Admin Project Lapangan

PT ICON TERPADU INDONESIA; Surabaya ꦱꦸꦫꦧꦪ; On-site; IDR 44,640,000 - 66,960,000; Full time

Job summary

PT ICON TERPADU INDONESIA di Surabaya mencari Admin Proyek berpengalaman untuk menangani administrasi proyek, logistik, dan keuangan lapangan. Peran ini melibatkan pencatatan dokumen, arsip, dan pelaporan harian.

Anda akan menjadi penghubung antara tim teknis di lapangan dan kantor pusat, mendukung kepatuhan K3 dan perizinan lingkungan jika diperlukan, serta menjaga kelengkapan nota dan kuitansi. Posisi ini ditempatkan di area proyek lapangan Surabaya.

Qualifications

• Mencatat dan mengarsipkan dokumen proyek secara rapi.
• Mengelola logistik, material, dan alat kerja proyek.
• Mengelola petty cash dan membuat laporan pengeluaran.
• Mencatat absensi pekerja, lembur, dan kebutuhan dasar lapangan.
• Menjadi penghubung antara tim lapangan dan kantor pusat untuk dokumen.

Responsibilities

• Membuat, menyusun, dan mengarsipkan dokumen proyek (surat, izin, laporan).
• Merekam keluar-masuknya material dan peralatan agar ketersediaan material terpenuhi.
• Mengelola dana kas kecil dan menyusun laporan penggunaan kas.
• Mendata absensi harian pekerja, lembur, dan kebutuhan dasar lapangan.
• Koordinasi dokumen antara Site Manager/Supervisor dan Head Office.

Skills

Data entry

MS Excel

MS Word

Email reporting

Digital reporting

Independence

Education

SMA/SMK

Diploma (D3)

Sarjana (S1)

Tools

Microsoft Office

MS Excel

Job description

DESKRIPSI PEKERJAAN

• Pencatatan & Administrasi Data: Membuat, menyusun, dan mengarsipkan dokumen proyek (surat-menyurat, form izin kerja, berita acara, laporan harian/mingguan/bulanan, dan progres lapangan).
• Manajemen Logistik & Material: Mencatat keluar-masuknya material, alat kerja, dan barang proyek di lapangan guna memastikan ketersediaan bahan sesuai kebutuhan tim teknis.
• Pengelolaan Keuangan Lapangan (Petty Cash): Mengelola dan mencatat dana kas kecil untuk kebutuhan operasional harian di lapangan, serta menyusun laporan pertanggungjawaban nota belanja.
• Absensi & Data Pekerja: Melakukan pendataan absensi harian seluruh pekerja proyek, lembur, dan membantu koordinasi pemenuhan kebutuhan dasar pekerja di lapangan.
• Koordinasi Tim: Menjadi jembatan komunikasi antara tim teknis di lapangan (Site Manager/Supervisor) dengan kantor pusat (Head Office) terkait kebutuhan dokumen dan administrasi proyek.
• Kontrol K3 & Administrasi Keamanan: Membantu memastikan kelengkapan administrasi terkait aspek keselamatan kerja (K3) dan perizinan lingkungan setempat jika diperlukan.

KUALIFIKASI MINIMUM

• Minimal SMA/SMK (diutamakan jurusan Administrasi Perkantoran/Akuntansi) atau Diploma (D3) / Sarjana (S1) semua jurusan.
• Memiliki pengalaman minimal 1-2 tahun sebagai Admin Project, Admin Lapangan, atau Admin Logistik (pengalaman di proyek konstruksi/bangunan akan menjadi nilai plus). Fresh graduate dipersilakan melamar jika memiliki kemampuan administrasi yang kuat.
• Menguasai Microsoft Office (khususnya MS Excel untuk pengolahan data/rumus dasar dan MS Word) serta terbiasa menggunakan email atau sistem pelaporan digital.
• Memahami dasar-dasar pencatatan keuangan/kas kecil (petty cash) dan kerapian dalam mengelola nota/kuitansi.
• Mampu bekerja secara mandiri maupun bekerja sama dengan tim teknis di lapangan.
• Bersedia ditempatkan langsung di area proyek lapangan (Surabaya) dan siap beradaptasi dengan lingkungan kerja lapangan yang dinamis.