Assistant(e) Exécutif(ve) des Vice-Présidents

Chalon; Chalon-sur-Saône; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Congés payés dès la première année

Protection sociale complémentaire

Participation aux frais de transport

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche une personne pour coordonner l'assistance administrative des Vice-Présidents. Vous serez responsable de l'optimisation des agendas, de l'organisation des déplacements et des réunions, ainsi que de la gestion de la correspondance. Le candidat idéal devra faire preuve de diplomatie, d'autonomie, et posséder d'excellentes capacités d'organisation. Ce poste cadre implique une grande réactivité et un sens du relationnel développé. Le contrat est de 12 mois, renouvelable.

Qualifications

• Excellentes capacités d'organisation et de priorisation.
• Compétences interpersonnelles pour gérer les relations.
• Capacité à travailler dans un environnement politique exigeant.

Responsabilités

• Assistance administrative des Vice-Présidents.
• Organisation de réunions politiques et techniques.
• Coordination avec les membres du Cabinet.

Connaissances

Discrétion absolue

Sens du service public

Diplomatie

Capacité d'organisation

Autonomie

Qualités rédactionnelles

Formation

Cadre d'emplois des adjoints administratifs ou rédacteurs

Description du poste

Localisation Chalon-sur-Saône, France Domaine métier Administratif

Cette offre n’accepte plus de candidatures

Description de l'entreprise

Le Grand Chalon est ...

La 1ère Agglomération de Saône-et-Loire, le Grand Chalon compte 51 communes et 118 000 habitants.

Stratégiquement positionné en France et en Europe au cœur d’un réseau routier, fluvial et ferroviaire de premier plan (Route Centre Europe Atlantique-RCEA), accessible en TGV et LGV, le Grand Chalon offre une situation géographique privilégiée.

Mobilisé pour le développement économique du territoire, Le Grand Chalon porte un positionnement volontariste pour « l’Industrie du Futur » et fait vivre ses labels « Territoire d’Industrie » et « Sites Industriels Clés en Main ».Territoire de projets reconnu pour la qualité de vie de ses habitants, Le Grand Chalon agit avec ambition en matière d’économie, transition écologique, petite enfance et enseignement supérieur, mais aussi sports, culture et tourisme.

Sous la responsabilité des vices présidents, vous coordonnez, organisez et le suivi de l’activité politique et institutionnelle des Vice-Présidents de l’Agglomération. Il/elle contribue au bon fonctionnement de l’exécutif communautaire en assurant une gestion rigoureuse des agendas, des instances, des dossiers et de l’information, dans un environnement politique exigeant et évolutif.

-Vous êtes en charge de l’assistance administrative et organisationnelle des Vice-Présidents:

• Gérer et optimiser des agendas des Vice-Présidents (anticipation des contraintes politiques et institutionnelles)
• Organiser des déplacements, rendez-vous et événements institutionnels
• Etre en charge de l’accueil téléphonique et physique des interlocuteurs (élus, partenaires, services, institutions)
• Gérer le courrier, les courriels et des sollicitations diverses

-Vous organisez et effectuez le suivi des instances et réunions:

• Organiser des réunions politiques et techniques (commissions, réunions de travail, réunions partenariales)
• Préparer la logistique et l’administratif : convocations, ordres du jour, dossiers, supports
• Suivre des décisions, relancer les échéances en lien avec les services concernés
• Classer, archiver et mettre à jour les dossiers (papier et numérique)

-Vous êtes l’interface et le coordinateur:

• Travailler en coordination avec les autres membres du Cabinet
• Participer à l’amélioration des outils et méthodes de travail
• Respecter strictement des règles de confidentialité, de loyauté institutionnelle et de discrétion professionnelle

Lieu de travail: Hôtel d’Agglomération - 23 Avenue Georges Pompidou - 71100 CHALON SUR SAONE.

Temps de travail: Horaires adaptables en fonction des contraintes liées à l’agenda des élus

-Vous faites preuve de discrétion absolue, de loyauté et vous avez le sens aigu du Service Public

-Vous faites preuve de diplomatie et de tact

-Vous savez être réactive et adaptable

-Vous avez le sens du relationnel

-Vous êtes autonome dans le travail et vous avez le sens de l’esprit d’équipe

-Vous possédez d’excellentes capacités d’organisation, de priorisation et de gestion des urgences

-Vous faites preuve de polyvalence

-Vous possédez des qualités rédactionnelles

Autres informations

• Recrutement selon statut de la fonction publique territoriale
• Cadre d'emplois des adjoints administratifs ou rédacteurs
• Contractuel (CDD de 12 mois, renouvelable)
• Congés payés dès la première année
• Protection sociale complémentaire selon conditions définies
• Participation frais de transport en commun à hauteur 75 % (plafonné à 101,75 €)