, hingga pengarsipan dokumen perusahaan.

_E-Procurement_

• Mengelola dan mengoperasikan akun perusahaan di LPSE, INAPROC, SIKaP
• Mendaftarkan dan mengelola produk perusahaan di Padi UMKM, Pengadaan.com, dan aplikasi e-procurement lainnya
• Memantau pengumuman tender/lelang yang relevan dengan bidang usaha perusahaan
• Memastikan kelengkapan dokumen legalitas & kualifikasi perusahaan selalu update di seluruh platform pengadaan
• Menyiapkan dan mengunggah dokumen penawaran sesuai kebutuhan tender

_Sales Support_

• Melakukan follow up terhadap hasil canvasing yang dilakukan tim sales
• Mengirim email perkenalan dan company profile (compro) ke calon customer
• Membantu menyiapkan data dan dokumen pendukung untuk kebutuhan tim sales
• Mencatat dan memperbarui data prospek/leads hasil canvasing

_Purchasing_

• Melakukan pembelian barang sesuai kebutuhan operasional/proyek
• Mencari dan mengevaluasi vendor/supplier baru
• Melakukan negosiasi harga dengan vendor
• Memastikan barang yang dibeli sesuai spesifikasi dan tepat waktu

_Administrasi Umum_

• Mengarsipkan dokumen perusahaan (fisik & digital) secara rapi dan sistematis
• Mengelola surat-menyurat dan korespondensi kantor
• Menyusun laporan administrasi secara berkala
• Berkoordinasi dengan tim lain (sales, purchasing, keuangan) terkait kebutuhan dokumen/data

KUALIFIKASI MINIMUM

• Min. D3/S1 semua jurusan (diutamakan Administrasi Bisnis, Manajemen, atau bidang terkait)
• Pengalaman min. 1-2 tahun di bidang admin support, procurement, atau sales support (fresh graduate dengan kemampuan kuat dipertimbangkan)
• Memahami dan familiar dengan LPSE, INAPROC, SIKaP, Padi UMKM, Pengadaan.com, atau aplikasi e-procurement lainnya
• Menguasai Ms. Office (Excel, Word) dan email korespondensi bisnis
• Teliti, terorganisir, dan mampu mengelola banyak dokumen/data sekaligus
• Kemampuan komunikasi yang baik untuk follow up customer dan negosiasi vendor
• Mampu bekerja dengan deadline dan multitasking antar fungsi (procurement, sales support, purchasing, admin)