Admin Product Support & Service - GSI

PT Astra International Tbk; Jakarta Pusat; On-site; IDR 66,960,000 - 100,440,000; Full time

Job summary

PT Astra International Tbk mencari kandidat untuk posisi koordinator administrasi service yang akan melakukan administrasi dan monitoring unit serta pekerjaan service/repair dari penerimaan hingga penyelesaian. Anda akan memastikan data unit lengkap, memantau progres, dan membuat dokumen SRO/Work Order serta mendukung proses billing/invoice.

Posisi ini menuntut kemampuan planning, scheduling, Excel, dan pemahaman ERP.

Qualifications

• Minimal D3/S1 di bidang terkait.
• Memiliki kemampuan monitoring, planning, scheduling, dan follow-up yang baik.
• Memahami dokumen seperti SRO, Work Order, Service Order, quotation, PO, service report, BAST/BA, timesheet, atau invoice.

Responsibilities

• Melakukan administrasi dan monitoring unit serta pekerjaan service/repair dari penerimaan unit hingga selesai.
• Memastikan data unit dan pekerjaan tercatat lengkap akurat, termasuk unit number, serial number, model/type, customer, lokasi unit, dan status pekerjaan.
• Memonitor dan mengupdate progress pekerjaan serta memastikan penyelesaian sesuai target completion date.
• Mengidentifikasi keterlambatan pekerjaan dan follow-up ke pihak terkait.
• Membuat/mengelola dokumen administrasi service/repair (SRO, Work Order, Service Order) dan dokumen pendukung.
• Membantu monitoring kebutuhan parts serta memastikan informasi parts tercatat dengan baik.
• Mendukung planning dan scheduling pekerjaan service sesuai kebutuhan customer dan kapasitas tim.
• Menyiapkan data/dokumen untuk proses billing/invoice dan memantau statusnya.
• Membuat/memperbarui tracker, laporan, dan dokumentasi aktivitas Product Support/Service.
• Melakukan koordinasi dan follow-up dengan tim terkait agar pekerjaan berjalan sesuai rencana.

Skills

Monitoring

Perencanaan

Penjadwalan

Follow-up

Excel

ERP

Education

D3/S1 terkait

Tools

ERP

Job description

• Melakukan administrasi dan monitoring unit serta pekerjaan service/repair dari tahap penerimaan unit hingga pekerjaan selesai.


• Memastikan data unit dan pekerjaan tercatat secara lengkap dan akurat, termasuk unit number, serial number, model/type, customer, lokasi unit, dan status pekerjaan.


• Melakukan monitoring dan update progress pekerjaan serta memastikan penyelesaian sesuai dengan target completion date.


• Mengidentifikasi pekerjaan yang mengalami keterlambatan atau tidak sesuai dengan target dan melakukan follow-up kepada pihak terkait.


• Membuat dan mengelola dokumen administrasi service/repair, termasuk SRO (Service Repair Order), Work Order, Service Order, dan dokumen pendukung lainnya.


• Membantu monitoring kebutuhan parts serta memastikan informasi parts terkait unit dan pekerjaan tercatat dengan baik.


• Mendukung proses planning dan scheduling pekerjaan service sesuai dengan kebutuhan customer dan kapasitas tim.


• Menyiapkan data dan dokumen yang diperlukan untuk proses billing/invoice serta melakukan monitoring statusnya.


• Membuat dan memperbarui tracker, laporan, serta dokumentasi terkait aktivitas Product Support/Service.


• Melakukan koordinasi dan follow-up dengan tim terkait untuk memastikan pekerjaan berjalan sesuai rencana.

Deskripsi Pekerjaan

• Melakukan administrasi dan monitoring unit serta pekerjaan service/repair dari tahap penerimaan unit hingga pekerjaan selesai.


• Memastikan data unit dan pekerjaan tercatat secara lengkap dan akurat, termasuk unit number, serial number, model/type, customer, lokasi unit, dan status pekerjaan.


• Melakukan monitoring dan update progress pekerjaan serta memastikan penyelesaian sesuai dengan target completion date.


• Mengidentifikasi pekerjaan yang mengalami keterlambatan atau tidak sesuai dengan target dan melakukan follow-up kepada pihak terkait.


• Membuat dan mengelola dokumen administrasi service/repair, termasuk SRO (Service Repair Order), Work Order, Service Order, dan dokumen pendukung lainnya.


• Membantu monitoring kebutuhan parts serta memastikan informasi parts terkait unit dan pekerjaan tercatat dengan baik.


• Mendukung proses planning dan scheduling pekerjaan service sesuai dengan kebutuhan customer dan kapasitas tim.


• Menyiapkan data dan dokumen yang diperlukan untuk proses billing/invoice serta melakukan monitoring statusnya.


• Membuat dan memperbarui tracker, laporan, serta dokumentasi terkait aktivitas Product Support/Service.


• Melakukan koordinasi dan follow-up dengan tim terkait untuk memastikan pekerjaan berjalan sesuai rencana.

Persyaratan

• Minimal D3/S1, diutamakan Administrasi, Manajemen, Teknik, Akuntansi, atau bidang terkait.


• Memiliki pengalaman di bidang administrasi service, product support, workshop, maintenance, project, atau bidang terkait.


• Memahami proses administrasi service/repair atau project menjadi nilai tambah.


• Memiliki kemampuan monitoring, planning, scheduling, dan follow-up yang baik.


• Memahami dokumen seperti SRO, Work Order, Service Order, quotation, PO, service report, BAST/BA, timesheet, atau invoice menjadi nilai tambah.


• Mampu menggunakan Microsoft Excel dengan baik.


• Familiar dengan ERP atau service management system menjadi nilai tambah.


• Memiliki kemampuan administrasi dan dokumentasi yang baik.


• Teliti, detail-oriented, terorganisir, dan mampu melakukan follow-up secara konsisten.