Front Office Coordinator

The One Boutique Villa; Kuta; On-site; IDR 89,280,000 - 133,920,000; Full time

Job summary

The One Boutique Villa di Bali sedang mencari Koordinator Front Office untuk mengelola operasional harian Front Desk, Concierge, dan Guest Relations. Peran ini melibatkan pengawasan alur kerja, SOP check-in/check-out, serta penanganan permintaan tamu dan umpan balik agar pengalaman tamu tetap prima.

Posisi ini menuntut kolaborasi erat dengan Housekeeping, Maintenance, dan tim transportasi untuk memastikan kesiapan kamar, kelancaran transfer tamu, serta pelaporan okupansi harian kepada manajer

Responsibilities

• Mengawasi alur kerja harian tim Front Desk, Concierge, dan Guest Relations.
• Memastikan proses check-in dan check-out tamu dilakukan dengan akurat, cepat, dan sesuai SOP.
• Menjadi titik kontak utama bagi kebutuhan khusus tamu, permintaan khusus serta informasi fasilitas villa dan destinasi wisata lokal.
• Menangani umpan balik atau keluhan tamu di area front office secara responsif dan taktis.
• Mengelola dan memperbarui data reservasi, profil tamu, dan status kamar pada PMS.
• Memastikan ketepatan pencatatan tagihan dan transaksi pembayaran tamu saat check-out.
• Bekerja sama dengan tim Housekeeping dan Maintenance terkait kesiapan kamar serta penanganan perbaikan fasilitas.
• Berkoordinasi dengan tim Transportasi/Concierge untuk penjemputan dan pengantaran tamu (airport transfer).
• Membantu menyusun jadwal piket tim Front Office dan memberikan briefing harian.
• Menyusun laporan harian mengenai tingkat hunian, kedatangan/keberangkatan tamu, dan kejadian khusus kepada Operational Manager.

Job description

Tanggung Jawab & Deskripsi Pekerjaan (Job Responsibilities)

• Koordinasi Operasional Front Office:

  • Mengawasi alur kerja harian tim Front Desk, Concierge, dan Guest Relations.

  • Memastikan proses check-in dan check-out tamu dilakukan dengan akurat, cepat, dan sesuai SOP.

• Pengelolaan Layanan Tamu (Guest Relations):

  • Menjadi titik kontak utama bagi kebutuhan khusus tamu, permintaan khusus (special requests), serta informasi seputar fasilitas villa dan destinasi wisata lokal.

  • Menangani umpan balik (feedback) atau keluhan tamu di area front office secara responsif dan taktis.

• Administrasi & Sistem Perhotelan:

  • Mengelola dan memperbarui data reservasi, profil tamu, dan status kamar pada Hotel Management System (PMS).

  • Memastikan ketepatan pencatatan tagihan (billing) dan transaksi pembayaran tamu saat check-out.

• Komunikasi Interdepartemen:

  • Bekerja sama secara erat dengan tim Housekeeping dan Maintenance terkait kesiapan kamar (room readiness) dan penanganan perbaikan fasilitas.

  • Berkoordinasi dengan tim Transportasi/Concierge untuk penjemputan dan pengantaran tamu (airport transfer).

• Supervisi & Pelaporan Tim:

  • Membantu menyusun jadwal piket (shift roster) tim Front Office dan memberikan arahan (briefing) harian.

  • Menyusun laporan harian mengenai tingkat hunian (occupancy), kedatangan/keberangkatan tamu, dan kejadian khusus kepada Operational Manager.

Berapa tahun pengalaman kerjamu sebagai Koordinator Front Office?