Purchasing

Tebasari Resto, Bar & Lounge; Kecamatan Ubud; On-site; IDR 44,640,000 - 78,120,000; Full time

Job summary

Tebasari Resto, Bar & Lounge di Bali sedang mencari staff purchasing untuk memastikan kebutuhan pembelian perusahaan, berkoordinasi dengan tiap departemen, dan menyusun rencana kebutuhan bulanan maupun sesekali. Posisi ini menjamin pembelian mendapatkan persetujuan dari manajemen & finance serta memastikan barang tiba tepat waktu untuk mendukung operasional restoran.

Seseorang juga akan menjaga hubungan dengan vendor, memediasi pembayaran sesuai term, dan mengelola dokumentasi invoice serta

Responsibilities

• Memastikan kebutuhan pembelian perusahaan dari setiap departemen.
• Mendapatkan persetujuan pembelian dari manajemen & finance sebelum melaksanakan pembelian.
• Memastikan barang tiba dalam kondisi baik dan tepat waktu.
• Menjaga hubungan baik dengan vendor untuk harga dan syarat pembayaran lebih menguntungkan.
• Mediasi pembayaran sesuai term of payment vendor yang berbeda.
• Menyusun dokumentasi Invoice, Faktur, Purchase Order / Work Order secara teliti.

Job description

1. Memastikan kebutuhan perusahaan yang harus dibeli. Seperti yang telah diutarakan sebelumnya, ada banyak departemen dalam satu perusahaan yang tentunya punya kebutuhan yang berbeda-beda. Merupakan tanggung jawab departemen purchasing untuk selalu menanyakan kepada setiap departemen kebutuhan mereka apa saja. Kebutuhan ini juga dapat dibagi menjadi kebutuhan bulanan, dan kebutuhan sesekali. Sehingga untuk kebutuhan bulanan, staff purchasing dapat membuat plan untuk perusahaan.

2. Memastikan setiap pembelian sudah di-setujui oleh manajemen eksekutif. Walaupun tim purchasing bertanggung jawab untuk melakukan pembelian, namun tentunya bagian purchasing tidak bisa langsung beli begitu ada permintaan. Merupakan tanggung jawab bagian purchasing untuk meminta approval dari manajemen & finance untuk setiap pembelian.

3. Memastikan bahwa barang tiba dengan kondisi baik dan tiba tepat waktu. Barang yang dibeli tentunya harus datang dengan kondisi yang baik, selalu terpantau, dan bisa datang tepat waktu. Hal ini perlu dipastikan karena umumnya ada barang-barang yang diperlukan secara urgent, sehingga keterlambatan atau kerusakan dapat mempengaruhi performa perusahaan.

4. Menjaga hubungan baik dengan vendor. Vendor adalah partner yang sangat berharga untuk departemen purchasing. Karena vendorlah yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Terutama dengan hubungan yang baik, perusahaan bisa mendapatkan keuntungan harga yang lebih murah, atau term of payment yang lebih panjang. Ini adalah tugas purchasing yang sangat penting.

5. Mediasi pembayaran & memastikan pembayaran tepat waktu. Ini cukup rumit karena melibatkan banyak vendor dengan tanggal pembayaran yang berbeda-beda sesuai dengan term of payment dari setiap vendor. Ada yang 30 hari setelah barang diantar, ada yang langsung bayar, ada yang 60 hari setelah pengiriman, dan sebagainya. Pembayaran juga dilakukan oleh departemen keuangan, sehingga staff purchasing perlu mediasi & komunikasi dengan baik.

6. Dokumentasi Invoice, Faktur, Purchase Order / Work Order. Walaupun terlihat mudah, namun tugas purchasing ini akan sangat rumit dan membutuhkan ketelitian yang sangat baik. Dokumentasi sangat penting untuk dilakukan karena akan berhubungan dengan kepentingan departemen keuangan. Ini adalah tanggung jawab yang sangat penting.