Executive Assistant to Director - Proaktif & Discreet

Pt. Indowarna Cemerlang Indonesia; Jakarta Utara; On-site; IDR 133,920,000 - 200,880,000; Full time

Job summary

Pt. Indowarna Cemerlang Indonesia mencari seorang Executive Assistant untuk mengatur agenda Direktur, menyiapkan dokumen, presentasi, dan kebutuhan operasional harian. Peran melibatkan koordinasi dengan berbagai pihak seperti management, klien, investor, vendor, serta persiapan perjalanan dinas.

Kandidat diutamakan berpengalaman bekerja dengan CEO atau senior executive. Posisi ini menuntut kemampuan multitasking, komunikasi yang kuat, dan keahlian menjaga kerahasiaan.

Qualifications

• Lulusan S1 Sekretaris/Administrasi Perkantoran atau jurusan relevan.
• Pengalaman bekerja dengan Founder/CEO/senior executive menjadi nilai plus.
• Memiliki kemampuan komunikasi, problem-solving, dan menjaga kerahasiaan.
• Mampu bekerja mandiri, adaptif, dan tenang dalam situasi dinamis.
• Bersedia menggunakan AI tools untuk mendukung pekerjaan dan produktivitas.

Responsibilities

• Mengelola meeting termasuk agenda, dokumen, presentasi, dan kebutuhan lainnya.
• Mengatur email, korespondensi, invitation, serta komunikasi dengan stakeholders.
• Follow-up action items, deadlines, dan commitments.
• Mempersiapkan briefing, riset, presentasi, laporan, dan dokumen untuk Direktur.
• Koordinasi dengan management, team, client, business partner, investor, vendor, dan stakeholders.
• Mengatur business trip: flight, hotel, transportasi, itinerary, dan jadwal meeting.
• Membantu mengelola kebutuhan administratif dan personal Direktur.
• Menjaga kerahasiaan informasi pribadi, bisnis, client, dan perusahaan.
• Mampu mengantisipasi kebutuhan Direktur serta memberikan solusi secara proaktif.
• Berkomunikasi dengan lancar dan profesional dalam berbagai situasi pekerjaan.

Skills

Cekatan

Detail-oriented

Proactive

Responsive

Multitasking

Time management

Komunikasi

Problem solving

Kerahasiaan

AI tools

Education

S1 Sekretaris, Administrasi Perkantoran atau jurusan relevan

Tools

AI tools

Job description

Pt. Indowarna Cemerlang Indonesia mencari seorang Executive Assistant untuk mengatur agenda Direktur, menyiapkan dokumen, presentasi, dan kebutuhan operasional harian. Peran melibatkan koordinasi dengan berbagai pihak seperti management, klien, investor, vendor, serta persiapan perjalanan dinas.

Kandidat diutamakan berpengalaman bekerja dengan CEO atau senior executive. Posisi ini menuntut kemampuan multitasking, komunikasi yang kuat, dan keahlian menjaga kerahasiaan.