Admin Sales

PT Atosa Kitchen Indonesia; Kota Semarang; On-site; IDR 66,960,000 - 111,600,000; Full time

Job summary

PT Atosa Kitchen Indonesia membuka peluang bagi kandidat teliti, komunikatif, dan melek teknologi untuk bergabung sebagai Admin Sales & After Sales. Posisi ini mendukung administrasi penjualan, pemrosesan pesanan, koordinasi pengiriman, serta penanganan permintaan servis dan keluhan pelanggan.

Anda akan mengelola PO, harga, TOP, DP, NPWP, serta membuat quotation, surat jalan, invoice, dan e-Faktur. Data transaksi dimasukkan ke Accurate, dengan respons cepat ke dealer terkait stok, ETA, dan

Qualifications

• Pendidikan SMA/SMK minimal, D3/S1 diutamakan.
• Pengalaman minimal 2 tahun sebagai Admin Sales/Marketplace/Admin Online Shop.
• Pengalaman di distributor, elektronik, atau bisnis B2B menjadi nilai tambah.
• Terbiasa menggunakan Shopee Seller Centre atau Tokopedia Seller.
• Mahir Excel/Google Sheets (termasuk VLOOKUP dan filter).
• Mampu gunakan AI seperti ChatGPT/Claude untuk balas pesan, buat deskripsi produk, dan merapikan laporan.
• Melek teknologi dan cepat mempelajari sistem baru.
• Memiliki komunikasi yang baik, sopan, dan responsif.
• Teliti, cekatan, mampu mengelola data stok sambil multitugas sesuai tenggat.

Responsibilities

• Mengelola Administrasi Sales, pesanan, dan pengiriman.
• Menerima PO, memeriksa harga, diskon, TOP, DP, dan NPWP.
• Membuat quotation, surat jalan, invoice, dan e-Faktur.
• Memasukkan data transaksi ke sistem Accurate.
• Menjawab pertanyaan dealer terkait stok, harga, ETA.
• Mendistribusikan prospek dari WhatsApp ke tim sales dalam 24 jam.
• Mencatat kendala atau bug pada portal dealer dan melaporkan ke tim terkait.
• Memproses administrasi pesanan Marketplace dan stok, termasuk surat jalan ke gudang.
• Koordinasi dengan gudang untuk pengemasan dan pengiriman, input nomor resi.
• Mencatat aktivitas servis, tiket, dan service log.

Skills

Komunikasi baik

Responsif

Melek teknologi

Analitik

Manajemen waktu

Education

D3/S1 diutamakan

SMA/SMK minimal

Tools

Shopee Seller Centre

Tokopedia Seller

Microsoft Excel

Google Sheets

Sistem Accurate

Job description

DESKRIPSI PEKERJAAN

PT Atosa Kitchen Indonesia membuka kesempatan bagi kandidat yang teliti, komunikatif, dan melek teknologi untuk bergabung sebagai Admin Sales & After Sales. Posisi ini bertanggung jawab mendukung administrasi penjualan, pemrosesan pesanan, koordinasi pengiriman, serta penanganan permintaan servis dan keluhan pelanggan.

• Administrasi Sales dan Pesanan

• Menerima Purchase Order (PO) dan bukti pembayaran uang muka (DP) dari tim sales serta memeriksa kesesuaian harga, diskon, kuantitas, PPN, termin pembayaran (TOP), DP, dan NPWP.
• Membuat quotation, surat jalan, invoice, dan e-Faktur sesuai kebutuhan transaksi.
• Memasukkan data transaksi penjualan ke sistem Accurate.
• Menjawab pertanyaan dealer terkait stok, harga, dan estimasi waktu kedatangan barang (ETA).
• Mendistribusikan prospek pelanggan dari WhatsApp kepada tim sales maksimal 24 jam setelah diterima.
• Mencatat kendala atau bug pada portal dealer dan meneruskannya kepada tim terkait.

• Administrasi Pesanan Marketplace dan Stok

• Memproses daftar pesanan dari tim E-commerce Specialist dengan membuat surat jalan untuk diteruskan ke gudang.
• Berkoordinasi dengan gudang untuk proses pengemasan dan pengiriman barang.
• Memasukkan nomor resi dan data penjualan ke sistem Accurate.
• Menjawab pertanyaan stok dari tim sales pada hari yang sama dengan memeriksa sistem dan melakukan konfirmasi ke gudang jika diperlukan.
• Memastikan setiap barang masuk, keluar, dan retur dilengkapi dokumen yang sesuai sebelum dicatat dalam sistem.

• Administrasi After Sales

• Menerima keluhan dan permintaan servis dari dealer, pelanggan, atau tim sales serta membuat tiket berdasarkan formulir keluhan atau permintaan servis.
• Mengoordinasikan teknisi, jadwal, lokasi, penanggung jawab pelanggan, dan nomor kontak.
• Memastikan ketersediaan suku cadang sebelum teknisi berangkat serta berkoordinasi dengan tim Purchasing jika stok tidak tersedia.
• Menginformasikan estimasi jadwal servis kepada pelanggan dan mengirimkan jadwal kepada teknisi.
• Menerima laporan pekerjaan teknisi, termasuk foto sebelum dan sesudah servis, serta menutup tiket setelah pekerjaan selesai.
• Mencatat seluruh aktivitas servis dalam service log.

KUALIFIKASI MINIMUM

• Pendidikan minimal SMA/SMK; D3/S1 lebih diutamakan.
• Memiliki pengalaman minimal 2 tahun sebagai Admin Sales, Admin Marketplace, atau Admin Online Shop.
• Pengalaman di perusahaan distributor, elektronik, atau bisnis B2B menjadi nilai tambah.
• Terbiasa menggunakan Shopee Seller Centre atau Tokopedia Seller.
• Menguasai Microsoft Excel atau Google Sheets, termasuk VLOOKUP dan fitur filter.
• Mampu menggunakan AI seperti ChatGPT atau Claude untuk membantu membalas pesan, membuat deskripsi produk, dan merapikan laporan.
• Melek teknologi dan cepat mempelajari sistem baru.
• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik, sopan, dan responsif.
• Teliti, cekatan, terbiasa bekerja dengan angka dan data stok, serta mampu menangani beberapa tugas sekaligus sesuai tenggat waktu.
• Pengalaman menggunakan sistem Accurate menjadi nilai tambah.