Un Assistant administratif & ADV polyvalent (H/F)

SOFTUB FRANCE; Saint-Priest; Sur place; EUR 19 000 - 23 000; Plein temps

Résumé du poste

SOFTUB FRANCE recherche un Assistant administratif & ADV polyvalent pour assurer le suivi administratif et commercial et servir de lien entre la Direction, les clients, le service commercial et le SAV, en présentiel dans les locaux de Saint-Priest.

Vous gérerez les devis et commandes, l’enregistrement dans Sage, les livraisons et le SAV, le suivi des paiements, l’accueil téléphonique et le traitement des dossiers clients avec rigueur et autonomie.

Qualifications

• Expérience en administration des ventes ou relation clients souhaitée.

Responsabilités

• Suivi des commandes et facturation.
• Établissement et suivi des devis.
• Préparation et suivi des dossiers administratifs destinés au cabinet comptable.
• Gestion des livraisons et contact with transporteurs.
• Accueil téléphonique et orientation des demandes clients.
• Gestion administrative du SAV et coordination avec le technicien SAV.

Connaissances

Suivi des commandes

Facturation

Devis

Vérifier les conditions de réalisation

Autonomie

Réactivité

Rigueur et précision

Outils

Sage 100 Gestion Commerciale

Outlook et Microsoft 365

CRM

Outils de planification du SAV

Outils site Internet et commandes en ligne

Automation IA en place

Description du poste

Offre n° 213YRZJ Un Assistant administratif & ADV polyvalent (H/F)

Vous assurez le suivi administratif et commercial de l'entreprise et de faire le lien entre la Direction, les clients, le service commercial et le service après-vente.Le poste est exercé en présentiel à Saint-Priest. La présence dans les locaux est nécessaire notamment pour assurer l'accueil téléphonique, le traitement des dossiers, la coordination avec les différents services et la préparation ponctuelle des commandes.

ADMINISTRATION DES VENTES

• Création et suivi des devis et commandes clients.
• Enregistrement et suivi des commandes dans Sage.
• Établissement des bons de livraison et factures.
• Contrôle des dossiers avant facturation.
• Suivi des acomptes et règlements.
• Relance clients et suivi des impayés.
• Mise à jour des dossiers et informations clients.
• Suivi administratif des commandes jusqu'à leur livraison.
• Coordination avec les transporteurs lorsque nécessaire.

ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE ET RELATION CLIENTS

• l'accueil téléphonique constitue une partie importante du poste.
• Répondre aux appels entrants et identifier la nature de la demande.
• Renseigner les clients lorsque cela est possible et orienter les demandes vers le bon interlocuteur.
• Prendre et transmettre les messages et assurer le suivi des demandes nécessitant une réponse ultérieure.
• Traiter et orienter les demandes reçues par e-mail.
• Informer les clients de l'avancement de leurs commandes, livraisons ou dossiers SAV.

GESTION ADMINISTRATIVE DU SAV

• Réception et traitement administratif des demandes SAV.
• Création et suivi des dossiers d'intervention.
• Coordination avec le technicien SAV.
• Préparation et transmission des devis SAV.
• Planification des interventions.
• Suivi des règlements et facturation des interventions.
• Suivi administratif des dossiers de garantie.
• Classement des photos, documents et éléments techniques liés aux interventions.

COMMANDES INTERNET ET LOGISTIQUE

Le poste pourra nécessiter de participer à la préparation des commandes.

• Traitement administratif des commandes passées sur le site Internet.
• Édition des documents nécessaires à l'expédition.
• Préparation et emballage ponctuels des produits et accessoires.
• Contrôle de la conformité de la commande avant expédition.
• Préparation des étiquettes et documents transport.
• Remise ou mise à disposition des colis pour les transporteurs.
• Suivi de l'expédition et information du client.

GESTION ADMINISTRATIVE

• Préparation et classement des documents administratifs.
• Contrôle et classement des factures fournisseurs.
• Préparation des éléments destinés au cabinet comptable.
• Suivi des règlements clients et fournisseurs.
• Archivage numérique des documents.
• Participation au suivi des échéances administratives de l'entreprise.

OUTILS DE TRAVAIL

• Sage 100 Gestion Commerciale.
• Outlook et Microsoft 365.
• CRM et outils de suivi clients.
• Outils de planification du SAV.
• Outils liés au site Internet et aux commandes en ligne.
• Outils d'automatisation et d'intelligence artificielle progressivement mis en place dans l'entreprise.

PROFIL RECHERCHÉ

Nous recherchons avant tout une personne polyvalente, organisée, dynamique et fiable, capable de passer d'une mission administrative à une demande client ou à la préparation d'une commande tout en conservant un suivi rigoureux de ses dossiers.

Une expérience en administration des ventes, assistanat commercial, gestion administrative ou relation clients est souhaitée. La connaissance de Sage constitue un avantage.

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1868.0 Euros - Selon expérience
• Selon expérience

Déplacements Déplacements: Jamais

Profil souhaité

Expérience

• 1 An(s) - Sur le même type de poste Cette expérience est indispensable

Compétences

• Effectuer le suivi des commandes, la facturation Cette compétence est indispensable
• Etablir un devis Cette compétence est indispensable
• Vérifier les conditions de réalisation d'une commande Cette compétence est indispensable

Savoir-être professionnels

• Faire preuve d'autonomie
• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : 'Commerce de détail de quincaillerie, peintures et verres en petites surfaces (moins de 400 m²)');

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