HRGA Admin

Serial; Jawa Barat; On-site; IDR 66,960,000 - 89,280,000; Full time

Job summary

Serial di Jawa Barat sedang mencari HR Operations untuk mengelola siklus dokumen karyawan dan database secara akurat. Posisi ini juga bertanggung jawab untuk onboarding dan offboarding karyawan, serta validasi data absensi.

Kandidat ideal memiliki minimal D3/S1 dan pengalaman kerja 2-3 tahun di HRGA, serta mahir dalam administrasi HR dasar dan MS Office. Bersedia ditempatkan penuh di area operasional warehouse sangat penting.

Qualifications

• Pengalaman dalam menangani kontrak kerja dan administrasi HR lainnya.
• Memahami proses pengadaan barang dan evaluasi kinerja vendor.
• Mampu bekerja di bawah tekanan dan memiliki sikap tegas serta teliti.

Responsibilities

• Mengelola seluruh siklus dokumen karyawan termasuk kontrak dan surat SP.
• Menyusun dan memperbarui database karyawan secara akurat.
• Mengelola proses onboarding dan offboarding karyawan.
• Merekap dan memvalidasi data absensi dan pengajuan cuti.

Skills

Pengalaman kerja minimal 2-3 tahun

Memahami administrasi HR dasar

Mahir mengoperasikan MS Office

Kemampuan komunikasi dan negosiasi

Education

Pendidikan minimal D3/S1 (Manajemen, Psikologi, Hukum, Administrasi)

Tools

MS Excel

Job description

HR Operations

• Mengelola seluruh siklus dokumen karyawan: kontrak PKWT/PKWTT, perpanjangan, surat SP (SP1/SP2/SP3), mutasi, promosi, dan PHK sesuai PP 35/2021 dan UU Cipta Kerja, serta dokumen dan surat terkait yang mendukung operasional dan kinerja dari karyawan.
• Menyusun dan memperbarui database karyawan secara akurat. Termasuk data kontrak, masa kerja, dan status BPJS.
• Mengelola proses onboarding karyawan baru dan proses offboarding karyawan yang resign
• Merekap dan memvalidasi data absensi harian, overtime, serta pengajuan cuti seluruh karyawan
• Menjadi titik kontak pertama untuk isu kedisiplinan di lapangan: menangani pelanggaran tata tertib, memanggil karyawan bersangkutan, mendokumentasikan proses, dan menyusun surat SP.

General Affairs Operasional & Fasilitas

• Mengelola operasional harian gudang, kebersihan, keamanan, pemeliharaan dasar, serta memastikan ketersediaan alat kerja/ATK.
• Manajemen Aset: Melakukan pendataan, inventarisasi, dan perawatan seluruh aset di dalam warehouse.
• Pengadaan (Procurement): Mengajukan permintaan Purchase Order (PO) untuk pembelian barang kebutuhan gudang.
• Penerimaan & Dokumen: Mendata barang masuk (Goods Received) dan memeriksa kelengkapan invoice dari vendor.
• (Purchasing) Verifikasi Pembayaran: Memverifikasi kelengkapan tagihan vendor, dan mengajukan pembayaran ke GA Lead & tim Finance.
• Kas Kecil (Petty Cash): Mengelola, mencatat pengeluaran harian, dan melakukan rekonsiliasi berkala untuk dana petty cash warehouse melalui Mekari Expenses.

Qualifications

• Pendidikan minimal D3/S1 (jurusan Manajemen, Psikologi, Hukum, atau Administrasi).
• Pengalaman kerja minimal 2-3 tahun sebagai HRGA Staff, diutamakan yang pernah menangani area warehouse, logistik, atau manufaktur.
• Memahami administrasi HR dasar, khususnya penanganan kontrak kerja (PKWT), pembuatan surat-menyurat resmi (SP, mutasi, dll), dan rekap absensi.
• Memahami alur pengadaan barang (procurement), pengajuan penawaran harga, serta evaluasi kinerja vendor.
• Memiliki pemahaman dasar tentang keuangan, seperti pengelolaan petty cash, proses invoice, dan laporan reimbursement.
• Mahir mengoperasikan MS Office (terutama Excel untuk rekap data/keuangan operasional dan Word untuk korespondensi).
• Memiliki kemampuan komunikasi dan negosiasi yang baik, baik untuk kebutuhan internal (antar divisi/karyawan lapangan) maupun eksternal (vendor).
• Tegas, teliti, jujur, dan cekatan dalam menyelesaikan masalah operasional harian di lapangan.
• Mampu bekerja di bawah tekanan.
• Bersedia ditempatkan penuh di area operasional warehouse.